こちらは、Notionアンバサダーの田原さん（@shogocat）が主催する「Notion Community Advent Calendar 2023」の22日目の記事です。

昨日はまるこさん(@marco_174cm)の「動画編集者へNotionのススメ」でした。テンプレート配布もされていたので是非覗いてみてください

みなさん初めまして、普段は人物写真と動画の撮影をしています。
photographerのshogo(@shogoNotion1107)です

noteをはじめて書くのでお手柔らかにお願いしますw

◉shogoについて

簡単に自己紹介させていただきます
1991年生まれの32歳
関西弁の出ない関西人として都内に住んでいます
大学卒業後、アウトソーシング系の会社に入り、8年間自動車の設計をしていました。
現在は3年前に、脱サラして趣味であった写真を仕事にしています。
今年からNotionでもマネタイズしていきたいと思い、Notionの使い方のセミナーやNotionを使った業務改善など行ってきています。

◉3年間の育ててきたページ

私はNotionを約3年ほど前から使ってます
色々と新しいツールを触るのが好きで見つけたNotion、業務管理に使えそうだなと脱サラ前から少しづつ使いはじめ、自分でビジネスを開始した時からずっと使っています。
使いながら使いやすいようにと修正を繰り返して、Notionの進化にも対応さえていきながら使い続け、育てた我が子のようなNotionページです
今年はformula2.0がリリースしたことで、Notionの使い方がガラッと変わった印象ですが、約3年分のデータが入ったDBを変更するためには思い腰が上がらず、12月まできてしまいました。

今回アドバンスカレンダーに何を書こうかなと悩んでいた私は、大改修した話をまとめたら面白いのかな？と思い、重い腰を上げることができました。

◼️どんな感じのページなのか

Notion Creators Fesで登壇させていただいた際にも、お話しさせていただいた(youtubeにアーカイブありますのでよかったらみて見てください)のですが、ご依頼から請求書発行まで全ての工程をNotion内で管理しております。
基本2名で利用しているので、2人分の情報がまとまって保存されています。

複数のDBをリレーションで繋ぎ、DB間で情報を読み込ませるために、ロールアップを使っていたり、数式で計算するために、ロールアップで一度DBに読み込ませるなどしている関係から、プロパティが多くなっていました。
そんなページを整理したお話しはここからです

ページ改修の作業工程について

1.どんなページ構成になっているのかするのかをmiroで整理
　　　　　↓
2.関係するDBを全て複製
　　　　　↓
3.複製したものでプロパティーの整理
　　　　　↓
4.出来上がったものを実際に元データに反映

1.どんなページ構成になっているのかするのかをmiroで整理

最初に現状把握のために、miroに現状を書き出し、どんなページにしたいのかを再度検討するところから始めました。
いろんなところに繋がっていて、使っていないところがたくさんありました

miroはこんな感じ(小さくて画像見えなくてごめんなさい)
一応青色が外部のツール、黄色とオレンジがDB、ピンクがInboxの仕分け先、紫がまとめページと色分けをしています。

2.関係するDBを全て複製

1で作ったようにDBの構成を作成するのですが、消えると困るので、複製したデータで作業を行うために、最初に関係性のあるDBを全て複製しました。
これが意外と時間がかかる(ただ待っているだけですがw)

3.複製したものでプロパティの整理

複製したDBの中身を一度削除して、軽量化してからプロパティの整理を行いました。

ここが一番大変な作業
改修に改修を繰り返してきているので、変な繋がりが発生したり、試しに作って、戻したのに試しに作ってものを消していなかったり、管理が乱雑になっていました。

これいらないだろうって消したら数式がエラーみたいな😭

今までプロパティが多くなってしまっていた原因は、ロールアップです。
数式でリレーション先のプロパティを読むためにはロールアップを使わないといけなかったことでした。
例えば、売上計算をする際に、別のDBに入っている数値をつかうために、ロールアップで持ってきて、数式に取り込む。これだけでプロパティが一つ増えていました。
そのほかには、請求書を作る際に、必要な顧客の情報を顧客情報DBから読み込むためにロールアップで読み込ませていました。

しかし、今年formula2.0がリリースしたことで、mapやfilterなどを使うことでロールアップなしでもDB間で情報を共有することができるようになり、かなりプロパティ数を減らせるようになりました。

これにより、主要DB 7 個の中にあるプロパティ総数 229 個が 135個(約41％
削減)になりました。
試しに作ったものとかも含みますが、formula2.0の影響がかなり大きかったです。
顧客情報を会社名・担当者名・住所など1つ1つロールアップで持ってきていましたが、今では数式1つのプロパティで全てのお情報を読み込ませています。
みなさんもNotionを使いこなすための、ワンランクアップに数式を使ってみましょう

連携用のDBは自動採番機能を使うために使っているDBです。

自動採番機能とは、被りなく通し番号を作ってくれる機能です。
プロパティにID機能があるのですが、削除してもその数字が飛び番号になってしまい、少し使い勝手が良くないなと思うこともあるので、こちらの数式を使っています。
こちらもformula2.0でプロパティが節約できました。
どんな感じなのか気になる方はこちらのページから試して使ってみてください。

4.出来上がったものを実際に元データに反映

複製したもので、修正を行うことができたら最後に元DBに適用作業を行います。
なぜこんなことをするのかというと、消えるのが怖くて、複製したデータで作業をしていましたが、作成日時が複製した日付に変わっていることに気がつき元DBで同じことをもう一度実施しました。
実はこの作業を始めた日にある機能がリリースされました
それが、プロパティに説明文がつけれるように！！
Notion社に見られていたのかな？
チーム利用しているので、こうやって見えるの本当に助かります。

最後に

今回は中身の細かい話はしていないので、今後数式がどうなっているのかとか、工夫しているところなどをせっかくnoteに今回投稿し始めたのでまとめていければと思います。

と言いながら、実は作業が終わっていないのです

今はDBの整理が終わったところで、今後はHOMEや作業別のページの作り直しを行い、作業効率の向上を図っている最中で年内に作業を終わらせて、2024年から使い始めれればと、日々作業中となります。

明日はアドベントカレンダー23日目、こちらの主催者でもあり、Notionアンバサダーでもあります。田原聖悟(@shogocat)さんです。
章悟から聖悟さんにバトンを繋ぎたいと思います