記事一覧
人力に頼らない 2016.4.30
今月は一貫して効率化の話をしてきた。
地域での取り組みにおいて極めて大切なのは、なんでも人海戦術に陥って、昔の慣習を守り、非効率に取り組むことを「美徳」とするような誤った考え方を捨てることだ。
古き好きものもあるが、それは現代において価値を生み出せるものだ。価値を低下させるような昔からある慣習などは、地域を衰退させる原因の一つである。
さらに今後重要なのは「人力」に頼らないということだ。
やめることが効率化の基本 2016.4.29.
地域での事業を続ける中で、効率化を阻害するのは「やることが無尽蔵に増加する」ことである。
リソースに限りがあるのにね関わらず、イベントなども無尽蔵に増加していく。取り組む事業も増加していく。大して採算もとれないくせにダラダラと続ける。
それで「まちのことばかりで疲れた」みたいな話になって、チームが瓦解していく。
効率化は継続性を担保する上でとても大切な要素である。その時に重要なのは、「やめる
2毛作を徹底する 2016.4.28.
効率化で重要なのはコスト構造を大きく変えずに、そのまま売上を増加させられるような企画だ。
ここで有効なのは1つのことで2回やる、つまりは『二毛作』を徹底することだ。
地域での取り組みでも二毛作の発想をどう実現するか。
タイマーを使う 2016.4.27
今はスマホも含めてネットの常時接続環境があることで、便利なこともあるが、何か一つのタスクに集中する時間を持つことが難しくもある。
様々な通知が常に舞い込んできて、一つの作業に集中しにくいこともある。何か任された作業を一気に終わらせるべき時には、時間を細かく管理するのが効果的である。
私は中学時代からよく使うのは「タイマー」の活用だ。
昔は問題集をとくのに10分とかタイマーでセットしてできるだ
定期的に合宿する 2016.4.26.
様々な連絡などを効率化し、日頃もリモートワークなどを中心に展開して生産性を上げていく。とはいえ、チームは人間で組み立てるもの。日々あまり面と向かわないと色々と問題が生じることもある。
そのため、定期的にまとまった時間をとるというのは効果的である。
判断は粘らずその場でする 2016.4.25.
毎日、様々な問題が発生するなどの大きな判断が求められることから、予定調整や依頼を受けるか受けないか、などの小さな判断まで、様々な判断が求められたりする。
この時に毎度毎度粘っていくと、とんでもない時間が必要になる。
それをどうにか回避しなくてはならない。
まず予定調整など含めてその場ですぐに判断できることは後回しにせずにすぐにその場で返信するなどして解決してしまうのがベスト。これを残務にして
メモは紙でとらない 2016.4.24.
地域での取り組みでもメモを紙でとる人が未だにいる。しかしながら、そのようなメモ書きは後々共有することもできない。
議事録については、先日以下のエントリーでまとめたが、日々のメモなども適宜皆で共有できるようにデジタルデータにしておくのが基本だ。
「議事録は担当を作らない 2016.4.7.」
メモ書きについても工夫をしよう。
連絡は直接行う 2016.4.23.
地域での取り組みを進めていく中で非効率になっていく一つの原因は、連絡に余計なヒエラルキーが形成されること。
直接トップの人に連絡するべきことをせずに、間を通したり、はたまた間を通さないと気に入らないみたいな人が出てくると極めて非効率になっていく。
このような連絡については、直接できるようにしておくことが大切。
管理しない、委任する 2016.4.22.
地域での取り組みを自分たちで立ち上げ進めていく中で、徐々にメンバーが増加していく。そうすると、今度はその管理に追われる人が出てきたりする。いちいち、内容の確認をしたり、修正を求めたり、報告をしろと言い出したり・・・そんなことに時間を使うのは全くもって非効率である。
できるだけリソースは有効活用しなくてはならない。
地域での取り組みを効果的に進める上で重要なのは、「管理方法」よりも「委任方法」を
自前主義を徹底する 2016.4.21.
地域での取り組みを進める上で、重要なのは「まずは自分でなんでもいいからやってみる」ということ。
たいてい地域において「お金がない」とかすぐにいう人は、何でも金を払って人に頼んでやってもらおうとか、必要なものはお金はらってすぐに買ってこようとする人だったりする。生み出す財に対して、使う財が大きすぎるから常にお金がないと言い出す。
さらに自分でやったことがないことを人に任せるから、ボッタクリに普通
現金は極力扱わない 2016.4.20.
地域での活動でも有料企画を開催したり、有料視察対応などを行うことは多くある。
そのような際に個人参加の場合にはクレジットカード払い、団体などの場合にも振込手続きなどを極力自動化していくことが重要になる。でないと、現金管理コストを多額に支払うことになる。
さて、様々にある支払い形態、それぞれに合わせてどのように使い分けてやっていくか。
紙はスキャンして捨てる 2016.4.19.
地域では未だに会議資料、連絡などで「紙」を多様する人がいる。
会議に出席しても束のような資料を配布していたりするが、そんなものをいちいち保管していたら棚がいくらあっても足りないし、いざという時に探しだすことができなくなる。
基本的に資料は「データ」で受け取りにするのが基本だが、それでも紙がきた時には、スキャンして捨てるに限る。
どれだけどうやって実施し、どのようなメリットがあるか。
事前打ち合わせをやらない 2016.4.18
様々な打ち合わせで全くもって非効率なのは、「事前打ち合わせ」の類である。
地域での取り組みでも常に「調整」を本分としているような人が徐々に増加すると、常に会議を求めるようになっていく。会議を多発してはならないのは言うまでもないが、必要な会議をするにしても、「事前打ち合わせ」なるものを設定して、会議を自己増幅させるのはさらにやってはいけない。
ただひたすら調整をしたところでいいものは生まれない。
確認は纏めず細切れに 2016.4.17.
地域での取り組みは常々複数のプロジェクトを抱えつつ、なおかつ本業とは別に取り組むことも少なくない。
そのため、様々な確認作業の時間を意識的に確保しないと後回しになり、プロジェクト進捗に問題が発生する。
それでは、忙しい中で効果的な確認作業を行うか。