東京都立川市の公認会計士・税理士の金森俊亮です。会計事務所を経営しています。
本日の記事では、監査法人や会計事務所に勤めたら、業務上使うことになるメール（OutlookやGmail等）について記事にしたいと思います。

メールは1日のうちかなりの時間を費やす

監査法人や会計事務所で勤務をしていると、かなりの時間、メールに費やしているのではないでしょうか。
そうすると、メールの業務を効率化することで、業務の時間を少しでも捻出することができます。

メール整理のポイントはフォルダ分け

メールを使って業務をしていると、多いのが、あのメールどこだっけ？？というものです。また、あの人と、今までどういったメールの経緯があったっけ？？ということです。
しかも、これらは探し始めたりすると、結構な時間を取られていることに気づきます。下手したら、1時間くらい、こうやって探しているという人もいるのではないでしょうか。
その場合は、クライアントごとにメールフォルダを作り、自動で振り分けられるように設定をすると良いです。
私も監査法人の業務で使うメールソフトでは、クライアントコードで自動で振り分けがされます。さらに、クライアントのドメイン（＠以降の部分）でも振り分けるようになっていて、クライアントからのメールもさらに別のフォルダに自動振り分けされるようにしています。
そうすることで、一連の流れのメールはそのフォルダに貯まっていきますので、見やすいです。また、新着メールがあったときに誰から来たかも見やすくなります。

辞書登録を活用

メールをしていると、毎回、宛名を記載したりと同じような入力をたくさんしていることに気づくと思います。そういった場合は、辞書登録をしてしまうと良いです。私自身も、クライアントコードを入れると、クライアントのフルネームが出るようにしたりしています。
また、「いつもお世話になっております」や「よろしくお願いいたします」といったような言葉も辞書登録をしておき、いつもと入れたら、最後まで出るようにするということもできます。

ショートカットも活用

Outlook、Gmailともにショートカットが用意されています。
Gmailではショートカットを有効活用できていないのですが、最近はなるべく使うようにしています。Outlookではいくつかのショートカットを使っていました。
受信メールから返信メールを作成のCtrl＋R、全員返信のCtrl＋Shift＋R、転送のCtrl＋F、メール送信のAlt＋Sはよく使っていました。

最後に

本日の記事は以上となります。
メールを効率化させるためには、メールを探している時間と、繰り返しの入力をいかに早く終わらせるかだと思っています。
自身の業務時間を振り返って、ここで時間を使っているというところがわかったら、それを対処していくと良いと思います。