東京都立川市の公認会計士・税理士の金森俊亮です。会計事務所を経営しています。
今回は業務のお話でも。
皆さんは業務上、連絡手段はメールとチャット、どちらが多いですか？
私はなるべくメールではなく、チャットにしたいと思っています。その理由について記事にしたいと思います。

コンピューターウィルスはメールから罹患することが多いから

私が2023年に受けた研修でサイバーセキュリティを題材にしたものがありました。
その中で、マルウェアをはじめとしたコンピューターウィルスの感染経路の多くはメールからと言われています。
そのため、なるべくメールでやり取りをしたくないというのが正直なところです。

探すのに時間がかかることが多いから

メールは適切にフォルダ分けをしておく等、整理が必要だと思います。
しかし、整理をしていても見たかったメールを探すことに時間をようすることがあります。特にメールソフトの検索機能があまり有能でなく、簡単にアクセスできないような気がします。
チャットも探すのに時間がかかることはありますが、スレッドを遡ればよく、メールを開いたりする手間もないのは優れていると思います。

メールを書くのに心理的ハードルがあるから

メールは書くのに手間がかかります。新規のメールを作る際には、相手のアドレスを入れたり、タイトルを考えたりというのがハードルとしてあります。
チャットであれば、この二つの手間がまずはなくなります。
また、返信する際にも、返信のために返信ボタンを押したり、ショートカットを押して、元のメールを参照しながら書く必要があります。
チャットであれば、画面のすぐ上に返信したいチャットが表示されていることが多いです。

データの共有は共有フォルダが一般的になったから

メールの機能の一つとして、データの共有があると思います。
最近は、データの共有に関するサービスも充実してきているため、共有フォルダを作成して、そこにどんどん格納していくというのが、セキュリティ面も含めて良いでしょう。
間違えて違う顧客のデータを送ってしまうというのは、よくある重大な失敗ですが、共有フォルダを使えば、そういったミスもなくなります。
また、メールでデータ共有をすると、共有した際のメールはどこだと検索することも多いですし、メールの容量も食ってしまうのですよね。

最後に

本日の記事は以上となります。
私が働きはじめた14年くらい前は、メールが全盛期でした。それから、チャットサービスやデータ共有フォルダサービスが台頭してきました。こういったサービスをうまく使っていくことで、メールでやり取りするよりもさらに効率的にコミュニケーションを取れると思います。