相談3: 効率よく時間を使うためのルールや習慣を教えてほしい

成功している経営者やビジネスパーソンのインタビューなどを読むと、「私のタイムマネジメントなどまだまだだなぁ」と思ったりするのですが、質問者さんのように、私の時間の使い方や管理方法を知りたいうという方が時々いらっしゃるので、パッと思いつくことを10個ほどまとめてみました。

1:GTDを活用する
2:先の予定は詰め込む
3:近い予定は余裕を持つ
4:隙間時間を使う
5:報連相を圧縮する
6:小さなタスクはすぐやる
7:無理に出社しない
8:12時~13時にランチしない
9:飲み会は週1回
10:睡眠は7時間半以上

1:GTDを活用する

GTD【Getting Things Done】という言葉をご存知でしょうか。生産性向上コンサルタントであるデビッド・アレンが提唱した有名なタイムマネジメントの手法なのですが、私の仕事の管理方法もベースはGTDです。GTDについて詳しくはこちらに書いていますが、

端的にいうと、タスクを以下のステップで管理していく手法です。

1. 収集:頭の中にあるタスクをすべて書き出す
2. 処理:タスクを分類しリスト化する
3. 整理:リストをツールに登録する
4. 見直し:時間、効果等を検討し、優先順位を決める
5. 実行:優先順位に従い順次片付ける

このGTDを行うためにツールを使っています。ツールは何でもよくて、以前はOutlookのToDoリストを使っていましたが、今はtodoistを使っています。

Todoistはポルトガルの企業doistが提供している世界的に人気のタスク管理ツールです。

ただし、GTDおよびtodoistは1~2週間のタスク管理には向いているのですが、それ以上の長期の計画、および1日のスケジュールに落とし込んだ詳細な時間管理には向かないので、Googleカレンダーも併用しています。

まず新しくプロジェクトが決まり、WBS【Work Business Structure】が作成されたり、イベントが決まったりして、先々にやりたいことが決まると、Googleカレンダーに日単位で登録して予定を押さえていきます。

例えば10/27時点の11月のカレンダーはこんな風になっています。

青いのが既に予定が埋まっている日です。こうして長期的な予定はザックリ埋めつつ、直近の1~2週間はタスクを細分化して管理します。ここでtodoistが登場します。

まず、直近1~2週間以内にやるべきタスクをすべてtodoistに登録します。タスクはプロジェクト毎に仕訳けて、それぞれ期限を設定します。

このtodoistには、処理時間の長さは関係なく、忘れてはいけないタスクは全部登録します。ただ、打ち合わせのように、タスクではないイベントはtodoistには登録しません。Googleカレンダーに登録していれば勝手に実行されるもので、忘れる恐れもなく、優先順位を付ける必要がないからです。

10/28時点では、Todoistはこんな風になっています。

todoistはGTDでいうところの「整理」までしかできないため、時間配分はGoogleカレンダーで管理します。例えば10/29週はこうなっています。

こんな風にしてその日の時間を決めていき、あとは粛々とタスクを処理していきます。

なお、todoistにしろ、Googleカレンダーにしろ、登録しっぱなしではなく、頻繁に更新しています。想定よりも時間がかかったり、緊急のタスクが割り込んできたりするたびに最新の状態にアップデートしていきます。

2:先の予定は詰め込む

前述の通り、私は長期と短期で時間の管理方法を変えているのですが、これはツールだけではなく、考え方も含めてです。例えば長期スケジュールは、タスクをやや詰め込み気味にしています。感覚的にですが、1か月で100のタスクをこなせるなら、120~150くらいのタスクを入れます。

なぜなら先の予定は変更の可能性が高いためです。それが前倒しになるなら断ることができますが、後ろ倒しには断るという選択肢がないため、予定が空きます。そして、1か月に100のタスクができるのに、実際は80のタスクしか入ってこなかった、という事態が起こります。

もちろん空いた20に別タスクを入れればいいのですが、私のような怠け者は、80のタスクを引き延ばして1か月でやってしまいがちです。

こんな話をすると「仕事が回らなくなったときの責任は取れるの?」と言われそうですが、こういう管理方法が原因でトラブルになった記憶はありません。なぜなら人間追いつめられると、仕事の仕方を見直したり、しなくていい仕事をカットしたり、関係者に根回しをしたりして、問題が起こらないようなんとかするからです。

つまり、ビビって保険をかけたスケジュールを組むのではなく、自分の危機回避能力を信用し、少しリスクを負ったスケジュールの組み方をした方が、結果沢山の仕事がこなせる、というのが私の理屈です。

3:近い予定は余裕を持つ

長期スケジュールは少し無理をして予定を詰め込む一方、1~2週間以内の短期スケジュールは必ずバッファを見込みます。例えば2時間で終わりそうなタスクは3時間キープしておく、みたいな感じです。

基本的に仕事には不確実性が付き物で、緊急性の高い仕事が割り込んでくる可能性も常にあります。バッファがないツメツメのスケジュールは実現可能性が低く、スケジュール通りに進まないことが常態化します。毎日決まった時間に仕事が終わらない人に多いのはコレです。

あまりにバッファを取りすぎると生産性が低い人になるので、バランスは大事ですが、長期スケジュールと違って直近の仕事のスケジュールは融通が利かなくなりやすいため、事前にある程度のバッファを見込んでおくことは、仕事も自分も守る上で、非常に重要な考え方だと思います。

4:隙間時間を上手に使う

バッファを見込んだスケジュールを組むと、想定通り仕事が終わると時間が空きます。あるいは想定外のこととして、誰かの作業の待ちで仕事が止まってしまうこともあります。これが隙間時間です。

人は実力を身に付け成果を出すほど、色々な人から色々な仕事を頼まれるようになります。そうするとまとまった時間を確保しにくくなります。つまり、成果を出す実力者になればなるほど、隙間時間の上手に使い方を求められると言えます。

私は、5分とか10分の小さな隙間時間は小さなタスクの処理に使います。一方、30分以上の大きな隙間時間は、ブログなど、締め切りがなく、自分がやりたいことをします。これを私は心の中でご褒美と呼んでいます。

私はしばしば「ブログを書くのにどのくらい時間を使っているのですか?」と質問されるのですが、これに答えるのが難しいのは、こういった細切れの隙間時間を使って書いていて、累積時間がよく分からないためです。

逆にいえば、隙間時間をうまく使えば、まとまった時間が取れなくても、それなりの量の仕事をこなすことができます。忙しい中でブログを書き進めることも可能になるわけです。

5:報連相を圧縮する

スケジュール通りの進行を妨げる一番の原因が突発的に発生するタスクですが、特に「ちょっと今いいですか?」から始まる報連相は厄介です。

報連相は非常に重要です。軽視したり無視したりすると後で痛い目を見ます。なので報連相はなくすのではなく、効率よく短い時間で行うようにすべきだと思います。

例えばいきなり話しかけるのではなく、チャットやメールで相談の意図、解決したいこと、自分の解釈、期待することなどを簡単に箇条書きで整理してから話しかけるだけでも、議論の的が絞られ、時間短縮に繋がります。

また10分以上かかりそうな報連相は、急に話しかけるのはやめ、30分や1時間といった時間を取ってミーティング化します。時間を区切るためダラダラ話す可能性は減りますし、この方が今の仕事を整理したうえで、双方で落ち着いて議論ができるようになるからです。

仕事に突発的なタスクの発生は付き物ですが、これを「仕方ない」と思って諦めるか、少しでも効率よく仕事ができるよう工夫するかで、使える時間は変わって来るでしょう。

6:すぐ終わるタスクはすぐやる

これも突発的なタスクについてですが、1分以内に終わるものはわざわざタスク化せず、その場ですぐに処理するようにしています。

例えばメールを返信するだけで済むなら、その場で返信します。「後で返信しよう…」と思って先延ばしすると、メールを探して再度読むという二度手間が発生します。これを忘れないようtodoistに登録する作業自体が馬鹿馬鹿しく、かといって登録しなければ忘れる可能性も出てきます。

このように小さすぎるタスクは後回しにすることの方がデメリットが多く、仕事を水増しするだけなので、できるだけその場で処理します。

7:無理に出社しない

私は自宅で仕事ができる環境を完備しており、会社に行く必要がない日は、家で仕事をしています。なぜなら会社の往復の時間が無駄だからです。

例えば私は自宅から会社まで徒歩20分あります。往復で40分の時間を費やします。シャワーを浴びて身だしなみを整えたり、持ち物を整理する時間も発生するので、頭がもっとも働く午前中という大事な時間の多くを、通勤のために使ってしまいます。家で仕事をする環境があるのに、わざわざ出勤することは時間の無駄使いです。そんな暇があったら、ブログを書いたり、社内整備をしたりした方が、会社のためになります。

なおベイジでは、在宅勤務は悪天候時は推奨していますが、平時は許可制にしています。これには業態や人員の編成など、会社なりの事情を考え、色々な考え方があってそうしています。ただその辺を話し出すと脱線するので、ここでは割愛します。

8:12時~13時にランチしない

12時~13時に昼食を取ると、行列に並ぶという無駄な時間が発生します。

ベイジのオフィスがある下北沢はどのお店も平日はガラガラで、あまり混んでないので問題ないのですが、大手町や赤坂などのオフィス街では、お昼の時間はとんでもない行列ができていたりします。こういうのに並ぶのは時間の無駄なので、できるだけ避けています。

例えば打ち合わせも、12時に終わったり、13時に始まるような時間設定は避けるようにしています。

同様に、GW、お盆、年末年始に旅行に行ったりもしないです。自分の意思だけで決められないこともありますが、混雑してる時に混雑してる場所に行かない、というのは公私で割と気を付けていることです。

9:飲み会は週1回

私は社長としては飲み会がかなり少ない方だと思います。お誘いはたくさんあるのですが、週1回以内になるよう調整しています。

私は飲み会をインプットの場と捉えています。さらにいえば、時間の使い方として、インプット3割、アウトプット7割位がいいと思っています。

インプットがなければよいアウトプットも生まれないので、インプットは大事です。でもアウトプットこそが自分のスキルや影響力に直結する行為なので、そこに時間を多めに割り当てたいと考えています。

その考え方の1つが、飲み会数の制限です。飲み会に行く時間があるならブログを書いていたいのです。でもあまりにも人に会わないのも問題があるので、バランスをとって週1回くらいにしています。

10:睡眠は7時間半以上

睡眠は私は最低でも7時間、できれば8時間寝たい人間なので、夜は12時には寝ます。朝は遅くてもいい日なら7時半、そうでなければ7時に起きます。会社に出勤せず家で仕事するときは、7時半ごろから仕事しています。

また日曜日は11時台には寝て、一週間に備えますし、週の前半はできるだけ睡眠を8時間近く取るようにしています。

ここまで睡眠に拘るのは、仕事の能率を決める重要事項だからです。また睡眠不足だと、特に午後の能率が落ちますし、場合によっては眠気と戦うこともあります。そうすると本当に無駄な時間を過ごしてしまうので、睡眠時間はできるだけキープするようにしています。

まとめ

というわけで、私の時間管理術はそんなに変わったものはありませんが、こういうことを積み重ねて、自分なりの時間の使い方を習慣化しています。真似できるものは是非真似してみてください。

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Tsutomu Sogitani

クリエイターお悩み相談マガジン

Peingの質問箱に来る質問のうち、Twitterでは書ききれない回答、深堀して答えたいたい回答を、noteにまとめることにしました。デザイナーを始めとするクリエイターのキャリア相談、仕事に関する悩み相談が中心です。 ご質問はこちらから。お気軽にどうぞ。 https:/...
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