Web上での契約書のサインは正義。導入すべき!
先に言っておきますが、私はAdobeや弁護士.comの回し者ではありませんw
Web上でのサインのメリット
実際に自社でweb上でのサインサービスを導入して、いろいろメリットを感じたので、その内容をまとめたいと思います。
結論としては、ハンコを押すタイプの契約書の締結しか生理的に受け付けられないという人以外は、
絶対にweb上でのサインサービスを導入した方がいいと思います。
主なメリットは、以下の2つです。
1.処理時間が圧倒的に早い
2.コスト削減
文字に落とすとメリット感がチープに見えますが、この改善はホントに劇的なものです。
まず処理時間についてですが、今まで5~6時間かかっていたものが、わずか10分に短縮されます。
これまでは、2社間で契約を締結する場合、一方の会社が製本押印し、もう一方の会社に送付し、それを押印して返送するという手続きが一般的な流れです。
これをwebで行うことによって、送付の手間がなくなり、圧倒的に締結事務手続きが早くなりました。
海外企業と契約書を締結する場合はなおさら早いです。
当社では、今までは、契約書にサインしてもらって、それをPDFで送ってもらって、原本は後日送ってもらうという対応をしていましたが、このような送付に係る手続きを一気に削減できます。
また、最近はノマドワーカーの方も多いため、住所に記載された場所に常にいるというわけではないという方が増えてきています。
そのようなワークスタイルにも非常にマッチしています。
Web上でのサインなら印紙税もかからない
2.費用については、上記のとおり、送付する手続きがなくなりますので、配送料が削減できます。
また、もう1つが私も驚きだったのですが、請負契約等に係る印紙税が不要となります。
課税文書は、通常印紙を貼って、双方印鑑を押す手続きが必要でしたが、web上でのサインではこれが不要となります。
これは国会答弁でも言われていますし、私も顧問税理士経由で担当の税務署に問い合わせましたが、不要との回答を得ています。
結論
このようにweb上でのサインはメリットずくしで、正直デメリットがありません。
これまでは契約書の管理が不十分で、行方不明になって探すのに何時間もかかってしまったという経験もあるのですが、web上で管理すればなくす心配もありません。
迷われている方は、まずは無料利用からでも試してみてください。
docusignやクラウドサイン等々、いろいろなサービスがありますが、皆さんが必要なアカウント数等によって、最適なサービスは異なってきますので、この記事ではあえてこのサービスがいいとは言いませんが、正直どのサービスであっても大きなメリットを感じるはずです。
ちなみに私はdocusignを使っています。
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