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人に説明するのが苦手という人がいる。

どのような特徴が見られるかと言うと、

前提の共有をせずに思いつくままにダラダラと説明を始めてしまうため、

どこを目指して説明が走っているか、あるいは全体のどこを話しているかわからず、

全然わからないと言われてしまう。

自然とうまく説明できる人は問題ないが、

そうではない場合は、フレームワークを使って説明する癖をつけると良いと思っている。

難しいフレームワークを使おうとしても限界があるため、

シンプルなフレームワークとして、5W1Hを用いて説明するとわかりやすい。

5W1H(「What：何を」「Who：誰に」「Where：どこで」「When：いつ」「Why：なぜ」「How：どうやって」)を常にカバーすることが重要である。

上司に「この仕事が終わってなくてどうすればよいかわからず…この人に聞いてみたけど…」とダラダラとした話し方をすると、苛つかせてしまう。

例えば、「本部長向けの報告書についてご相談があります。」という一文から始めると、WhatとWhoが明確になった。

その後、「締切りは一週間後です。」とするとWhenがカバーされる。

Whyとして、「一週間後が締切りなので、明日までにドラフトを作成とのことでしたが、どうしてもある一箇所のデータが集まりません。」を説明し、

Howは「やり方としては、(1)外部のベンダーに頼む(2)自社内でやる、の2つがあると思います。(2)の自社内でやることを試してみたが、誰もうまくできそうな人がいないので、外部ベンダーに頼んでよも良いでしょうか。」

といった具合で説明すると、Where以外の5W1Hがカバーされた。

以上の報告であれば、上司が何を決断すればよいのか、この場合であれば外部ベンダーへの発注可否を判断すれば良いことがわかりやすく伝わる。

人から説明がわかりにくいと言われる人の場合は、是非5W1Hを使って説明をしてみてほしい。

*音声は下記から無料で聞けます。より深く理解したい方はぜひ！

▼「わかりやすい説明」をするためのコツhttp://m.himalaya.fm/album/193460/sound/6054535/2/jp

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音声アプリ【Himalaya】の使い方
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