ふせんメモで能率的に仕事をこなす方法

最近は、少数精鋭体制の企業が多く、一人で多くの仕事や業務をこなさないといけない事例が多い人もいると思います。
普段からある程度余裕を持って仕事に取り組んでいる人は別として、突然仕事が集中的に舞い込んでくると、ちょっとしたことを忘れがちになってしまうものです。

ここでプライドが高い人は、「全部頭で覚えてるから大丈夫」等と、根拠のない自信を披露するが、そういう人に限って、重要な案件をコロっと忘れたりするものです。

念には念を。転ばぬ先の杖。

つまりのところ、用心するに越したことはないというこですね。
そこで、私自身が経験則から感じている、最も手っ取り早い方法の一つとして大いに活用しているのが「ふせん(ポスト・イット)」です。

ここでは、誰でも簡単に実践できるふせんメモ活用術(自己流)をご紹介します。

どんな些細なことでも必ずメモをとる

前述したとおり、例えば社内等で誰かとすれ違いざまにチラっと言われたことなど、デスクに戻った瞬間忘れてしまったりするものです。

必ず、ふせんを手の届く場所に置き、すぐに書き込めるよう徹底しましょう。
これを徹底するのとしないのとでは、業務の効率性が格段に変わります
そして、終了した案件は即時破棄することで、なるべく頭の中に留めないようにします。
こうすることで、次の仕事への切り替えがスムーズに行えるので、常にクリアな状態で仕事に臨むことができます。

逆に中・長期の案件には「ふせん」は不向き

かと言って何でもかんでも「ふせん」にメモをし、デスク上にペタペタ貼っていくと逆効果となってしまいます。
デスク上が「ふせん」だらけになってしまうと、本当に重要な短期の案件が埋もれてしまうからです。

中・長期の継続的な案件や、1ヶ月以上先の案件、またウェイトが高い案件等は「ふせん」管理は行わずに、別途スケジュール等で管理するほうが好ましいと思います。
さらに、クライアント別や、社内業務別など、案件に応じて付箋の色を使い分けるのも一つの手です。

メモするときは「簡潔に」「分かりやすく」

私は「ふせん」にメモをするとき、以下の3項目だけメモするようにしています。

・メモした日時
・誰(どこ)の案件か」
・いつまでに何を行うか

あくまで、短期案件のメモという位置づけなので、細かい内容等を書く必要がない場合は、極力省くほうがよいです。
これは、デスク上の「ふせん」を眺めた際に、字数が多い案件を流し見してしまうための防護策となります。

また、デスク上に残す「ふせん」は10枚程度に留めるというルールを設けています。
こうすることで、情報が埋もれるのを防ぐ効果に加え、「10枚に留める」というルールを意識するため、破棄できるような案件は残っていないかなどの、情報の再確認を行うことにも役だっています。

ふせん活用術のまとめ

・小さな案件ほど、頭に残りにくいので、こまめにメモをする
・短期間の案件のみをメモする
・メモする内容は「いつ」「どこで」「何をする」を簡潔に
・貼るふせんは10枚程度に留める

日々、多くの業務に追われ、細々した案件をなかなか処理できない人にはオススメです。

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Taka Inokuchi / 維口貴文

職業 監督|デザインメインで、クリエイター活動してます。福岡を中心にデザイナーやフリーランスのお手伝いしてます。影響力を持つためにツイ活中。スタートアップ/福岡/DEINO/デザイン/ゲーム/仮面ライダー

クリエイターのホンネ

デザイナーにまつわること、福岡のこと、フリーランス事情、ちょぴっとITのことなど、日々思ったことをド直球に書き記した個人のブログです。
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