こんにちは。takatakaxです。

前々々回のポストで、広報になって初めにしたことリストを投稿しました。

【広報になって初めにしたことリスト】

１、社内の連絡網を整理（メーリングリストやfacebookグループ等）

２、社内の固定データを整理（ロゴデータなど中々変わらないデータ等）

３、社内の名刺データを整理（仕入先・顧客・顧問・社長と親しい等）

前々回は、「社内の連絡網を整理」をテーマに綴りました。

前回は、「社内の固定データを整理」をテーマに綴りました。

今回は、「社内の名刺データを整理」について説明します。

【やること】

１、社内に存在している名刺の運用ルールを調査。

→代表や営業マンが持ち帰ってきた多数の名刺を社内でどのように運用しているのかを徹底的に調査しましょう。多くのケースでは、名刺は放置され、各個人に依存しています。運用ルールが無い場合は、積極的に運用ルールを作り、会社として名刺を管理できる体制を作りましょう。（運用ルールについては、別途綴ります。）

２、社内の名刺データをグルーピングする。

→お客様・社長と親しい人・仕入先・営業中など、業務に沿った名刺グループを作成してください。そして、名刺グループ毎に一斉メールが送れる体制を整えましょう。（ここが肝心！）

３、社内に名刺の運用ルールを共有する。

→社内に名刺の運用ルールを共有しましょう。新しい名刺を手にした際にどのように会社として管理するのか、徹底的に共有し、常に最新版の名刺リストを持つようにしましょう。

４、年賀状やＤＭなどを送付する際の印刷会社を決めておく。

→名刺リストを活用して、年賀状やＤＭ、メーリングリストなどを送付する際に必要な印刷会社などを決めて、実際に事前テストを終えて置きましょう。この前準備がいざという時の安心感に繋がります。

以上、４ステップにトライすることが、広報としての第一歩かと思います！