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ITエンジニアイベントを主催してみた考察?感想?雑感?

2019/9/13(金)に、ITエンジニアイベント「第一回RubyでLTしちゃわナイト」を主催しました。
その記録を今後同様なイベントを主催される方の参考になればと思い公開します。

RubyでLTしちゃわナイトとは?

プログラミング言語rubyのエンジニアが集まってライトニングトーク(LT)大会を行うイベントです。
最大でも参加人数30人を予定していた規模です。

なぜイベントを主催しようと思ったのか?

いくつか理由がありますので、以下に列挙します。

その1: ITエンジニアとしてフリーランスになって早4年、停滞感が芽生えた
エージェント経由なら案件獲得に特に困ることもない状況になっていました。また、案件をこなすうちにフリーランスで十分に食べていける自信が芽生えて、努力する意欲を失いかけていました。

その2:ただ単に働いているだけになって、フリーランスになったころのように新しいチャレンジをすることがなくなっていた

その3:今後はリファラル採用が増えるだろうと考え、人脈形成をする方法を模索していた
LINEの例をあげるまでもなく、リファラル採用を強化しているIT企業が増えており、実際に自分の周りでもリファラルで採用され活躍している人がちらほらといます。

その4: 若い人が前向きに枠をはめずに自分の夢、やりたいことに向かって頑張っている姿を目の当たりにして、自分もまだまだチャレンジしなればいけないという気持ちが芽生えた
フリーランになって、いろんな方と出会いました。
- 1年ほど一緒に働いた駆け出しのUXデザイナーさん
- 脱サラをして自分の夢に向けて邁進しているシンガーソングライターさん
- 引きこもりから脱却して立派なプログラマーになり、自分で事業を起こそうとしている模索しているエンジニアさん
などなど。
自分と比べるとだいぶ若い方々ですが、自分が同い年くらいだった頃と比べてしっかりと自分を持っていて、素敵だなと思いました。
そんな方々を見て、もっと自分も行動を起こさなければいけないと思いました。

どういうイベントにするか?

これは、迷わずLT大会をやりたいと思いました。単純にLTをするのも聞くのも好きというのが一番の理由です。

ITエンジニアイベントにもパターンがあります。
LT大会、もくもく会、ハッカソン、アイディアソン、勉強会など。
それぞれ面白みがありますが、アクティブであること、運営に手間がかからないという観点でもLT大会が最適でした。

LTの枠組みの選定をどうするか?

フリーランスになって、Ruby on Railsの案件にしか携わっていませんので、それに関することにしたいと考えました。
結局、LTネタはプログラミング言語のRubyというだけのゆるい制限にしました。これは、ひとえに、多くの人に集まってもらうためです。

本来は、もっと狭い範囲に特定したほうがよいと考えています。イベントを見た人も自分に関心があるものかどうかを即決できますし、参加してみたら自分の思惑と違うってことも少ないはずです。
ということで、完全に主催者視点であり、参加者視点とは程遠い。普段から、UX大事と言っていながらこの有様…。
なんてこったい。

イベント開催日の選定

LT大会を主催しようと決めたのが7月の初旬です。
ちょうど、そのタイミングで新しい案件に着手していました。ということで、スタートダッシュで依頼主の信頼を得るために一番成果を出さなければいけない時期でした。
また、準備にかかる時間も不明でした。
ただし、思いっ立ったからにはすぐに実行したいという思いもありました。
ということで、2ヶ月後に実行しようと決意しました。
同じ時期に、9/13がプログラマーの日であることを知ったので、もうこの日しかない!と思い決断しました。
でも、今考えると、13日の金曜日だし、3連休の前日だしと、イベントを開催するにはあまり良くないタイミングでした。
(さらに、開催週の週初めに大型台風の被害で出勤できずに工程遅延しがちの人が多かったはずですし、前日に銀座Railsというrubyエンジニアには有名なイベントも開催されるという…)

会場の確保はどうする?

イベントをするにはそれなりの広さ、それなりの設備がある場所を確保しなければなりません。
できれば安く上げたいという思いもあります。
幸い、こんなリストを作ってくれた方がいて、無償で提供している場所も多いことがわかりました。

IT系勉強会において無償で会場を貸してくれる企業と面白会場一覧

ただ、初めての開催、運営者は自分ひとり。ということで、あわよくば手伝ってもらえそうな場所を選択しました。
ということで、直近で業務委託で契約していた会社に連絡したら快諾してくれた。ありがとう、ClipLine!!

いままでイベントホールを貸した実績はないそうです。
契約終了したとはいえ、関係性が悪化したわけではないと勝手に思っています。
こういうところでも、人間関係の重要性を思い知りました。(ということで、イベントを開催意しようと思っている方々はClipLineに会場の相談しても、迷惑かかるだけだと思いますので、↑↑のリストを参考にしてくださいね。)

収支はどうする?

計画したときのざっくりとした収支計算はこちらです。

RubyLT20190718打ち合わせ

そう、赤字です
でも、これくらいの赤字でいろんなことが体験できるのであれば、自己投資として問題ありません。
本1,2冊と同じ出費ですから、自分の実体験として得られることのほうが多いと考えています。

結局、お金関係はClipLine様が担当してくださることになったので、個人的には±0でした。
でも、実際にはもっと赤字だったはずです。

集客方法の選択

イベントの集客方法には専用のサイトがあります。
今回は、connpassを選択しました。
最近勢いがあるTECH PLAYも選択肢の1つでした。でも、connpassで公開してくれればTECH PLAYでも検索対象にしてくれるので、conpassで公開するほうが効率が良いと考えました。

- connpass
- TECH PLAY
- Door Keeper:2回目以降は有料なので選外
- Peatix:ITエンジニアイベントとしてはさほど利用されていないイメージがないので選外
- Facebookのイベントページ:こちらもITエンジニアイベントにはさほど利用されていないイメージなので選外

一応、Facebookのイベントページも作り、connpassへのリンクを貼りました。

イベント公開時期

集客に不安があったので、会場が確定した時点で公開しました。
記録を見ると、7/20に公開しています。
実に二ヶ月前…。
今考えると早すぎる。だいぶ焦っていた証拠ですね。

集客はどうする?

connpassにイベントページを作ったからといって、安心はできません。
以下の方法で告知しました。
一番効果があったのは、今回はruby-jpでの告知です。やはり、あたりまえですがイベント内容と利用者のドメインが同じというのはすごく大事ということを思い知りました。

- twitterでつぶやく
- twitterの表示名にイベント告知文を掲載
- Facebookで自分のタイムラインに投稿する
- イベントに参加して、懇親会でそれとなくアピール&ツイッターのフォロワー確保
- イベントで自らLT登壇して、最後のスライドで告知
- slackのrubyコミュニティー ruby-jpで告知
- 知人たちにDM(Twitter, Facebook, LINE)

ツイート1

ツイート2

ツイート3

結果

- 出席者21名(スピーカー6名、リスナー15名)
- 37名がエントリー
- キャンセル13名
無断欠席3名

connpas上での欠席率は13/37= 43%でした。
connpassイベントのキャンセル傾向を調べてみる」の平均値27.5%と比較するとだいぶ高いですね。

グラフ

結局、エントリーはほぼ最後の2週間に集中しました。

驚いたこと
 - イベント当日6名もキャンセルされた
 当日キャンセルはある程度予想していましたが、6名にも及ぶとは予想外でした。
 この週は台風による大規模な電車の運休や停電被害があって、週の初めに仕事ができなかった人が多いのも影響した可能性はあります。
- イベント当日4名もエントリーしてくれた

イベント内容

オープニング
つかみは大事です。アイスブレークも重要です。
エンジニアの日ということもあり、エンジニアさんの曲「納期前」をかけました。
もっとざわつくと思っていたのですが、皆さん割と冷静で、かなり焦りました
懇親会で聞いたら、心の中はざわついていらしいです。

動揺しつつ、とりあえず事務連絡です。
- トイレの場所
 Lord of the Ringをもじって、Road of the toiletとスライドに書いたのですが、多分誰も気がついていない…。ここで更に動揺…
- ライトニングトークのルール説明
  制限時間は自己申告制(5~10分)、制限時間で強制終了、終了時に拍手!

- 会社紹介
 会場を提供してくれた、ClipLine株式会社の高橋社長に会社説明をしていただきました。興味を持ってくれた参加者がいると嬉しいな。
タイムキーパーがLTと勘違いしてチャイムを鳴らしてしまうハプニング発生。ここで、会場がわきました。思わぬところでアイスブレイク成功!災い転じて福となす。

LT大会
RubyでDTM(DeskTop Music)してみたり、Linuxのタッチパッドを制御してみたりと、想像の範囲を超えてバラエティーに富んだ内容で、結構盛り上がりました。

主催者目線と思っていましたが、結果論として、rubyという幅をもたせたことが成功につながりました。

発表順番は、rubyの神託にしたがうということで、Array#shuffleにその場で委ねました。これは別のイベントでやっていたのをみて、面白いので流用させていただきました。

私を含めて半分くらいの方が時間オーバーで強制終了。でも、それによって、会場が和みますし、懇親会で質問するきっかけにもなります。
(終了の合図は、受付用のチャイム!こんなものまで売っているダイソーすごいですね)

発表内容については、参加者がブログを書いてくれているので、そちらをご参照ください(手抜き)。
「第一回 Ruby で LT しちゃわナイト」に参加&LT した

私はいくつかネタを意していたのですが、Ruby初心者の方が多そうだったので、Rubyの情報収集について、即興で話しました。

懇親会
他のイベントと同様にピザパーティーしながら歓談。
正直なところ、個人的にはこちらがメインです。LTは懇親会するための理由づけの要素のほうが高いと思っています。
もちろん楽しい発表がないと懇親会ももりあがりませんので、LTの質も重要であることは間違いありません。

主催者としては壁の花を作らないように、話の輪に入れないでいる人に声をかけてまわりました。少しでも楽しんでもらいたいし、せっかく来たのだから、人脈を広げてほしいです。

結果

参加者の方々からは「次回はいつ?」「次も参加します」などポジティブな反応が多かった。
アンケート結果も概ね良好でした。詳細については次回に向けて秘密(^^;)なので、ここでは公開しません。

反省点

- アンケートのQRコード、ハッシュタグ、ゲストWiFiのパスワードなどは印刷して各テーブルに設置するべきでした。
- 使用した資料をconnpassのイベントページにアップしていただく告知を忘れました。
- イベントの公開が早すぎました。ななかな参加者が増えずに、かるく心が病みました。多分、適切なタイミングは2,3週間前、早くても1ヶ月前です。
- その他、集客方法について、いろいろ思うこともあります。しかし、これも今の所は秘密です。次回開催のときに試してみて、効果を考察、公表したいと思っています。

謝辞

今回のイベントに携わって頂いた方全てに感謝し、御礼申し上げます。
- 参加してくださった方々全員
- 運営に協力していただいた友人たち
- イベント開催をやる勇気をあたえてくれた数々の方々
- 会場提供していただき、運営に協力してくれたClipLineの方々
- オープニングでの曲の使用を快諾してくれたシンガーソングライターのmissatoさん


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