仕事でも普段の生活でも「効率化」とはよく言いますが、そもそも効率化というのは何を目指してやることなのか考えたことがありますか？

効率化の目的で真っ先に思いつくのは「時間の節約」。それから「お金の節約」。そして「労力の節約」。これら3つが主な目的だと思います。

じゃあこれらの目的を達成するために最も意識すべきポイントは何でしょうか？

私は、意識しなくても自動でできる状態を作り出すことだと考えています。

「意識しなければできない」ことは多大なコストである

よく小学生の頃なんかは親や学校の先生から「こら！使ったものはここにちゃんと片付けなさい！」なんて言われた記憶があります。

でも今の私から言わせれば「いちいち片付けないといけない」もしくは「片付けを意識しなければいけない」こと自体がナンセンスだと思います。

そもそも使ったものを片付けないのは、収納するのに手間がかかるから面倒なのが原因じゃないでしょうか？それなら使う場所と収納する場所をできるだけ同じにして、収納も「つるすだけ」のようにできるだけ少ないアクションでできるようにすべきです。

もしくは、片付けることをいちいち意識しなくても忘れないように、目につく場所、必ず見る場所に張り紙をしておくなどの対策をすべき。

叱るのはそこまでやってから、ですよね。

こういう小さなことを含めて「できない」「ミスする」が発生する場合というのは、大抵悪いのはそうした本人ではなく、その状況が発生するような仕組みの方だと思います。

「意識しなければできない」という状態であることは、それだけミスが発生する可能性も高まる、大きなコストだと認識すべきです。

「意識しなくても自動でできる」状態を作りだす3ステップ

私が考える「意識しなくても自動でできる」状態を作り出す原則は次の3ステップです。

①まずはテクノロジーに頼る
②テクノロジーがなければ仕組みを作る
③仕組みでカバーできなければ自分でやるか他人に任せる

「なるべく自分がやらない」ということです。それぞれもう少し見ていきましょう。

①まずはテクノロジーに頼る

まずは既に存在するテクノロジーは最大限に活用しましょう。話はそこからです。これを読んでいる方は最新のテクノロジー等には詳しい方が多いかもしれませんが、例えば仕事でいえば

・メモはメモ帳ではなくOneNoteを使う

・マクロを使って提携業務を自動化する

・定型文や辞書登録を活用する

・音声入力を活用する

など。プライベートでいえば

・手を拭くタオルはペーパータオルにする

・1人の食事は割り箸を使う

・コーヒーはボタン一つでできるコーヒーマシンを使って作る

など。

とにかくテクノロジーがやってくれる部分はどんどん最新のテクノロジーに任せましょう。そして最新のテクノロジーにアンテナを張ってどんどん乗っかっていきましょう。

②テクノロジーがなければ仕組みを作る

もし今ある問題を解決できるようなテクノロジーがまだ存在していなかったら、次に出てくるのが「仕組みを作ってカバーする」という考え方です。

例えば作成したファイルがどこに行ったかわからなくなる、探すのに時間がかかるという人はフォルダ分けやファイル名のルールを定めておく。

PowerPoint資料の作成に毎回時間がかかってるなら、必要に応じて周りに相談してフォーマット自体を変えてしまい、報告をExcelでやってしまう、など。

そういった「意識しなくてもできる」ような仕組みを作ってしまうことでカバーができます。

③仕組みでカバーできなければ自分でやるか他人に任せる

もし仕組みでもカバーできないことが発生したら、その時初めて自分でやるという選択肢が出てきます。上の2点で解決できでないかまずは考えて、それでもダメな場合のみ自分でやるようにしましょう。

ちなみに他の人に任せるというやり方も大いにアリです。が、使いすぎると周りの人から「あいつは自分で何もやらない」というレッテルを貼られて業務上デメリットが生じる可能性もあるのでほどほどにしたいところ……。

なので「自分でやる」と「他人に任せる」は同列にしました。

最優先でやるべきは「意識しなくても自動でできる」状態を作るための勉強

上に書いた「マクロを使って効率化する」のように自動でできる状態を作り出すためには、それなりの知識が必要になることもあります。

マクロや関数の使い方、ショートカット一覧、はたまたプライベートでは家事の時短法など、こういった知識を身に着けるのは最初こそ時間的なコストがかかってしまいます。

ですがそれが後々もたらす効率化の効果は計り知れませんので、勉強しておくことをおすすめします。

学ぶと決めたら早いうちに学んでおきましょう。