AI補助金申請書作成サービス「補助金エージェントα版」リリース！
補助金申請支援をしている、もしくは支援をしていきたいと考えている士業など支援業者の方向けのnoteです。
私は行政書士として資金調達の支援を専門としており、認定支援機関としてスタートアップや中小企業の方々に向けて「ものづくり補助金」や「事業再構築補助金」の申請支援をメインに行っています。
補助金申請って大変！
いきなりグチのようなタイトルからスタートしてしまいましたが、グチではありませんので安心して読み進めてください笑。
実は弊社では、当初補助金申請サポートを本格的に開始することに消極的でした。
私も個人的には細々と約10年前の開業当初から補助金の申請サポートを行ってきていますが、毎回変わる募集要項を読み込み、申請書作成においてはA4サイズを15ページほどを作成するために、ヒアリング力・文章構成力・編集力・集中力と、全自分を総動員して作業に当たる必要があるうえに（いや当たり前なのですが）、それだけ頑張っても申請が不採択だった場合は、努力が水の泡となるという‥。
これを何度か経験して、消耗し、心が折れそうになったからです笑。
いや実際に折れていました笑。
しかし、数年の時を経て、一念発起。
「補助金サポートは仕組みづくりにこそ勝機がある」と考えるに至ります。
以下の仕組みづくりを手探りで進めていくことによって、これまで月に2-3件が限度であった対応件数が多いときには20件まで同時並行で申請を進められるようになりました。
補助金支援を業務として確立したい、補助金案件のキャパが少なく悩んでいる、という支援者の方のヒントになればという思いでこのnoteを書いてみます。
社内体制公開！
現在弊社では下記のようなチーム体制で支援を行っています。
おそらく支援を行っている方々の行き着いている先はこのような体制なのではと思ったりもしております。
応募申請時と採択後の実績報告時では体制を変更しています。
そして忘れてはいけないのはチームやクライアントとのコミュニケーションの効率化。弊社ではnotionを活用しクライアントごとに専用ページを作成しクライアント自身がいまどのプロセスにいるのか、何をやるべきかのか、を明確にしています。これによってコミュニケーションコストは大幅に削減できます。Notionのサンプルも貼っておきますね。
業務フロー公開！
大きく補助金を応募申請と実績報告フェーズの2つに分けチーム構成を行っています。
応募申請
応募申請においてのプロセスは下記の通りです。
商談後に受注をもらった後の流れです。
PMがクライアントに対して2時間のヒアリングを実施
PMが聞き取りした内容を元にライティング担当者へ引き継ぎしライティング開始
ライティングの下書き（申請書クオリティの80％で）実施。
PMが内容や方向性をチェックしつつ、クライアントとの合意形成。（毎週1回）
ライティングの仕上げ
納品
申請書を作成するライティングと、クライアントとのコミュニケーションを行い申請までのプロセスを管理するPMはその業務特性が異なるため、専門性を持たせてノイズが入らないよう専門特化させています。これによって、案件の質と量が担保できていると考えています。
実績報告
採択後の交付申請から実績報告までをフェーズで切り離し、ここからはPMは離脱し代わりにバックオフィスの担当者をアサインしています。（上図）
これも業務特性上、PMは応募申請に特化、バックオフィスは証憑類など書類整理に特化してもらうためです。
こちらもNotionをフル活用し、補助金のプロセスを可視化しながら進めています。
Notionで交付申請や実績報告の作業内容をお伝え。フォルダはクライアント毎のGoogleDriveで管理。
週1ペースで社内で定例MTGを行い、Notionでの進捗状況を管理。クライアントにはリマインドを実施。
上記ルーティンを回して補助金入金までサポートを行っています。
やはりキモは応募申請！
補助金は申請が通らなければ交付申請も実績報告もへったくれもありません。やはり応募申請こそが、ザ・補助金サポートであり、支援者の介在価値であり、腕の見せ所と言えるのではないでしょうか。
弊社でもいかに申請書のクオリティをあげるか、効率化するかの2点に取り組んできました。
質を取れば数が落ち、数を取れば質が落ちるのはプロとして支援を行う以上、避けねばならずクオリティコントロールがキモだと考えています。
改めて、応募申請のプロセスにかける工数を時間で示してみます。
ヒアリング 2時間
ライティング下書き 5時間
ライティング仕上げ 15時間
その上で、やはり課題になるのは合計20時間かかるライティングの効率化と質です。
また、ライティングのマネジメントには以下の課題がつきまといます。
ライティングスキルのばらつき
メンバーの入れ替わりによる教育コスト
ライティングが入れ替わるたび、「教育コストをかけず、ライティングのスキルが高く、補助金の型に沿った編集ができ、作業時間を大幅に短縮してくれる」人が定着してくれたらいいなぁ、と理想を持ち始めたことが開発のきっかけとなりました。
「ライティングスキル・型・作業時間」これらを解決してくれるのはまさにA.Iではないか。
そこから開発に着手し、半年をかけて一定のクオリティで申請書の作成ができるところまでプロダクトを閑静させることに成功しました。
さらに、ボタンを押してのアウトプットまで作業時間を含めると10分程度！
これまで第一稿をまとめ上げるまでに要していた時間の5時間ほどがたった
10分の作業に短縮することができたのです！
補助金エージェントのリリース！
社内検証を経て実践的に使える状態へとブラッシュアップしたところで、補助金申請書作成ツール「補助金エージェント」のα版をリリースします！
このプロダクトを通じて実行ボタン一つで「補助金申請書の作成」が実現できるようになりました！
3つの特徴
私がこのプロダクトでとても良いと思っているポイントを3つ上げます。
補助金の要項に沿ったカテゴリで文章を生成してくれる
ヒアリングした音声データからだけでなく、既存のプレゼン資料・WEBページ・・過去申請した補助金の申請書からの情報もまとめてくれる
調査に時間のかかる市場調査、他社比較からの競合優位性もまとめてくれる
申請書下書き
音声データやPDFデータなどを元に申請書の各種項目に合わせてSpreadsheetに出力されます。
拡大して見て頂ければ文章が見られると思います。
文章の編集力はさすがのAIという感じです。
元となるデータを下記の3つまで同時選択が可能です。
PMがクライアントからヒアリングした音声データ
事業概要が書かれたPDF（過去の補助金申請書含む）
WEBページ
補助金エージェントに読み込ませるのは、上記3つのいずれかでもOKですし、すべてをミックスさせてもOKです。その場合、複数の統合アウトプットが可能です。
市場調査
補助金申請をする企業が提供するサービスがどのようなマクロ環境におかれているかを自動で把握することができます。
競合調査
補助金申請をする企業情報、競合情報を入力することで自動で競合調査をすることが可能です。個人的にはこの競合調査だけでもプロダクトとして成立していると思っています。補助金申請だけではなく汎用性のある使い方ができそうです。
AIはあくまで「助手」
ただし、あくまで申請書の作成補助を目的としたプロダクトですので100％のクオリティを求めているものではありません。完璧な申請書に仕上げるためには申請支援者の力は必須です。従って俗に言う「AIが士業の仕事を無くす」振る舞いではなく「士業の助手として」振る舞うAIツールということになります。
補助金エージェントは士業のミカタ！
主に補助金の申請支援をされるのは税理士さん、中小企業診断士さん、行政書士さんなどの士業がメインかと思いますが、「士業の仕事を無くす」AIではなく「士業の助手となる」AIとして活用して頂きたいという思いです。
最後に補助金エージェントで実現できることをまとめてみたいと思います。
【補助金エージェントで実現できること】
補助金申請書の下書きが5時間→10分に短縮！！
ライティングコスト削減、受注件数増！
ライティング人材の交代があっても同等の申請書クオリティを維持！
現在はα版として10者限定での先行導入を実施しています。
本リリースの際にはよりレベルアップして、役に立ててもらえるものと確信していますので、期待してお待ちください！
ご興味のある方はお気軽に！
ご興味のある方は以下のURLからお打ち合わせの調整をお願いします。
もし、よりライトに話を聞きたい場合には武田のXアカウントまでDMをいただければと思います。