不要な業務はすぐ捨てろ

昔からやっている仕事、新しくシステムが導入されたのに、慣例のまま残ってしまっている業務はありませんか?

部下もただなんとなく仕事をこなしているだけ。でもその仕事はどこにも活用されるただ時間を無駄にしているだけ。

会社にとって不要な業務はすぐに捨ててしまいましょう。

実例:不要な統計、活用されていないのに毎日チェック

以前こんな会社がありました。

ずっとエクセルに入力して統計をとっていた会社があったんですね。その会社が効率化を図って新たなシステムを導入しました。

いままで手で入力し、エクセルのピボットテーブルを使って集計、そしてそれを他部署の分もまとめて、毎月毎月報告をしていました。

「これじゃ効率が悪すぎる」と、各部署をオンラインでつなぎ、専用ソフトで各担当者が入力するだけでリアルタイムに統計が取れるようなシステムを導入しました。

素晴らしいことだと思ったんですが、実は効率アップを狙ったのに、業務量だけが増えてしまったんです。その理由は

新システムの専用ソフトで入力する作業が増えた。さらに旧システムでの入力作業だけが残って、結局最終的な仕事量は増えてしまったというのです。

ちなみに旧システムは一切活用されておらず、慣例で入力作業をしていたのを継続。さらには上司にあたる方も入力状況を厳しくチェックしていたんです。

これは「統計を取る」のは統計データを活用するのが目的のはずですが、エクセルに入力する、ということが目的にすり替わってしまっていました。

本来ならば新システムに切り替えればいいだけの話なんですが、目的をはき違えて「捨てられなかった」実例です。

不要な業務をなぜ捨てられないのか

さて、誰が考えても重複してしまってどちらかが不要になる業務は片方を捨てればいいんですが、なぜ不要な業務を捨てられないのでしょうか。

○その仕事をなんのためにやるのか理解していない

まず、その仕事をするとき、最終的にどう活用されるのか、を理解していないケースがあります。そのため不要なのにその仕事をしなければならない、という表面的な仕事をする義務だけが残ってしまいます。

○やり方を変えるにはエネルギーが必要

新システムを導入したとしても、その新システムを使いこなすには操作を覚える等の慣れが必要になります。実はこれってとてもエネルギーが必要なことで、新しいモノを導入すると拒絶反応を起こす人も少なくありません。結局ちょっとでも問題が起きれば「前の方が良かった!」と大騒ぎし、お金だけ支払って以前のシステムに戻してしまった会社も存在するほどです。

また上司にあたる人は会社でも中堅以上の方が増えてきます。新しいことを吸収しようとする意識が希薄になってしまい、「今まで通り」「今までやってきたことをする」と慣例に支配されてしまうんです。

部下から新しい提案をされても拒絶反応が出ている方、いませんか? いますよね(笑)

時代が移り変われば仕事も変わる ブラッシュアップの必要性

ここで上司となるあなたに聞きたいと思います。

「昔からやってきたことをこのまま続けていれば大丈夫ですか?会社は安泰ですか?」

日々新しい技術や考え方が出てくる中で、昔ながらの伝統を守り続けるのも大切だとは思います。しかしそれが明らかに非効率で無駄である場合でも、捨てられなくなってしまうのが怖いところです。

まして上司という立場になってしまうと、「そんなことしなくていい」と一言で終わってしまいます。

時代は移り変わっていきます。そして本来それに伴って、仕事もどんどん変わっていかなければならないはずなんです。無駄を削り、仕事の効率化を図っていく、その陣頭指揮は上司であるあなたの仕事です。

常に「仕事の無駄はないか」「効率的に仕事が進められないか」を考えて、時代やニーズに合わせてブラッシュアップが必須となるのです。

無駄な仕事、部下は気付いてないとでも思ってますか?

なんとなく今までやっているから、続けている。という無駄な仕事。この無駄な仕事について部下は気付いていないと考えている上司はどれくらいいるのでしょうか。

0%が望ましいのですが、世の中なかなかそうはいかないようです。

実はほぼ全ての部下は気付いています。しかし会社の環境によっては上司にはなかなか言い出しづらいものです。

本来であればやらなくてもいい仕事、またもっと簡単に仕事を進められる方法というものを部下は確実に持っているでしょう。

不要な仕事を洗い出すために、部下の声に耳を傾けてあげられていますか?新しいモノを取り入れ、不要なモノを捨てる勇気を持ってください。

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とや@人財育成コンサルタント

仕事は上司と部下が存在します。その上司が機能していないと部下が生きません。「上司」としての立場にあるあなたは、本当に正しい上司たる姿で仕事をしていますか?

「デキる先輩・上司」になるにはこれをしろ!

デキない先輩/上司に囲まれて地獄を見た新人時代。そして今は中間管理職として当時を教訓にして職場環境の改善と育成に奔走している。上と下、それぞれから見た景色から、仕事とはどうあるべきか、仕事はどうすすめるべきか、を綴るマガジン。
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