日本からスウェーデンへの視察は盛んです。様々な分野から視察団が渡欧しますが、私はその中でも、若者支援、教育などの分野で視察のコーディネートをお願いいただきます。先日もあるNPO法人の視察のコーディネートをしましたが、4日間で7組織の訪問を完遂しました。

スウェーデンに初めて渡った2010年から これまでに訪問したヨーロッパの組織は70団体以上 で、そのほとんどの組織のアポ取りを（訪問先の選定、訪問日程の調整）、自前でしてきました。この経験から、今回は視察コーディネートのコツをまとめました。

これから留学する学生でインターン先を探す人、視察コーディネートや通訳などを生業としたいと考える方の参考になればと思います。

目次
・これまでの視察コーディネート履歴
・視察コーディネートはいつ何をやる？
・半年前：視察の企画、◯◯◯の申請
・3ヶ月前：◯◯◯◯◯、◯◯◯を特定してアポ取り、開始！
・信頼できる◯◯◯を見分ける方法
・英語圏外の国でも◯◯◯◯◯◯◯◯で十分情報は取れる
・いざアポ取り：実践編
・実際のアポ取りメール本文がこちら
・1週間前：◯◯◯を埋める、◯◯◯で念押し
・視察当日：Get the business done!
・後日：次に繋げる

これまでの視察コーディネート履歴

私が訪問した海外組織の数は70を越えると上述したが、その中で実際に自分でアポ取りをした組織の数は60ほどになるだろう。ほとんど海外視察のコーディネートばかりであるが中には、新聞社の取材のアポ取りだけの場合もある。初めて海外視察コーディネートをさせてもらったのは、大学3年生の時であった。その一年前の2010年に NPO法人が実施するスウェーデンスタディツアー に参加して、すっかりヨーロッパに魅せられた私は、翌年には、同団体に関わることになり団長として イギリスへのスタディツアーのコーディネート をすることになったのだ。

もちろん不慣れであったので、経験のある先輩からサポートもしてもらいながらコーディネートを進めた。テーマは、イギリスのシティズンシップ 教育とユースワーク。専門家の方からアドバイスをもらい視察先をつめ、事前学習会を3回開催した。国際交流基金から120万円の助成金を得ることもでき、最終的には参加者10人、7日間の間に、一流の現地の研究者からNPO団体、学校、ユースセンター7団体を訪問する大きなプロジェクトとなった。この視察コーディネートの経験があったため、以降のスウェーデンの視察のコーディネートも容易であった。

視察コーディネートはいつ何をやる？

以下に視察コーディネート時にやらなければいけないことと、タイムフローを図示してみる。

以下、それぞれのステップにおけるタスクを細分化して、具体的にどのように当日に向けて準備すればいいかを解説する。