どこの会社でも行われているであろう、
「社内会議」。

重要な意思決定に関するものから、日々の業務の報告といったほとんど意味のないまで様々なかと思います。

ただ、スムーズに終了すればいいものも、だらだら無駄に長い会議は限られた時間の中で業務をこなさないといけない方にとっては、ストレスが溜まります。


今回、長い会議を早く終わらせる時間短縮方法についてご紹介していきます。

 

【事前に資料を配布】

会議の開く前に、事前に今回の会議の目的、目標を伝えておき、それを全員理解したうえで、会議を開きましょう。

また、事前に考えをメンバーにまとめおかせること発言するために考える時間をとらなくて良いことになります。

補足ですが、会議議事録に関しても事前に話し合うことや決定したい内容をあらかじめ作成しておくことで会議に参加しながらまとめることができ、会議終了後すぐに議事録をアップすることができます。

 

【デジタル化】

会議に用いる資料を紙ではなくデジタルにすることで、

会議資料を紙で用意する必要はなくなります。

参加メンバーにPCやタブレットを持参してもらい、会議中各々が端末を見ながら会議を進めます。

紙で出力した場合、参加メンバー一人ひとりまとめる手間やホチキスなどで留める手間、配布する手間など作業が多くなります。また用紙代もかかります。

デジタル化することで不要な作業を取り除くことができます。

 

【テーマを１つに絞る】

会議を開く際、あらかじめ議題1つに決めておきましょう。

定期的に同じメンバーで行われる会議はダラダラ世間話で終わってしまうことが多くあります。そうならない為に、テーマを絞りそのテーマに関してだけ話し合う、方向性や決定事項が決まれば、会議を終わらせるといった流れを作りましょう。

 
 

【人数を絞る】

大人数で会議を開いてしまうと、多数の発言者がいるため取りまとめることも難航し、結局何も決まらないといったことになってしまいます。

特に、新たな事業・サービスを始める際の会議やクリエイティブなことを話し合う会議では

出来るだけ少人数で行いましょう

保険のために人数を増やすことは辞めましょう。

大人数で行うと出たアイデアに対してのあら探しや批判・批評を行ってしまい、結局何も先に進みませんし、決まりません。

 
 

【あらかじめおしりを決めておく】

会議を長引かせないための対策として、取引先などの人と会う用事を先に入れておきましょう。取引先からの用事といえば、断れないので、効果は抜群です。

また、社内全体で『会議は一回につき最長１時間まで』といった具合に決まることで、

長引くリスクを低減することができます。

 

ビジネスサイクルが早い現代の中で、重要なことは決裁・決断スピードです。

会社の中で何かを決裁・決断する際に行われる社内会議。

皆さんが普段参加している会議の在り方を見つめなおし、改善していくことが大切です。

今まで当たり前のようにやってきたことでも実は必要なかった、もっと良い方法があったなど発見が出てくると思います。

働き方改革の中で必要になってくる無駄を排除する、作業の無駄・時間の無駄。

社内会議が一番削減の効果が期待できる企業が多いのではないでしょうか。