こんにちは、BYARDの武内です。

今回のnoteはいわゆるバックオフィス（経理、人事、労務、総務）以外でのBYARDの導入効果を中心にした「お客様の声」をお届けします。

私自身のキャリアもバックオフィス界隈が長く、freeeやSmartHRを中心にバックオフィス系SaaSについての発信が多いため、現時点でのBYARD導入事例もバックオフィスを中心としたものが多くなっております。

しかし、最近ではバックオフィスだけではなく、プロダクトやサービスの導入支援や、契約処理を含めた受注後の様々な業務の管理などでの活用のために導入いただくケースも増えてきました。

そのような背景もあり、Webサイトからも「バックオフィス」という文言を削除し、複雑な業務プロセスを整理し、運用しながらカイゼンしていけるサービスとして再定義をしているところです。

BYARDはバックオフィスに限らず、社内で属人化しがちな業務の設計や運用改善でお使いいただけますので、もし以下のような状況になっていたら、ぜひ私たちに一度ご相談ください。

1.導入支援での活用

セールス分野におけるSFAのカバー範囲は主にリード（見込客）〜商談〜受注です。営業管理システムのカバー範囲は受注〜納品〜請求です。SFAもどんどん進化しており、1つのツールで両方のカバー範囲に対応できるものも増えてきましたが、現時点で対応が遅れているのが「導入支援」領域での管理機能です。

受注後は担当CSがついてオンボーディングをして、という風な形であればそこまで複雑な業務プロセスは発生しないのですが、個別のカスタマイズをしないと導入ができないプロダクトや、講師やコンサルタントなどを派遣するタイプのサービスなどでは、受注が取れた後もかなり煩雑な工程が発生しています。

共通の業務プロセスなどが構築し難いため、各社独自の管理システム（大抵はExcelやスプレッドシート）でなんとか対応をしている状況です。BYARDは業務プロセスを簡単に組み立てられて、かつ、運用しながら改善していくことも容易なため、これまでExcel管理しか選択肢がなかった導入支援の担当者にとって、新しい選択肢の1つになっています。

①研修講師の派遣

研修講師を派遣する事業を営む企業様での活用事例です。

約30名の講師（業務委託）が在籍されており、月50〜70件の研修サービスを提供されています。受注後、講師や会場のスケジュールを押さえたり、研修実施までの様々なことを調整するコーディネーター5名がこれらの対応を一手に引き受けていました。

これらの管理に使用していたのは創業以来ずっと改善を重ねてきたスプレッドシートでした。やるべきタスクを細かく分解し、完了有無や期限、誰が担当するかなどを管理していましたが、年々やること（列）が増え続けることでシートが横長になり視認性が悪くなったり、担当者によってはタイムリーに更新してくれなかったりして、かつ、案件が増えてきた近年は頻繁に対応漏れやミスが起こるようになっていました。

BYARDを導入するにあたっては、まずは業務の棚卸しをして業務プロセスを整理し、基本パターンを2つにまで集約し、テンプレートを作成しました。各ワークカードの中のタスクは既存のスプレッドシートやマニュアルから移行して作成したため、そこまで時間はかかりませんでした。

実際にBYARDをつかって業務を回してみると、効果は絶大。やることがステップ・バイ・ステップで明確になるため、経験が浅いスタッフでも迷わずに業務を進めることができ、対応漏れもほとんどなくなりました。

また、マネージャーにとってもどの案件がどういう状況にあるのかが一発で分かるようになり、トラブルが発生する前に事前に察知できるなど、大きな効果を上げています。

今はBYARDで業務を回しながら、各メンバーから上がった改善ポイントなどを取り込んで、業務プロセスのアップデートを進めているところです。

②コーチのマッチング

オンラインでのカウンセリング事業を提供されている企業様の事例です。

フリーランスのカウンセラー（約100名）とユーザーをマッチングさせることでサービスを提供しており、運営側のスタッフは約10名で対応しています。

業務の管理はスプレッドシート、社内のやり取りはslackで行っていたのですが、事業が拡大し、カウンセラー、スタッフともに増えてくるにともなって様々な問題が発生するようになりました。

まず、スプレッドシートへの記入が漏れていたり、人によって基準が異なることによって、社内での業務の受け渡し（引き継ぎ）がスムーズにいかないことが増えてきました。また、slackで都度スピーディーにやりとりはできているのですが、多くの案件が同時進行で行われるため担当者以外には何が起こっているかを把握することができず、後から振り返ったり共有したりすることができませんでした。

業務のノウハウが個々人に蓄積され、チームには還元されないため、担当者によって業務のやり方にバラツキも発生し、かつ、新しいスタッフが入った際も体系的に業務のやり方を学んでもらうこともできません。

このような状態を解消するためにBYARDを導入いただき、業務プロセスをBYARD上で構築しました。これまでスプレッドシートはありましたが、業務フロー図などはなかったため、BYARDで業務の設計図をつくることによって、各自がやっていた業務の関連性がはじめて可視化され、積極的に「もっとこうしたらいいのではないか」という改善提案がでるようになっています。

また、slack上に分散していたやり取りの履歴も、BYARD上のチャットでのやり取りに移行することにより、各案件とやり取りが紐付く形で保存され、「この時のどういうやり取りをしたか分からない」ということがなくなりました。

誰でも業務の流れに沿って処理を進めていけるため、ベテランスタッフと新しく入ったスタッフによる処理のバラツキも少なくなり、安心して事業を拡大している状態になっています。

2.営業事務での活用

顧客の規模が大きくなると営業が受注する前後で様々な事務処理が発生するようになります。営業担当者がそれらの対応も含めてこなしている企業もありますが、業務の効率化のために「営業事務」という専用担当者に事務処理を集約される企業がほとんどです。

前述の導入支援とも似た状況ですが、実はこの「営業事務」という分野にも専用のSaaSなどは存在しません。業務はタスク管理ツールやスプレッドシートで管理されている企業が多く、電子契約サービスや請求書発行サービスなどの様々なツールにまたがって業務が発生するのが特徴です。

大企業向けのサービス

ポスターや販促物の制作業務をされている企業様の事例です。

中小企業から大企業まで幅広い案件を手掛けていますが、特に大企業向けの案件の場合はかなり細かい要望にも応える必要があり、お客様とのやり取りを各担当者がバラバラに行っている状態でした。

社内マニュアルや進捗管理用のスプレッドシートはあったのですが、急ぎの対応も多く、進捗管理表が更新されずに案件が進行してしまっていることは日常茶飯事でした。また、担当者によって業務の進め方にバラツキがあり、各案件の状況を把握することが困難になっていました。

いくつかのタスク管理ツールを試したのですが、スプレッドシート管理よりも良くなるイメージが持てずにいたところ、BYARDのデモ動画を見て「これだ！」と思って、お問い合わせをいただき、即座にBYARDの導入を決めていただきました。

まずは受注〜納品〜請求までの業務プロセスを整理した上で、受注が多い商材に対応した3通りのテンプレートを作成し、運用を開始しました。

スプレッドシート管理では各案件の状況があまり分からず、しばらく放置されているものがあっても担当者以外には気付くことができませんでしたが、BYARDのストリーム上であれば各案件の状況は一目瞭然。

業務プロセス上でタスク管理をするようになったため、タイムリーに各業務の完了有無が確認できるようになり、処理漏れがあった際に周囲のメンバーが気付くこともできるようになりました。

また、導入前には予想してなかった効果でしたが、グループ内のミーティングでBYARDを使って業務プロセスについてメンバー全員でディスカッションをすることができるようになり、反社チェック・与信チェックのタイミングを変えたり、契約書作成前に回収する情報の整理、納品後の確認プロセスの追加など、改善が一気に進むようになりました。

これからは他の商材の受注処理もBYARDで管理が完結するように、新しいテンプレートを現在作成中です。

3.可視化・構造化に強いBYARD

いかがだったでしょうか。いずれの企業様もまだ導入から期間が短く、正式な導入事例としてはご紹介できていないのですが、マニュアルや進捗管理シートがすでにあったため、BYARD上での業務プロセスの構築がスムーズにいったお客様のケースを紹介させていただきました。

ほとんどのお客様がBYARDを導入する前に必要な情報はほとんど揃っているのですが、それらが構造化されていないため、せっかくのマニュアルやフロー図をうまく活用することが出来ていません。また、業務の進め方や進捗状況を周囲に「共有する」という意図が薄いため、担当者以外の人にとっては状況が分かりにくくなってしまっています。

経理や労務などのバックオフィスど真ん中の業務と違って、導入支援や営業事務の分野は商材によって業務プロセスは各社各様です。だからこそ、マニュアルや進捗管理シートだけで頑張るのではなく、「可視化＋構造化＋共有」が一気にできるBYARDを使って業務プロセスを整理することで、仕事がスムーズに進むようになるのです。

担当者が1、2名程度の小さな規模であれば特に大きな問題にならないのが「共有」の部分です。自分たちで分かっている範囲で物事がすべて進行するうちはいいのですが、例えば営業事務でも営業担当者が10名を超えてくると共有することを意図した管理方法でなければ、あっという間に何が起こっているのか見えなくなります。

今回取り上げた導入支援や営業事務は、裏方的な業務かもしれませんが、ここが機能しなくなるといくら営業が頑張って受注をとってきても意味がありません。

事業の規模が大きくなったにもかかわらず、Excelやスプレッドシートの管理表だけで対応しようとすると、トラブルも多く発生しますし、その管理表を管理するための業務負荷が事務担当者に集中します。

事業規模を拡大するフェーズだからこそ、土台となる業務管理部分のテコ入れを早めに行うことが重要なのです。

BYARDのご紹介

BYARDはツールを提供するだけでなく、初期の業務設計コンサルティングをしっかり伴走させていただきますので、自社の業務プロセスが確実に可視化され、業務改善をするための土台を早期に整えることができます。
BYARDはマニュアルやフロー図を作るのではなく、「業務を可視化し、業務設計ができる状態を維持する」という価値を提供するツールです。この辺りに課題を抱える皆様、ぜひお気軽にご連絡ください。