今回は仕事術です。

ゴールイメージを先に決め、逆算して進める仕事の仕方をご紹介します。

ゴールドリブンな仕事の仕方を、具体例でご紹介

ゴールイメージを決め、逆算して進める仕事のやり方を、具体例で5つご紹介します。

ゴールドリブンな仕事術の具体例
・メール
・会議
・プレゼン
・レポート
・プロジェクトマネジメント

[具体例 1] メール

メールを書く前に、ゴールイメージを決めます。

メールのゴールイメージとは、メールを受け取った人が、読んだ後にどうなってほしいか、何をしてほしいかです。

何かを依頼するメールなら、相手に必要な情報を伝えるだけではなく、依頼内容に沿って行動してもらっている状態です。メールで質問するなら、ゴールイメージは自分が知りたいことが質問の答えとして返信をもらい、わからないという問題が解決することです。

メールでは自分が書きたいことを、そのままの順番で書いてしまいがちです。

しかし、ゴールイメージを達成するためには逆です。相手にどうしてほしいか、そのために相手が知りたいことは何か、相手が読みたくなる件名は何か、という視点でメールを書きます。

[具体例 2] 会議

自分が会議オーナーの場合は、何を話すかの議題を設定します。

議題を決めるにあたって、ゴールイメージをまずは固めます。会議でのゴールイメージとは、会議が終わった後に、その会議の状態がどうなっていれば望ましいかです。

会議の種類によって異なります。ゴールイメージは以下のようになります。

会議の種類ごとのゴールイメージ
・意思決定：A 案か B 案について議論され、どちらが良いかが決まっている
・ブレスト：新規企画へのアイデアを出し合い、有力候補として3つ以下に絞られている
・情報共有：報告会の出席者が議題で話された情報を新しく知った。その情報を元に、各自が自分のやるべきことが明確になっている

ゴールイメージを達成するために逆算し、会議設計をつくります。具体的には、会議目的、議題の順番、出席者、所要時間、会議場所と日時です。

[具体例 3] プレゼン

プレゼンでもゴールイメージを先に決めると、話す内容が見えてきます。

本質的にプレゼンは、話し手と聞き手の情報や知識のギャップを埋めるためにあります。つまりプレゼンのゴールイメージは、聞き手とのギャップが埋まり、内容を理解してもらい、聞き手が望ましい行動に移れる状態になることです。

この状況から逆算して、プレゼンのストーリーを組み立てます。

プレゼンの各スライドでも、ゴールイメージからつくります。プレゼンでは、1つのスライドに1つのメッセージが基本です。メッセージというスライドのゴールイメージを理解してもらえるよう、スライドの見出し･チャート･補足情報を決めます。

[具体例 4] レポート

データ分析や調査のレポートも、最初にゴールイメージを決めると書きやすくなります。

レポートにおけるゴールイメージとは、まとめとして書く提言や示唆を読み手が受け取り、読み手が行動を起こしている状態です。

ゴールイメージから逆算し、読み手が理解しやすいレポートストーリーを描きます。ストーリーには、読み手にとって重要な論点をイシューとしてを設定し、論点に答る形をとります。

調査レポートであれば、調査を実施する前の段階では調査課題に対する答えは仮説です。調査課題と仮説から、最後の結論までを、ゴールイメージから逆算してレポートの骨子をつくっておきます。

すでにレポートのドラフトができているので、調査が走っている時、終わった後の分析、レポート作成時のぞれぞれの段階で、ドラフトのストーリーやゴールと照らし合わすことができます。

これにより無駄なタスクはなくなり、本当にやるべきことに集中できます。

[具体例 5] プロジェクトマネジメント

プロジェクトでは、どうなればプロジェクトは完了したと見なせるのかを定義し、プロジェクトメンバーで認識を共有することが大事です。

プロジェクトの完了定義は、ゴールイメージを決めることです。

プロジェクトに着手する前に「どのような状態になれば、このプロジェクトは成功なのか」と、うまくいかない状況を想定し「どうなれば失敗と見なし終わらせるか」を具体的にイメージします。

プロジェクト全体のゴールイメージから、プロジェクトのプロセスを分解したフェーズを設定します。プロジェクトの各フェーズでも完了定義を明確にします。

そのフェーズはどうなれば完了し、次のフェーズに進めるかです。