今回は、会議についてです。

会議について書かれた本のご紹介です。

この記事でわかること

・会議で決まったことなのに、やらされ感が残ったまま動いてしまう
・アクションを自分ごと化してもらう会議の方法

こんな疑問に答える内容を書いています。

今回は、たった1日でチームを大変革する会議 という本から、会議で話し、決めたことをどうアクションに落とすかを書いています。

特に、決まったことをやらされ感が残ったまま実行するのではなく、どうすれば自分ごと化してもらうかの方法をご紹介します。

自分ごと化の意識を高める

この本のキーフレーズは、｢人は自ら生み出したものには必死になる｣ というものです。

会議に当てはめると、自ら参加しているという姿勢から、意思決定やアクションまでを自分ごと化することです。

参加させられたマインドセットで、誰かに決められたものをタスクとして持ち帰るという受け身な態度ではありません。

問いから自分ごと化に変える

自分ごと化するために、本書で紹介されている方法は ｢問いかけ｣ を有効に使うことです。

例えば、人事部が ｢いい人材がいない｣ という問題を抱えているとします。人材がいないで止まっている段階では不満や愚痴です。良い人を探してくるのは他人事です。

しかし、｢どのようにすれば良い人材を集められるか｣ という問いかけにすれば、問題を自分ごとにできます。

人は問いかけられると、その答えを探そうとして自分の頭の中で考えるようになります。自分自身への問いかけでも同じです。たとえ問題が与えられたものでも、問いかけにより問題解決への参加意識が高まります。

問いによって内省と言語化をし、自分の答えを発表･発信すればアウトプットにつながります。

目標設定から自分ごと化を生む

会議を活性化させるためには、目標設定をうまく使い、当事者意識をつくることです。

印象的だったのは、本書での目標の捉え方です。

目標を立てるとは、｢それを建てなければ起きなかったことの実現可能性が最大化すること｣ です。目標がなければ決して成し得ないことも、明確な目標に掲げることにより実現する可能性が高まるのです。

会議でも目標をうまく設定すれば、参加者の自分ごと化の意識が生まれます。

書かれていたことで早速自分でも取り入れてみたことが、アクションの期日設定を明確にすることです。アクションは、｢何を･誰が･いつまでに｣ を設定します。最後の期日を、例えば ｢6月下旬｣ ではなく、｢6月28日｣ と期日を明確にすることです。

アクションの担当の ｢誰が｣ についても、部署やチーム名で割り当てるのではなく、特定の人の名前まで落とし込みます。

目標を具体的にするほど、自分ごと化が起こります。当事者意識が生まれる会議ほど、合意形成も主体的な態度で行われます。

まとめ

今回は、会議で決めたことをどうアクションに落とすか、やらされ感のある実行ではなく、どうやって自分ごと化するかを書きました。

今回の内容をまとめます。

人は自ら生み出したものには必死になる。
会議に当てはめると、自ら参加しているという姿勢から、意思決定やアクションまでを自分ごと化される状態を目指す。

自分ごと化するために、｢問いかけ｣ を有効に使う。
人は問いかけられると、その答えを探そうとして自分の頭の中で考えるようになる。たとえ問題が与えられたものでも、問いかけにより問題解決への参加意識が高まる。

会議を活性化させるために、目標設定をうまく使い、当事者意識をつくる。
アクションは、｢何を･誰が･いつまでに｣ を設定を具体化する。目標を具体的にするほど、自分ごと化が起こる。当事者意識が生まれる会議ほど、合意形成も主体的な態度で行われる。

最後に (会議参加の臨場感がある本) 

今回は、たった1日でチームを大変革する会議 という本をご紹介しました。

この本のストーリーは、メーカーのある組織に著者の手法で会議を行なうというものです。本書の特徴は臨場感です。読み進めるうちに、自分が会議に参加しているような感覚になっていきます。

会議の手法が具体的なのでイメージしやすく、早速自分でも今日から会議で取り入れてみようと思えます。

自分のチームや会社の会議がもっと良くなると思える本で、おすすめです。