今回は、会議でのファシリテーションについてです。

この記事でわかること

こんな疑問に答える内容を書きました。

・仕事の会議があまり生産的ではない時がある…
・活発な会議にするにはどうすればいい？
・会議を生産的にするファシリテーションの方法

この記事で書いているのは、ファシリテーションの方法です。

そもそも会議とは何か、会議の役割から、会議をより生産的な時間にするためにどうすればいいかの方法をご紹介します。

ぜひ記事の内容を参考に、ファシリテーションの参考にしてみてください。

会議の定義と役割

まずは、ビジネスにおける会議とは何かです。

会議とは
・目的のために関係者が集まり (同じ時間を共有する)
・会議の目的を時間内に達成し
・人と組織を動かし、人と会社を成長させる

会議の役割は、大きくは3つです。会議によっては、どれか1つではなく複数の役割を持つ場合もあります。

会議の役割
・合意形成と意思決定
・意見やアイデア出し
・情報共有

会議を生産的にするためのファシリテーション方法

ここからは、ファシリテーションの方法を具体的に解説していきます。

1つめの意思決定、2つめの意見出しのためには、会議参加者の発言をいかに引き出せるかです。一方的な結論や特定の人だけの意見ではなく、参加者に納得感のある合意形成を目指します。

そのために大事なのは、次の2つを会議の場でつくることができるかです。

ファシリテーションのポイント
・発言を促す
・発言を深掘りする
・参加者同士の対話を促進する

以下、それぞれについて、具体的にどうすればよいかをご紹介します。

[ポイント 1] 発言を促す

会議での相手の発言を促すために大切なのは、発言をした人に ｢発言をしてよかった｣ と思ってもらいます。

発言者への向き合いでは、次の3つを心がけます。

発言者への向き合い
・興味を示す：発言者の方を向き、相手の顔や目を見て聴く
・肯定し共感する：頷きながら聴き、理解を表す。相手の発言内容に共感を示す
・褒める･感謝する：良い指摘であると褒める、発言に対してお礼を言う

[ポイント 2] 発言を深掘りする

発言内容をさらに深掘りすると、発言者の意図を会議の場で共有することができます。

具体的には以下の3つの質問を、発言者に聞きます。

発言を深掘りする質問
・具体的にはどういうイメージ？
・なぜそう思う？
・他にはない？

1つめは、抽象的な意見 (例: なる早で、顧客視点が大切、効果の最大化) に対して、具体的にはどういう意味かを確認する質問です。

2つめの ｢なぜそう思う？｣ という質問は、発言の奥にあるその人の考え方、理由、価値観を知るためです。

本人は言わなくてもわかると思っていても、抽象的な発言や、理由が発言内に入っていない場合は、他のメンバーには伝わりません。その後の議論にズレが生じます。

発言を受けその場で ｢具体的にはどういうことか｣ や ｢なぜそう思うか｣ を確認しておけば、認識をそろえることができます。

3つめの質問の ｢他にはないか？｣ は、他の視点や意見があれば、続けて発言を促すためです。

なお、上記の3つの質問はオープン質問 (はい･いいえでは答えられいもの) です。場合によっては、あえてクローズド質問 (はい･いいえで答えられる) を使います。

判断基準は、議論の場が活性化しているかどうかです。発言がしにくい状況だと思えば、答えやすいクローズ 質問を使います。1つめの具体的な例を引き出す質問では、｢具体的には xxx ですか｣ です。

[ポイント 3] 参加者同士の対話を促進する

参加者の発言を促すことができれば、次に目指したいのは参加者同士の横の対話です。

会議を仕切るオーナーやファシリテーターと、参加者がその都度でやりとりがされる 1 : n ではなく、参加者同士の対話の促進です。

そのためには、誰かが発言をすれば会議の中心人物 (ファシリテーター) が発言を返すよりも、誰か他のメンバーに話を振ります。A さんの発言について、｢B さんの立場からはどう思いますか｣ のように問いかけます。

誰かの発言に対して、ファシリテーターのような会議をリードする人が必ずしも答える必要はありません。むしろ言いたいことがあっても我慢し、他のメンバーに話を振り答えてもらうほうが会議の場が活性化します。

特定の人だけに発言が偏ることを防げ、参加者も自分に話を振られるかもしれないと感じるので良い緊張感が生まれます。

会議で期待したいのは、参加者の自然な発言により一人で決めるよりも、メンバーの相乗効果から、より良いアイデアや結論に至ることです。会議中の状態は、1 : n の中央集権的ではなく、参加者同士で自然と対話ができているような分散型です。

相互に発言と傾聴があれば、参加者に納得感のある合意形成ができます。

まとめ

今回は、より良い会議にするために、どうすればよいかを考えました。

最後に、今回の内容のまとめです。

会議とは
・目的のために関係者が集まり (同じ時間を共有する)
・会議の目的を時間内に達成し
・人と組織を動かし、人と会社を成長させる

会議の役割
・合意形成と意思決定
・意見やアイデア出し
・情報共有

ファシリテーションのポイント
・発言を促す：興味を示し、肯定と共感、良い発言は褒め、感謝を伝える。発言者に ｢言ってよかった｣ と思ってもらえると、次の発言につながる
・発言を深掘りする：発言に ｢具体的には｣ ｢なぜそう思うか｣ ｢他にはないか｣ と深掘りする
・参加者同士の対話を促進する：発言を受けて他の人に振る。発言のやりとりを 1 : n ではなく、参加者同士で自然と対話できている状態をつくる