やろうと思えばできるんすね。Zoomメインの本格運用は初めてだっただけにドキドキものでした。

最終的な構成

参加規模枠は500人、最終的な参加者数は235人。数百人規模でオンライン参加するとPCやサーバどうなるんだろ？とヒヤヒヤしながら監視してましたが、とくにソフトがフリーズすることなく、映像もカクつくということもなく無事にオンライン大規模会議は終了しました。

前提

Zoomのプランは会社契約でビジネスプランを導入しました。ホスト数は最低数の10人、年間契約で請求書払いも可能です。Webinarアドオンを使用しなかったのは、今回は社内向けのイベントだったので社内で情報共有を徹底すれば権限コントロールを使わなくても運用上問題ないと判断した為です。あとコストの問題ですね、Webinarアドオンで500人規模だとコストが2倍以上かかっちゃいます。初回でつぎ込むには大きいので今回は利用しませんでした。そして今回はワンオペじゃないです。

気をつけた点

まずはリハーサル。今回Zoomメインでオンラインイベント運用は初めてだった為、数回行いました。運用チーム内の動作検証、登壇者のマイクや光の加減やネットワーク環境等々の確認、当日開始前の最終チェック。普段のイベントと同じように台本を通したゲネプロもスタッフ代役のパターンも数回行いました。

登壇者の環境：それぞれプレゼンターの環境はばらばらなので、出来るだけ質のいいマイクを利用、カメラから映る場所は暗がりで顔が見えなくならない場所で、さらにネットワークも出来るだけ有線接続をお願いしました。

運営チームの連携：Zoom以外の連携用ツールにGoogle Meetを利用しました。チャットや映像機能は使わず音声のみでトランシーバー代わりにスマホ経由で繋げるよう準備しました。

参加者への見せ方：画面共有時にプレゼンターを表示させたいのでスポットライト機能を利用しました。ただ、参加者が多くプレゼンターを検索窓から検索しスポットライト設定するという作業は片手間でできない為担当を立てました。スポットライト機能は下記記事がわかりやすいと思います。

チャット内のピックアップ：プレゼン終了後にピックアップしたコメントを司会から発表してもらう為、チャット欄でチェックします。これもまたコメントが多いと流れてしまう為2人ぐらいでピックアップを行い、コメントはSlackで共有を行いました。

演出：SEやBGMなど音響演出をつけてみました。音をつけることでチャット内の盛り上がり演出など効果がありました。やり方はこちら(内容薄いのであとで追記しておきます)。

そのほか：ワンオペにならないよう担当を細かく振り分けましたが、運用チームにはすべて共同ホストの権限をつけています。イベント事は即時対応が要求されることが多いので、互いにフォローできる環境を整えます。

トラブル

運用チーム内にインターネットが繋がりづらくなる問題が発生し、担当業務は別スタッフに変わってもらいました。そしてイベント終了後に繋がるようになりました。イベントが終わった途端に問題が解決する、あるあるですね。そのほかにトラブルというか、想定外だったのが参加承認。開始数分毎から五月雨式に参加者が増え承認作業の負荷が大きかった点。今回は情報を社内限定にしていたので参加者確認はしなかったものの、これが外部セミナー運用を考えると現実的ではないなぁというのが印象でした(承認制を外すことも可能)。

結論

Zoomの大規模ミーティングアドオンで500人規模のオンラインミーティングは可能でした。Zoombombingやセキュリティー面を考えると、外部向けイベントでは危ない運用でしたが、運用でカバーできたり、情報共有を限定的にコントロールする事で内向けのミーティングは開けるんじゃないかなと思いました。Webinarアドオンは外部向けを意識した設計になっているので色々とフォローアップされてるみたいです。あとはコストの問題。

あとアーカイブ用に録画データ残してたですが、プレゼン中のプレゼンターちっさ過ぎてPinPの意味薄いなーというのが感想でした。

追記)今回セキュリティ観点からローカル録画を選択したんですが、どうやら録画した担当の視聴環境が関係あるようです(Zoom資料)。さらに検証の結果、PinPのサイズを大きくする事ができました(大きくしたのち、小さくはできない)。

そのほか

オンラインに変わるからとコストや手間が楽になるというわけではなく、それなりに大変です。各参加者によって環境が異なるので、見え方や映像・音声が人それぞれで悩ましい限り。それがオンラインイベントのサガなのか。ただビジネスプランだとZoomの管理ダッシュボードは優秀で色々なデータが見えました。これはフィードバックにはありがたいところです。

現場からは以上です。

参考)ダッシュボードの一部データ(一部モザイク)