小生が経験したことがすべてだと思ってはいない。しかし、他から聞こえてくるミーティングも同様だったので、書いてみることにした。

以前会社に所属していたとき、こういう方針のミーティングが多かった。

大枠としてはこのようにしたい。それについてどうしたらいいか？

こういうミーティングが行われるケースの共通点として

・主催者が 偉い人 or 非エンジニア（IT企業）
・偉い人から降ってきた案件
・参加者がミーティングのメリットを掴んでいない

が挙げられる。もちろん、もっとあるかもしれないし、例外も含まれる。でもそんな感じだ。少なくても社会人経験がある人ならそのようなミーティングに少なからず足を突っ込んだことがあるだろう。なんとなく何かは決まるものの、多くは「次のミーティングで決めよう」となることが多かった。一回で決まらない、というより決めようとしないのだ。

というわけで、ミーティングはかくあるべきというものを書いていく。が、その前にこれを言っておく。

ミーティングを開かなくてもいい努力をする

ミーティングは、人のリソースを大量に消費するコストだ。だから、ミーティングを開かなくてもいいようにするのだ。一番いいものだと、Redmineなどのような案件を管理するツールの活用だ。そういったところに自分の考えを書き、意見を募る。おそらくそれだけだと見てもらえない。だから、「何を解決したいのか」を具体的にし、それをRedmine等に投稿し、社内Chat(slackなど)やメールで「特定の人」に投げるのだ。この「特定の人」というのが重要で、チャンネルやメーリングリストといったものは無反応なことが多い。だから、特定の人に答えてもらうのだ。これはその特定の人のリソースを奪ってしまう可能性がある。しかし、今の現状はミーティングを開くことで、だいたいその特定の人を含めた多くの人のリソースを奪っているのが現状だ。それに比べたら、とても小さい。

それを繰り返すことで、問題は減っていき方針が定まる。ある程度定まったら、「このような方針はどうか」ということをチャンネルやメーリングリストに投げれば良い。もしくはこの段階まで来ても議論の余地があったら、ミーティングを開けば良い。ミーティングをやるにしても準備が必要なのだ。準備と言っても単にPowerPointを作成するような作業ではない。具体的なことを決めてしまうのだ。なにか案がないと対案なんて生まれない。「自分の会社は一人で決められない会社だから」とかグダグダ言ってる暇があったら一回試せ。試してだめだったらその会社はだめだ。転職しよう。

さて、ミーティングの話に戻ろう。というか、上記が本題なんだけどね。

根本的に自分の案でいいか聞く

「ミーティングを開かなくてもいい努力をする」を実践したら、手元に案があるはずだ。その案自体に疑問があるかを尋ねる。多くの場合はそこまでリソースをかけていたら反対は起こりづらい。修正案が出てくる可能性はあるが、それはこの段階では聞かないようにする。これが重要で、今はその案がいいのか、だめなのかだけに注力する。何か言われそうになったら「それについてはのちほど伺います」とでも言ってはねのける。修正案への対応は後述する。

もし、その案自体に疑問が生じたらその理由を「明確」に述べさせる。なんとなくとかはいい。具体的に述べられないようなら、次に進む。具体的に述べられて説明して解決できるレベルなら端的に説明する。根本的な問題に直結するようなら、ミーティングは一度解散する。時間の無駄だ。そして上司に経緯を説明し「ここまでやったけど難しい。」と相談する。他の人と協力してやるなり、他の人をアサインしてもらうなりしてもらえるだろう。それがしてもらえず根性論で言ってくるような会社だったらその会社はだめだ。転職しよう。

残っている問題の解決案をいくつか提示する

「ミーティングを開かなくてもいい努力をする」を実践したら、残っている問題はおそらく数えられるほどになっているだろう。それらの問題に関しては多くは「既存の解決方法がない」か「複数の解決方法があるが最善なものがどれかわからない」のいずれかだろう。後者に関しては簡単で、それぞれの案のメリット・デメリットを提示し、選んでもらうのがいい。問題なのが前者だ。「ミーティングを開かなくてもいい努力をする」をしてかつ「既存の解決方法がない」場合は、おそらく現段階ではあなたに解決する能力はない。だから他の人に委ねよう。上司などに相談して、他の人にその部分の調査を依頼してもらうのだ。なぜ依頼する必要があるのかという理由も、この段階まで来ていたら明確になっているはずだ。委ねたほうが解決は早い。頼めないような会社ならその会社はだめだ。転職しよう。

分岐案を提案してもらう

根本的な問題ではなく、途中から「こっちの方がいい」や「こんなことも追加したら」といった案が出てくるだろう。それを自由に出してもらう。これがミーティングのメリットだ。自分にはない案が手に入る。しかしそれは、あなた自身が自分の案を提示した結果だ。これらをまとめておく。

そしてできれば分岐案を出した人に、具体的にどのようにして進めるべきかを書き起こしてもらう。ミーティングの場だと無駄な時間がかかってしまったり、聞く人のレベルで説明から受け取ることのできる情報に差ができてしまう。だから、次の「解決案、分岐案をまとめて共有しコメントできる場で公開する」で使うRedmineのようなツールで書き込める形でまとめてもらうのだ。

解決案、分岐案をまとめて共有しコメントできる場で公開する

いわゆる議事録と呼ばれるものだ。しかし、単に議事録ではなく、Redmineのように新たな出た案を「端的に」「コメントできる形で」公開しておく。こうすることで、何が決まって何が決まっていないかが明確になり、更にミーティング参加者があとで思いついた案などを書き込んでもらうことができる可能性もある（これに関してはあくまでも可能性レベル）。更に、社内Chatなどにも流しやすくなる。メリットしか無い。デメリットはRedmineを運用する必要があることくらいだ。

おおよそ、これでミーティングの時間は1/10くらいになるのではないか。もし、これが実践できないのであればその会社はだめだ。転職しよう。