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請求書(PDF/URL/郵送)の送付をお知らせするメール例文とテンプレート

ネットショップを運営していていると、一度は起こるのがお客様からの請求書の発行依頼です。

一般的なBtoC、消費者のお客様の場合は、請求書の発行よりも領収書の発行を求められる方が多いのですが、BtoBの取引の場合には見積書や請求書の送付を依頼される事も少なくありません。

今回は、ネットショップにおいて請求書発行を依頼された際にお客様に送付するメール文例を、紙の請求書、PDFの請求書、インターネット上で発行した請求書など請求書のフォーマット別にご紹介したいと思います。


ネットショップで請求書を発行する時とは?

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ネットショップ・ECサイトを運営していて、請求書を発行する時とはどのような場合なのでしょうか?

ネットショップで商品を販売している場合、基本的には、商品の販売者である為、一般消費者であるお客様に対して請求書を発行するというのは業務上あまり起こりえないのが一般的です。

ネットショップ運営者が請求書を発行するケースで最も多いのは、BtoBの取引の場合に、相手方の企業さんから請求書の発行を求められる場合です。

BtoB、企業対企業や個人事業主の場合、商品の注文数が数十件~数百件という大口取引になる事もある為、ネットショップ上での直接購入される前に、お客様の方から在庫の確認などでお問合せをされる事があります。

商品の在庫数が確定すれば、次にお客様が求める行動としては、「大口取引による割引が可能かどうか」という事です。

これはBtoBの取引をネットショップで行っている店舗さんなら何度か経験されたことがあるのではないでしょうか?

当店でも、BtoBでのお取引になる場合は、10人中8人くらいのお客様が数量に対しての割引対応ができるかどうかを尋ねられます。

お互いビジネスで取引をするわけですから当然の相談だと思いますし、店舗運営者としても大量注文の可能性があるわけですから可能な範囲で割引交渉にも応じるように心がけています。

ただ、ネット販売している商品は、送料も含めてかなり利益率を絞って販売している事が多いため、一概に割引の相談を受けてもなかなか大きな割引対応ができないのが実情です。

そこで対応可能なポイントとしては、送料の複数口割引を利用する方法がひとつの方法として考えられます。

日本国内の主要な宅配便業者では、複数口の依頼時に割引が適用されるケースがあります。

もちろん、上限数もありますが、割引可能な範囲であれば、複数口割引の金額分を引き下げてあげるという提案はできると思います。

お客様との交渉の末、受注成立となった暁には、お客様から請求書を依頼されるという流れになると思います。

請求書の発行については、現在は利用されているECシステム内に請求書発行の機能が備わっているものがほとんどかと思います。

請求書発行機能がないECシステムを利用されている場合は、社内の請求書発行システムを利用するか、エクセルなどのソフトで請求書を作成して、PDFなどの形式で発行する方法もあります。

では、次に作成した請求書をメールでお送りする際のメールの文例をご紹介したいと思います。


請求書発行をお知らせするメール例文・テンプレート

では、当店で実際に店舗運営時に利用している、お客様への「請求書送付のお知らせメール」の文例を紹介いたします。

店舗運営時のテンプレートとしてご利用いただければと思います。



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