「紙文化」は「PDF文化」になった？

kintoneはWebアプリケーションであるため、印刷が少々苦手です。コロナ禍がきっかけで紙文化、ハンコ文化が随分と後退した印象はありますが、今まで紙であった請求書などがPDFという「電子データ」に変わっただけで、「特定のフォーマットをもった独立したファイルである。それが紙であれ電子であれ。」という点に変わりはありません。しかし、見慣れたレイアウトで帳票を作りたい、といった需要もたくさんあるかと思います。その場合には、トヨクモ プリントクリエイターが便利に使えそうです。今回はプリントクリエイターの体験を書きたいと思います。

「サブ管理者」とは？

ではプリントクリエイターを使ってみましょう、と書きたいところですが、ここでひとつ困った事がありました。私たちの間で、トヨクモ製品の管理者アカウントはNさんが持っており、私は各製品を使うことができなかったのでした。そのことをNさんに伝えると、彼は私を「サブ管理者」として招待してくれました。サブ管理者という概念がちょっとわからないまま、招待メールのリンクをクリックしてトヨクモ kintoneAppサイトにログインします。
すると、「招待の承諾」という画面が表示されました。ここで「承諾」ボタンをクリックすれば、私も各製品を使えるようになります。

もう一度、同画面を表示すると「未処理のサブ管理者への招待はありません」と表示されました。

メイン画面から「サービス利用者の選択」リンクをクリックすると、以下の画面が表示されます。これは、カレントユーザーである私が、自分自身で購入しているトヨクモ製品を使いたいのか、それとも招待されたサブ管理者として利用したいのか指定するための画面です。

プリントクリエイターとKintoneアプリの接続設定

ではNさんのサブ管理者として、プリントクリエイターを使っていきましょう。 まずはKintoneアプリとの接続設定です。ここではKintoneのURLを設定します。アプリによっては更にセキュリティ設定をしているかもしれませんので、そこではIPアドレス制限やBasic認証による情報も入力してください。これはオプションです。

メイン画面らしきものが表示されました。この段階では、まだ何もアプリが登録されていません。画面右上のプラスボタンをクリックします。

Kintoneアプリの設定登録画面では、アプリのURLとアプリ名、それにAPIトークンを設定します。 APIトークン発行の操作手順については別記事に詳しい設定方法を書きましたので、参考にしてください。

次に、JavaScriptをダウンロードして、利用予定のKintoneアプリにアップロードします。「JavaScript のダウンロード」をクリックしてファイルを保存した後、このファイルをKintoneのアプリにアップロードします。

Kintoneに画面を切り替えて「アプリの設定JavaScript / CSSでカスタマイズ」画面で先程のファイルをアップロードします。

プリントクリエイターに画面を切り替え、「＋帳票設定の登録」をクリックします。ここでは適当な名前を設定しましょう。

帳票の作成

では、実際に帳票を作成してみます。 ホーム>kintoneアプリの詳細　画面で「＋帳票設定の登録」ボタンをタップします。

次に「帳票設定の編集」画面で、帳票の大まかな設定を行います。最後に「変更の保存」ボタンをタップします。 すると「ホーム>kintoneアプリの詳細」画面に戻るので、先ほど作成した帳票名の行の右側、「帳票レイアウト」の鉛筆アイコンをタップします。

「帳票レイアウトの編集」画面では、表示したいどのデータを、どこに表示するのかマウス操作だけで可能なので、ちょっと感動します。こんなに高機能なものがWebアプリだなんて…。 最低限覚えなければならないのは、kintoneのレコードを表示するときは {%フィールドコード%} の形式にすると表示できます。 いきなり真っ白な画面に表示位置を指定する、というのは心もとないと思いますので、先程の「帳票設定の編集」画面で「背景PDF」を指定すると、みなさんが今まで使っていた帳票の上にkintoneのデータを表示できます。この高機能さに感動しました。

「変更を保存」ボタンをタップして、連携しているKintoneアプリのレコード詳細画面を見ると、以下のようなドロップダウンリストとボタンが表示されています。「出力」ボタンをタップしてください。

PDFが出力されました！今回はサンプルなのでシンプルすぎる内容ですが、「背景PDF」を使ってお好きなレイアウトでPDFを出力することができます。

製品の感想

Webブラウザで細かな帳票を出力できるとなると、今までずっとWebアプリの弱点であった「印刷機能が弱い」が克服されたと感じました。 企業間のやりとりなどに関して、まだまだ帳票を使う場面は多いかと思います。そんな時にプリントクリエイターがあれば、うまく紙文化との橋渡しができるでしょう。

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Kintone導入検討時のご相談から、導入後の利活用・定着化に至るまで、私たちは、お客様と「伴走」しながら思いを込めてサポートいたします。ご相談無料ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

執筆
kintone推進チーム
UnsplashのMika Baumeisterが撮影した写真