私が経営している会社は常時雇用従業員が4名という小さい開発会社です。（※2022年3月現在) 創業は2018年6月で、今年は創業から4年目の年です。

創業時から、弊社はフルリモートワーク＆オフィスレス。社内フローはできる限りデジタルで、なおかつ自分ひとりで完結するように仕組みを作っています。

例えば、経理業務にはマネーフォワードを契約しているので、経費精算、請求書管理、大体のことはPCで完結しています。契約書も法改正も進み、紙ではなく電子署名に対応していただけるクライアント様も増加しており随分手間が減ってきました。

税務については創業3ヶ月後に決算月を設定していたため、税理士と早々に顧問契約をしたり、労務については入社手続きだけ労務士にスポットでお願いするスタイルを取り、バックオフィス業務を一人で回しています。

経営者は本業に集中するため、この手の業務は手放した方が良いと言われていますが、業務効率化、仕組み化しながらやっているので負担は少なく、初めは1年間だけと思ってやりだしたところ、気がついたら4年もやっていました。

■バックオフィス改革のきっかけ

そんなバックオフィス事情の弊社ですが、もっともっと効率化できるのではないか？と感じたきっかけに「印鑑」があります。
バックオフィス効率化の最大の障壁はやっぱり印鑑だと思います。減ってきたとはいえ、まだまだ必要とする手続きが多くあります。

例えば、相手側の手続きがオンライン化されていないため、紙でのやり取りが必要で、紙を証明書にしたためるために押印も必要で、その窓口が銀行となって……というケース。。

そして稀に口座のある支店で手続きが必要な場合があります…。

これが厄介な理由は弊社側にも理由がありまして、墨田区が本社なのに、取引銀行はITベンチャーの聖地の渋谷で口座開設をしてしまったので、行って帰ってくるだけで通常約3時間かかってしまいます。

さらに銀行はコロナ禍で窓口対応の人数を減らし、人数制限を行うので通常より時間がかかるようになっていました。

マイナンバーがあれば銀行に行く回数が減り、長時間待たされることも少なくなるというメリットはマイナンバーカードを取得する動機にようやくなりました。

＃2に続く