こんにちは！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです！

ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう36回目。
今回のひとりごとは、「記憶の欠片をちりばめる」です。

1．記憶力はアテにならない？

学生の頃に培った記憶方法ノウハウは様々あると思いますが、記憶力はどうしても、年齢や時間経過に応じて薄れゆくものです。

瞬間的に記憶したり、大まかに記憶することは出来たとしても、何もかもすべてを記憶して都合良く引き出すことは容易ではないでしょう。

例えば、昨年10～12月の部門別売上累計は覚えていても、各月の内訳詳細やアクション詳細となると、すぐに思い浮かべることは難しくなります。

この辺りはまだ資料やデータを見返せば確認できますが、日々の作業や業務内容については、作業メモ等を残さない限り、成果物や結果状況を確認して前回の記憶をたどる必要が生じます。

もしメモをしていなければ記憶を掘り起こすしかないですが、この「思い出す作業」は曖昧かつ時間がかかりますし、思い出せないことや記憶違いをすることもあり、記憶力だけを頼りにすることは少々危険と言えます。

2．メモもアテにし過ぎてはいけない？

社会人ならばよく見聞きする「メモを取る」も重要です。

最近はPC端末でメモを取る機会が多いため、仮に走り書きでメモしたとしても書き直す必要があまりない、あるいは時間がかからなくなりました。

手書きによる走り書きは時間が経つと記載内容が読みにくくなったり、記載した意図が曖昧になるため、ある程度の清書や補足の追記は必要ですが、起動に手間いらずですぐに用意してざっくり書けることはメリットです。

ただ、この「清書」が思ったよりも手間のかかる作業で、個人的にはこのせいでPCでメモを取ることにシフトしました。
性格の問題もあるとは思いますが、見やすくするための書き直しがPCメモよりも倍以上時間がかかってしまいます。

この手間が面倒だからととりあえず書いてあるから良い…と思って放置していると、見返した際に記載内容が良くわからなかったり、あとで補足しておこうと思ったことが抜けていることがよくあったため、PCメモに移行するのにあまり躊躇はありませんでした。

PCメモの注意点は入力速度がなければメリットになりませんので、入力速度アップのために練習や、音声自動記録機能を使用する等の工夫が必要ですし、要所で入力し切れないシーンもゼロではなかったため、確認してメモをまとめられる状況を作り出すには経験や対策が必要です。

3．記憶の欠片をちりばめる

記憶力はど忘れ、メモは入力ミスやメモ内容不足、欠損による確認困難さが弱点として存在します。
そこで考えた結果、「必要な情報がコンパクトに呼び出せる方法」が重要ということで、メモと同時に「記憶の片りんを残す」ようにしています。

例えば、メモを取りながら反芻して声に出して確認することで、「文字×音声」で記憶からもメモからも記憶がよみがえるようにしたり、実作業をしながら並行してメモを取ることで、「作業視覚情報×文字」として記憶とメモをリンクさせるようにしています。

そのメモを見れば、声に出した内容が記憶からよみがえり、手順が容易に思い出せるようになったり、閃いた効率の良い作業は実作業をしながらメモも残す、といった要領で「記憶の欠片をちりばめる」ようにします。

そうすると、ある程度時間が経ったとしてもメモを確認したら「文字×音声」や「作業視覚情報×文字」の組み合わせで記憶が呼び戻され、状況と次のアクションが浮かび上がり、短時間で作業が再開できるきっかけになりやすくなります。

これは例えば、朝出勤してパソコンを起動すると「付箋アプリ」が起動して当日作業リストがすぐに確認できたり、「カレンダーアプリ」が起動してスケジュールが確認できたり…といった連携です。

つまり、「記憶を掘り起こすトリガー」をなるべく周りにちりばめておくことで、何かの「トリガー」をきっかけに連動して記憶が呼び起せるようにしておき、記憶だけに負荷をかけないようにすれば良いワケですね。

社会人が何かを探す時間をWEB検索してみると、年間で約150時間程度あるようです。
この「記憶を掘り起こすトリガー」は、確かに「トリガーをばらまく」際は余分に時間をかけることになりますが、最も時間のかかる「記憶を頼りに思い出す作業」が短縮できるため、結果としてこの年間150時間を短縮することも可能となるのではと思います。

時短にこだわり過ぎるあまり面倒な手間が増えないようには気をつけましょう…そんな今日、この頃です。

以上、キャンスタ編集部 RPAエンジニア りっさんでした！