こんにちは！ WorkWithプロジェクトです。

おかげさまで注目して頂いているWorkWith本町が、新たに3階部分をオフィススペースにするべく改装をスタートしました！
来年4月のオープンを目指して現在工事中です。
工事の様子を今後も発信するのでお楽しみに！

フリーアドレスはいつ生まれた？

WorkWith本町・米山には入居者が自由に使えるシェアラウンジがあります。社外の方との打ち合わせや、心機一転してデスクワークをするために利用する方もいらっしゃいます。

こういったオフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことを『フリーアドレス』と言います。

IT起業やベンチャー企業など、自由度の高い会社の新しい働き方と思われがちですが、実は世界で初めて導入されたのは1987年で、日本の「清水建設技術研究所」が採用したのが初めてのことだそう！ そこから90年代に本格的に導入する企業が増え、2000年代にかけて浸透したと言われています。

テレワークを取り入れる企業が1984年頃から出現し始めたことも、こういった働く環境の変化に関係するのかもしれませんね。

フリーアドレスのメリット・デメリット

オフィスの移転や、働き方改革の一環として導入されることの多い『フリーアドレス』ですが、そのメリットやデメリットをしっかりと知った上で、導入しなければなりません。

一つ目のメリットは、コミュニケーションの促進が期待されることです。いろいろな席を自由に座れることで、固定席の時には関わる機会が少なかった社員とコミュニケーションを取ることが出来るようになります。その結果、部署や立場を越えたコラボレーションが生まれたり、新しいアイディアが閃いたりと、さまざまな効果が期待されます。

二つ目のメリットは、業務内容に合わせてさまざまな席を選べるようになることです。複数人でアイディアを出し合いながらディスカッションをしたい場合は大きなテーブルのある席を選んだり、1on1をしたい場合は個室を選ぶことができます。スペースを使用用途に合わせて活用できれば、休憩スペースを設けることもできるので、より社員間のコミュニケーションが図れますね。

三つ目のメリットは、上記のように社内でダイレクトコミュニケーションが取れる場を設けることによって、意思決定までのプロセスにミーティングの設定やメールの送信などを挟む必要が無くなり、業務を効率化できることです。生産性の向上が期待されますね！

フリーアドレス導入の前に必要なこと

反対に、『結局固定席になりやすい』『集中しにくい』『マネジメントしにくい』などのデメリットもあります。

「上司がお気に入りの席はなんとなく座りにくい。」
「集中したい作業中に話しかけられたり、オンラインミーティング中の声が気になる。」
「オフィスのどこに誰がいるのか把握できない」
などのような意見が挙がることもしばしば。

固定席の問題については、席の予約システムサービスを使ったり、位置情報の把握には入退室管理システムを使うなどの解決策がありますが、オンラインミーティング中の声のせいで作業に集中できない問題には、そもそも社員がフリーアドレスで働く際のルール作りが適切にされていない可能性があります。

業務進捗ミーティングやブレストには『仕切り付きブース』、評価面談やプレゼンには『会議室』、朝礼は『オープンスペース』で行い、1on1などより気密性の高い会話であれば『個室テレワークブース』を利用するなど、気密性と人数にあわせて適切な場所で働くようにルールを周知させることが大切です。

ルールには、気密性と人数制限の他、
・オンライン会議実施NGの場所を作る（ランチ利用優先など）
・声かけNGのスペースを作る
・長時間独占利用しないように時間管理システムを導入する
などの制限をかけると良いでしょう。

会社の人数やレイアウトによってどのタイプのスペースを重要視するかは変わりますが、フリーアドレスのオフィスで働く社員にとっては、4種類の場所全てある方が過ごしやすいのは間違いなし！

フリーアドレス化に対応している企業であれば、『なぜ自社がフリーアドレスを導入するのか』という目的もしっかりと社員に共有した上で、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？