Twitterにて周知、都内で開催した、100人規模の調査士オフ交流会の運営について、その備忘録や失敗したことなどを書いていきます。
今回の経験を踏まえた具体的な開催手順は最後のまとめに記載しています。

○開催内容

対象：土地家屋調査士に関わりのあるTwitter利用者（本職、有資格者、受験生、近隣士業など）
人数：100人規模
場所：東京駅近隣
形式：立食飲み放題　5時間

○交流会の設定時系列

起案
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日程と大体の場所決定
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一次告知（参加人数把握）
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会場決定
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幹事の召集
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イベント内容の決定と幹事割り当て
（記念品や翌日イベントなど）
↓
二次告知（本申込）
↓
開催

○人数把握

開催日程が定まった後、Twitterで参加人数把握のための一次告知を行いました。
ツールは調整さん（https://chouseisan.com）を利用し、参加意思の確認をしました。

○会場選定

大体の人数が把握できたところで、会場の選定を行いました。
場所は、地方からいらっしゃる方を考えて、新幹線沿線の東京駅、品川駅、交通のハブとなる新宿駅の近郊に限定しました。
100人入る会場として、大規模な居酒屋や結婚式の2次会場、多目的のレンタルスペースでのケータリングが候補に上がりました。
長時間の会場確保を念頭に置くと、都内で1人1万円を切る会場はなかなかなかったです。
また、会場によっては最低保証金額が設定されており、100人だとこのクリアが結構ギリギリでした。
開催の3〜4ヶ月前に会場を探しましたが、この頃でもうすでに予約が入っていた会場もありました（８月の土曜日大安で結婚式とカブっていたのも原因）。
幸運にもいい会場が見つかりましたが、下見などを入念にするなら半年前くらいから準備すべきでした。

○幹事の選定

幹事は、普段Twitter上で付き合いがあって信頼できる方8名ほどに声をかけ、グループLINEで情報交換をしました。
みなさん優秀なこともありましたが、この人数が非常にちょうどよかったです。
頭数をそろえた後にLINEで相談しながら交流会の内容を決めていき、必要な役職（会計１、司会１、受付３、広報１、記念品係１、翌日バスツアー係２）を割り振りました。

○決済について

前回の名古屋オフ会（50名未満規模）では当日に一人ひとり現金決済を行ったところ、管理が非常に大変だったという話を聞いていたので、さらに人数が増える今回では当初から事前決済を考えていました。
振り込みやpaypayなどの電子マネー決済、オンラインストア形式などいろいろ方法を考えましたが、作成や管理の手間を考えるとボランティアでは厳しかったため、利便性優先でイベントペイ（https://lp.eventpay.jp/）を使用しました。
決済額に数％上乗せで費用は掛かりますが、領収書も発行できますし、管理側も決済する側も扱いやすいと思います。

○参加者の管理

調整さんやイベントペイではTwitterのアカウント名（自由に変えられるハンドルネーム）しか記入してもらわなかったため、参加意思表示した方と決済を完了した方をTwitter上で特定しきれない事態が発生してしまいました……。
Twitter上でコンタクトをとるならばユーザー名（@から始まる変更不可の部分）を把握しておくべきでした。

また、Excelで参加者確認リストを作成していたのですが、この修正や共有が上手に行きませんでした。
Googleドライブ等での共有の仕組みを整備しておくべきでした。

改善案として、以下が考えられそうです。

・最初にオフ会用のGoogle(gmail)アカウントを作り、幹事はGoogleドライブ上に作った共有フォルダ上で参加者リストや資料を共有し、管理・運営を行う。Excelはフィルター、ナンバリングを付与し集計しやすくする。

・調整さんではなく、Googleフォームで参加表明を募り、フォームでは「参加の意思(◎、◯、△)」、「メールアドレス」、「SNSのアカウント名とユーザー名」を聞く。

・Googleフォームでの参加表明者への連絡は、メールやGoogleドライブにて参加者用の共有フォルダ(閲覧のみ。管理者以外編集不可)で行う。Googleドライブの更新情報は下記の告知アカウントで周知する。

○詳細の告知

交流会の詳細告知はTwitterの鍵アカウントで行いました。
名古屋の時にこの手法で行っていたとのことだったので踏襲させてもらいましたが、クローズドの環境で情報交換できる場所を作ったのは、第三者への情報漏洩によるイタズラ防止や写真の共有などにとても有用でした。
しかし、鍵アカウントでフォローしてもフォローされた側に通知がいかないようで、この鍵アカウントをフォローしてもらうのには一工夫必要でした。
そもそも鍵アカウントからのTL告知は目に付きづらく、グループDMも参加者のリアクションで連絡事項が流れてしまい、扱いづらい印象でした。

これも改善案として、以下が考えられそうです。

・最初にオフ会告知用のX(Twitter)アカウントを、鍵アカウントではなく、通常のアカウント作る。クローズドで共有したい情報は、上記のGoogleドライブで行う。このアカウントからフォローするのは幹事とGoogleフォームでの参加表明者のみ。告知はこのアカウントから行い、幹事は投稿をRTして拡散する。

・会場・会費等が決まったらイベントペイのリンクをメールやTwitterDMで流す。イベントペイでは、「メールアドレス」、「SNSのアカウント名とユーザー名」に加え、ここで「氏名」を入力してもらって本人確認を行う。個人情報保護の注意書も忘れずに。

・「メールアドレス」「SNSのアカウント名とユーザー名」でGoogleフォームとイベントペイでの入力内容をリンクさせ、参加者を特定する。

・決済締め切り間近になったら、参加表明は来てたけどイベントペイで決済してない人については追跡を行う。

イベントペイでも、入力フォームや参加者へのメール(送信のみですが)の文面がいじれるため、ここでちょっとアナウンスを行うこともできそうでした。

○当日

上記の参加者リストを使い、参加者用の名札と受付リストを作りました。
名札はダイソーの中粘着シールに、Twitterのアカウント名とアイコンを印刷したものを使いましたが、粘着力が弱く途中で服から剥がれてしまったので、少し値は張りますが「強粘着」のシールのほうがよさそうです。
受付リストは登録順にしてしまいましたが、あいうえお順にした方が受付がしやすいと思います。

会場ルールは以下の感じでした。
・希望する人は名刺交換OK（名刺には自分のアカウント名を書いておくのがおすすめ）
・ツイートの際は許可のとれていない個人名を出さないこと
・写真のSNS発信は良識の範囲内で、許可のとれていない個人が特定できるような映り込みを避ける
・集合写真の撮影時、顔を出すかは任意で
・二次会はそれぞれで

○まとめ

・最初の段階で告知ツールやデータ共有のしくみを整備してテストすべき
・会場選定は半年くらい前からやるべき
・幹事は少し多いくらいのほうがいい
・多少お金かかっても集金のツールがあると便利
・参加者の情報や連絡手段は複数確保すべき（管理は注意）

最後に、今回の反省を踏まえた開催準備の時系列を記します。

告知用のTwitterアカウント、データ共有用のGoogleアカウント、決済用のイベントペイアカウントを作る
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[イベント半年前]
Twitterアカウントから開催告知、RTで拡散
Googleフォームにて参加表明を募る（参加意思、メアド、Twitterアカウント名・ユーザー名）参加表明の期間はひと月くらい
参加表明者は順次Twitterアカウントにてフォロー
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[イベント４～５か月前]
大まかな人数に応じて会場選定、幹事の招集
Googleフォームの内容から参加表明者リストを作成、幹事共有フォルダで共有
開催内容と参加費、参加ルールなどを相談（Googleドキュメントで議事録作成）
↓
[イベント２～３か月前]
会場、会費が決まったら、イベントペイの決済ページを作る（メアド、Twitterアカウント名・ユーザー名・氏名）
会場、会費、ルール等の案内文を参加者共有フォルダで共有
決済ページのリンクをメール、TwitterDMにて送信
以上の内容は告知用アカウントで発信、RTで拡散
↓
[イベント１～２週間前]
参加表明者リストと決済完了者リストを照らし合わせ、決済期限を過ぎても決済していない人を追跡
↓
[イベント２～３日前］
リストから名簿と名札を作成
↓
[イベント当日]
当日の写真は参加者共有フォルダで共有