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『Notion』で情報を引き出しやすい状態を維持するためのノウハウ

3月に弊社のエンジニアブログである『LCL Engineers' Blog』にて、Notionの使い方についての紹介記事を公開しました。あれから月日が経ち、運用方法がいくつか変わっているので今回はnoteに公開してみようと思います。

※ 当記事ではNotionの機能についての説明は割愛させていただきます

🙈 表記が日本語と英語で統一性が無いことは目を瞑ってください

サイドバー

「WORKSPACE」では仕事に関する情報を、「PRIVATE」では個人的な情報を集めた情報を管理しています。「WORKSPACE」は共有することが本来の役割ですが、私は完全個人利用なので分類の用途でしか使っていません。

🏢 LCL - 会社用の親ページ

Notionといえば、もう定石となっているトップページです。先日新しく追加された「Callout」表示でセクションを区切っています。

以前までは採用や目標ごとで中間的にまとめた子ページを設けていましたが、子ページを廃止して階層をひとつ上げることで直ぐにアクセスできるようにしました。

Notionはいくらでも深く階層を作れますが、深くなるほどアクセスが悪くなり情報を横断しづらくなるので、極力浅くなるように意識した方がいいと思います。

最近は孫ページはメモや議事録など量産型ページのみを許容し、情報をまとめるページは子ページまでにするように心掛けています。

🔑 パスワード

サイトのログイン情報や極秘の情報は1Passwordで管理していますが、検証時に使った情報や一時的なメモはこのページで管理しています。

Gallery表示にすることで、中身の文字や画像がサムネイルとして表示されるので一覧性が高くなります。

💡データベースを含むページは横幅を最大にした方が情報力が増えるのでページ毎に変更することをおすすめします。

📅 Weekly Agenda

曜日ごとにどれだけ固定のタスクやMTGがあるかを可視化したかったのでこのページで管理しています。とはいえ、書いてあることを毎週やる訳でもなければ、書いていないのもあるのであまり活用はできていません..

このページは、Notion Template Gallery のテンプレートを採用しました。
たくさんテンプレートがあるのでいろいろ試してみるのも楽しいです。

🗒 Notes - 議事録やメモを管理するページ

以前はMTG、目標、採用 等々のメモや議事録を各々に子ページを設けて一覧化していましたが、これらの情報は経緯等の時系列が大切なのでひとつのページで横断的に管理するようにしました。

Calendar表示にすることで、どのタイミングでその情報を話したのか、決定したのか、またはメモをしたのかがわかりやすくなるのでおすすめです。

🗂 日報 - ニコニコカレンダーと日報を管理するページ

個人的に日報を書くようにしており、絵文字が使えることを活かしてニコニコカレンダーにしています。絵文字とタイトルで過去の心情が一目でわかるので、この月は忙しかったなとか振り返れて面白いです。

ちなみにテンプレートは👇のような感じで至ってシンプルです。

全てのページ共通で ✏️をWIPの表現として使っており、テンプレートの絵文字はこれで統一しています。

下書きの絵文字をちゃんと設定することでサボった時もわかりやすいです。

📝 LCL Engineers' Blog - エンジニアブログの記事を管理するページ

noteページも同じように管理しています。一覧の上には執筆時の心得としてInkdropを個人開発で運営されているTAKUYAさんの記事の言葉を引用させていただいています。

このようにデータベースページではなく、シンプルなページに含めて運用することで意識しておきたい言葉や画像などを常に視界に入れることができるのでおすすめです。

🛠 施策一覧 - いつかやりたいタスクを管理するページ

こちらはタスクを溜めておくページで面白みはないですが、強いて言えばひとつ前で書いたこととは反対にデータベースページとして運用しています。

データベースページはリンクをコピペして別のページで中身を展開することができるため、全てのタスクをこのページで管理した上で他のページではタグでフィルターして関連するタスクのみを表示しています。

例えば、採用関連の情報をまとめた子ページで採用についての施策を管理していた場合、そのページを開かないと視界に入らず忘れてしまいますよね。いつかやる程度のタスクなので認識した上で放置されているのはいいのですが、それ自体を忘れてしまっては管理できていないのに等しいです。

これは議事録やメモを管理しているNotesページにも言えますが、全ての情報を管理するツールだからこそ、情報が散らばって忘れ去られないように俯瞰できる状態にすることが大切だと思っています。

まとめ

今回はここまでにしたいと思います。Notionをこれから活用していきたいという方の参考になれば幸いです。

Notionはいろいろな表現で多くの情報を整理できる分、情報が増えてくると他のツール以上に管理が行き渡りづらくなってしまいます。

いくつかの決まりごとを設定することでより管理がしやすくなるので、これからも定期的に管理方法の振り返りをして情報を引き出しやすい状態を維持していきたいと思います。

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Yamshta

プロダクト開発と組織づくりと効率化が好きなエンジニア

それ、Notionでできます

「Notion」(https://www.notion.so/) というツールって、何でもできるんです。一方で、何でもできるから使い方に迷っている人が多いと思い、Notionの使い方についてまとめていこうと思いつくったマガジンです。 イベントはこちら → https://...
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