ミスを防ぐためにチェックリストより有効なこと
業務改善のコンサルで入らせていただいている企業の方に、こんなご相談をいただきました。
チェックリストの内容は特に問題ないのですが、チェックリストってだんだん形骸化して機能しなくなります。
最初はちゃんとチェックして機能していても、悪い意味でだんだんチェックリストに慣れてしまって、ざっくり確認して✔︎を入れてしまったり、チェックリストに✔︎を入れることすら忘れてしまうことも…
私も身に覚えがあるし、プロジェクトマネジメントしていた時もメンバーに対して感じることがありました。
そうすると、チェックリストの役割が果たさなくなってしまうんです。
ではどうするか?
ミスを起こさなければいいんです。
つまり、ミスを起こしにくい仕組みを作ればいいんです。
そのためには、
なんでミスしてしまったのか?
ミスしやすい状態になっていないのか?
から確認します。
今回の例だと、Googleスプレッドシートで月ごとのシートを作って仕事をしていたところ、間違って次の月のシートの仕事をしていたので、手戻りが発生してしまったとのこと。
で、あれば、スプレッドシートを間違えないような工夫を入れます。
Googleスプレッドシートは、開いた時に一番左のシートが開くので、今使っているシートは一番左に寄せておく。また、シートに色を付けて置く。
(ちなみに、Excelの場合は、前回保存したシートが開きます。)
今回は、そんなお話をして、ミスを減らせるか試していただくことになりました。
もちろんチェックリストも全く無駄なわけではないけど、結構めんどくさいし、どうしても人は慣れが出てきてしまうので、いつの間にか形骸化してしまいます。
それなら、こんな風に根本原因で対策しておくのがおすすめです!
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