Zapierを活用してGoogleカレンダーとTrelloでイベント進捗管理をする方法

最近、社内で開催するイベントをいろんな人たちがそれぞれ運営しているため、誰が何のイベントを担当していて、何のタスクが終わっていないか進捗管理をする必要が出てきました。

ただ、僕の大好きなNotionを社内で使うにはハードルが高いと判断し、Trelloを使って進捗管理をしようと考えました。

イベント開催までのざっくりとしたフローは、以下となります。

1)イベント候補日を複数抑える
2)イベント開催日が決定する
3)見出し画像を依頼&作成する
4)告知記事を作成&公開する
5)イベント参加者にメールを送る
6)イベント参加者にリマインドメールを送る(前日)
7)イベント開催準備をする

イベント開催日については、Googleカレンダーで予約をおこなっているのですが、候補日は複数入れているため、Trelloだけを見ていてはGoogleカレンダーが変更されておらず、「候補日に他のイベントを予約したいんだけど、これって今どうなっているの?」となってしまうのを、どうにか防ぎたいなと考えました。

そこで考えたのが、以下のフロー。

1)Googleカレンダーに候補日を追加すると、Trelloにカードが作成される
2)イベント開催日が決定したら、Trelloのカードをアーカイブすると、Googleカレンダーの予定が削除される

理想は、Googleカレンダーでイベント候補日を作成した後は、Trelloだけを見ていれば進捗管理ができること。

そこで、社内のZapierマスター・岡野さんに相談したところ、その場で考えてオートメーション化してくれました。今回は忘れないように、その方法をまとめてみます。

※ Zapierについては、今回の記事に関しては知っている前提で話を進めます。知らない方はGoogleで検索してみてください。

・・・

1)Googleカレンダーで予定を作ったら、予定のIDを説明に記載したTrelloのカードを作成する

・Trigger : Googleカレンダー(New Event)
・Action : Trello(Create Card)

指定のGoogleカレンダーとリンクさせ、このGoogleカレンダーでイベントが追加されたら、Trelloにカードを自動で作成させるようにします。

そのときのポイントは、GoogleカレンダーのIDをDescription部分に記載しておくこと。(2)で使用します。

2)Trelloのカードがアーカイブされたら、カードの説明に記載しているGoogleカレンダーのIDを使って予定を消す

・Trigger : Trello(Card Archived)
・Action : Googleカレンダー(Delete Event)

Trelloに自動作成されたカードをアーカイブすると、GoogleカレンダーのIDに紐づくイベント候補日が削除されるようにします。

ポイントは、2つ。

「Event(required)」の箇所は、【Use a Custom Value (advanced)】でOK。「Custom Value for Event ID」の箇所は、【Card Desc】にします。(1)でIDをDescription部分に記載していたので、それと連携させるためです。


以上です!あとはTrelloで進捗管理を行えばOK。

事前にチェックリストをつくっておけば、Add Checklistでタスクを引っ張ってくることが可能です。

・・・

ちなみに、Zap(上記のようなオートメーションをZapierでは“Zap”と呼びます)作成後にGoogleカレンダーとTrelloの連携用のページを見つけました。時すでに遅し(笑) 

今回のZapをつくってもらって、言語化できることって、Zapierなら何でも出来るかもしれない!と思いました。

ちなみに、Zapierのサービス説明が素晴らしいんです。忙しい人のための簡単にできるオートメーションツール。重要な仕事に時間を遣えるように、自動化できるところはどんどんラクしていきたいと思います。

Easy automation for busy people. Zapier moves info between your web apps automatically, so you can focus on your most important work.


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平野太一

noteディレクター👨‍💻 / 整理・整頓・アレンジが得意で、Product Hunt巡りが趣味です / 好きなツールはNotionとZapier / 週3日の自炊で使い切れるレシピ集「#週3レシピ」の撮影・試食を担当しています / 週1くらいのペースで更新予定

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