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企画だけして集客は丸投げするスタイルのイベント運営

どうも、齋藤やんじぇです。

5月末に車関係のイベントを企画しています。
イベント運営代表者として企画運営全般を担当します。俗に言うイベンターというやつですね。
色々社会の流れや勉強になること、得られることが多いので定期的に多ジャンルでイベントを興しています。

今回のイベントはこちら。

第1回J-AutoShow
https://www.j-autoshow.com/project/j-autoshow/

車好きのためのミーティングとYouTubeチャンネルを連動したコンテスト企画の2本立てです。
エントリー料金を取るのである程度コストをかけても回収、利益をあげることのできる企画です。
かつ、参加者にも参加料金以上の付加価値を与える。いつも言ってますが全ての人がウィンウィンになるイベントになることを前提に構成しています。

イベント運営で最も肝心なところは参加者の集客。
私はこの部分を丸投げしています。
こうすることで、集客問題に悩まされることなく企画に全振りすることができます。

今回、合同開催ミーティングということでまず交友のあるドレスアップカークラブの会長や、既に定期開催されているカーミーティング主催者を運営側に招き入れました。
この方達は、普段趣味としてイベントを自ら企画されている方です。
その方たちを運営サイドに迎え入れることによって、集客自体をお任せするかたちです。
つまり、別のイベントからの集客ロンダリングですね。こういうやり方もあります。

もちろん、運営側にまわるメリットも用意しておきます。今回は、コンテストの賞として個人名のついた賞と選定権を付与、またエントリー料金を無料に、そしてYouTubeでとりあげることによって各団体の宣伝に繋がるという見返りを用意しています。
人件費をマネーではなく別のもので付与することで、運営費を大幅に抑えることができます。

もちろん、運営メンバーの方々も皆納得のもとやっていただいています。皆開催が待ち遠しいと精力的に活動して頂いています。

集客は運営メンバーがSNS各種で行ってくれています。もともと無償で趣味としてイベントを企画開催されている方々ですので、皆モチベーションが高い。

大きいイベントを開催するには、開催場所を用意する必要があります。普段事業としてイベントを興していない方々はここがネックとなります。
そこで私の役割はその場を確保して与えること、今回は高雄パークウェイという有料道路の150台収容可能な駐車場をおさえました。

場を用意してイベントという箱を作りました。
後は皆さん自由にやってください、というスタイルです。

集客はこのように、運営メンバーが自発的に行ってくれています。前提として数千人のフォロワーを持っている方々ですので、信頼による集客力は段違いです。ついでに出展者まで引っ張ってきてくれました。

ここが今回のイベントのキーとなるポイントです。
企業主体のイベントではなく、影響力を持った人と協力してイベントを興すスタイル。

もちろん、このように全面的にバックアップしてもらうにはそれまでのお付き合いがあってこそです。
搾取する関係では成り立ちませんので、常にウィンウィンであること前提の付き合いを積み重ねることで実現可能なやり方です。

日頃信頼のおけるお付き合いを心がけていると、こちらから協賛のお願いをしなくても先方からサポートの申し入れをいただけるというケースも。

参加者向けの参加賞の粗品を提供いただける模様。

フライヤーを用意して欲しいといわれたのですぐに作って送りました。

ビラ配りは通常であれば、運営メンバーのケツを叩いて撒いてもらう必要があります。これはメンバーにとっても負担となりうる作業です。
ですが、このように運営メンバー側から作ってくれと頼まれました。無関係の人にばらまくのではなく、参加の見込み客に直接手渡しで配れる環境があるということです。これは、見込みのない人に配るのとは比べ物にならないくらい集客に繋がります。

必死に参加をお願いするようなイベントは先が見えています。このようなイベントを企画しました、来たい人は来てねでどれだけ集客できるかが勝負です。となると、やはり集客とは呼びかけるだけでなく魅力的なイベントを用意すること自体が集客へと繋がっていくことになります。

タイトルでは集客は丸投げとなっていますが、直接的な勧誘という意味です。間接的な方法として魅力的なイベントを企画することがイベンターにできる集客ではないでしょうか。

このような小規模なイベントで経験を積んで、いずれは大規模な商業イベントも興してみたいなと思っています。

以上、齋藤やんじぇでした。

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やんじぇ

フリーなフリーランス。 趣味を楽しみつつ仕事に繋げていくことが楽しみ。 noteではごちゃっとした頭の中を整理しつつ、自身で学び考え試行錯誤したことを失敗談なんかも交えながら発信していければ。 カスタムカーメディア『J-AutoShow』台湾インバウンドメディア『台灣.京都』運営

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