え〜と。
何から話しましょうか。

もともとのはじまりは、今年になって「請求業務も自分でやるように」というお達しが出たところからでした。
これまでは、請求の金額チェックまでは行っていて、それをジムさんに持っていってジムさんが再チェック、そして請求までをやってくれてました。
でも、インボイス、クラウドなどいろんなものをジムさんが請け負うことになり、「もともと請求は自分が一番把握してるんだから、それくらいは自分でやるように」ということになったのです。

会社、やめようか、思いました。
だって、キチキチに仕事していて、それにさらに業務が増えるってどういうことよ！です。
そして「請求を各自でやる」って管理者が決めた割には「あかつきさんがまずは覚えてきて」と丁稚奉公に出されて、ジムさんにひとつひとつ教えてもらって。
ノート取りながら覚えて・・・です。
ほんとにまあ、困ったもんです。

ところがですよ。そこで真っ先に気づいたことがありました！
「すべてのデータを（紙の現物の）ファイルに揃えて事務所（お隣の部屋）に持っていくよりか、自分のパソコンで直接入れた方が断然早いじゃないか！」ってことでした。
データを持っていくには、ファイルからその部分だけを分けなければなりません。
その手間が省けたのが、意外にも時間短縮になったのです。

え？　つまり、ひと手間ひと手間かけてた部分で時間がかかってたわけよね？
もう、それって自己判断で全部はずしていいんじゃね？

そう思って、ジムさんに持っていくファイルを破棄。
ファイルが半分になりました。

そのあとは、もう調子に乗って断捨離です。
「いらないものは即座に捨てる」
「未処理箱に書類をすぐに放り込むのをやめる」
「机の上には、今作業に必要な資料とパソコン以外は何も置かない」
そういったことを決めて、わたしの机の上はひろびろひろびろになりました。

一枚二枚の書類が私のところに来たとします。
それを「未処理箱」に入れず、読んだらすぐにその場でファイリングします。
それは一見手間がかかるように見えましたが、「未処理が増えないのはとても気持ちがいい！」ことでした。

そして、終わったファイルはその都度、所定の場所に収納する。
これも一見手間がかかるように見えましたが、５〜６冊のファイルを常時出しっぱなしにしていた頃よりも、探す煩雑さが減りました。

よく使う文章はテンプレにして、中身を少々替えるだけにする。
バインダーに挟まっていた業務管理表は、パソコンで打ち直しました。
大事なところは黄色いセルに。終わったところはグレイのセルに。
手書きのときよりも断然間違いが少なくなりました。

とにかく書類を机の上に溜めない。
ファイルを置かない。
空中戦で、机に着地する前にファイリング。

これで処理能力が２倍になったと言っても誰も信じないでしょうね。
でもね。うん、２倍は早い。
毎日時間は余裕のよっちゃん。

他の人にも、「テンプレつくりますよ〜」とか「業務管理表、使いやすいの作りましたよ〜」なんて言うけれど、「忙しいから覚える暇がない」って無視されてます。

お片付けと、その場処理。

たったこれだけのことなのに。

ほんとにこれで仕事が早くなったのよ！
信じてくれなくてもいいけど。

#仕事について話そう