こんにちは、リーガルテックベンチャーLegalForceの人事担当、成定と申します。昨今「ちょっとみなさんのお役に立てるかも？」というトピックが見つかったので、書いてみようと思います。

当記事を書いたきっかけ

いつも活用しているATS、HERP ATSの開発会社であるHERPさんのユーザー会であるHERP sessionでLT（こちらで公開しています）をさせて頂いた際、「社員番号」について言及しました。

「すでに社員番号があるという会社の方？」

と聞いてみると、意外とみんな付けていない！

「いつから付けるの？」「どんな社員番号にするの？」

というわけで、僭越ながら弊社の事例を紹介させていただきたいと思います。

社員番号を付ける目的

いろいろあると思いますが、私は以下の目的で社員番号を付けています。

・同姓同名、あるいは類似の氏名の従業員を混同しないため

・データを並べ替えた後、「いつもの順番」に戻すため

・複数のデータベース間でデータを行き来させる作業を効率化するため（例　労務管理システム⇔給与管理システム⇔銀行のシステム）

・複数のデータベースから引っ張ってきたデータを統合するため

いつごろ付けるべき？

すぐさま付けましょう！

なぜすぐさま付ける？

あなたが入社したら、労務管理システムをまず入れることになるでしょう。

なぜなら昨今のクラウド系労務管理システムが持つ社会保険の電子申請は感動的に便利であり（役所に行かなくていい！）、特にまだ社会保険労務士がまだいない、社会保険事務組合にも入っていないスタートアップにとって、救世主であるためです。ちなみにサービスによってはユーザー数と料金が比例するので、社員数が少ない段階での導入も全く損になりません。

で、早速導入した労務管理システムに社員を登録しようとすると、管理番号を付けることを強制されます。

これを、労務管理システム内にとどまるものではなく、そのまま社員番号として未来永劫あらゆるシステム内で使えるものにしましょう。

社員番号の要件

さまざまな思考を経た結果、以下の2点が必須要件であることが発見されました。

・一人に一つの番号であること（退職者は永久欠番／出戻り社員は同じ番号）

・いろいろなデータベースやソフトウェア、クラウドサービス上で一貫して機能させられること＝自然数のみで構成されており、短すぎず長すぎないこと

どんな番号？

通し番号です。なんでも、世界のGoogleさんも通し番号だとか。

なぜ通し番号か？

一応、「職種を反映できないか」「雇用形態を反映できないか」などなど考えてみたのですが、可変要素があるものはすべて社員番号に反映するのに向いていないとうことがわかり、番号そのもののみが変更されない唯一の要素だ、という結論に至りました。

管理の範囲は？

役員、正社員のみならず、契約社員はもちろん、派遣社員、業務委託についても、全員管理対象としています。なので、正確には「社員番号」ではなく「従業員番号」ですね。

社員番号を付けたら

給与管理システム、勤怠管理システム、銀行のシステム等、すべてを一貫した社員番号で管理しましょう！　やったね、これであなたもSmartなHR！

え？ わたしに社員番号を付けられたい？

積極採用しています！

以上、おそまつさまでした！