あなたはなぜ締め切りを守れないのでしょうか？

この記事ではその理由を探りつつ、その対処法を考えていきます！

１、締め切りが曖昧

まず「締め切りが曖昧」というのがあります。

「月末くらいまでにやろう」「週明けくらいに提出します」……こんな感じだとおそらくグダグダになっていき、守れません。

かならず「◯日の◯時まで」という締め切りの設定の仕方をしましょう。

NGワードは「なる早」です。

これは仕事をお願いする側も言いがちなので要注意。締め切りをまったく言わないよりはいいのですが、いつまでなのかが明確じゃない。１時間後なのか？ １週間後なのか？ 人によって解釈がわかれてしまうので危険です。

締め切りを提示されなかったら？

仕事をお願いされるとき、締め切りを言われなかったり、「なる早で」と言われたりしたらどうすればいいのでしょうか？

そんなときは「いつまでにやればいいですか？」と自分から聞くといいと思います。もちろんお願いする側が「いつまでにやってね 」と締め切りを決めることがいちばんです。

でも、もしそれがなかった場合はお願いされた側が聞く必要があります。

もしくは自分で締め切りを決めて「来週の火曜までにやりますね」と言ってしまうのもいいでしょう。そうすれば「いや、来週の火曜じゃなくて今週中にお願い」と言われるかもしれません。暫定でもいいから、こちらから提示するとスムーズです。

社内でデフォルトを決めてしまう

社内で「デフォルト締め切り」を決めちゃうのも手です。

たとえば「締め切りを言われなかった場合は24 時間後とする」みたいな。そうすれば指示された側は24時間で終わらせる前提で動けます。

もし「24時間じゃ無理だな」というときは、意識的に締め切りを言うようにもなるはず。「この作業は24時間じゃ無理だから、来週の月曜12時まででいいですか？」という具合に。

デフォルトを設定することで「締め切りが存在しない状態」をなくすことができます。

２、時間の見積もりが甘い

締め切りが守れない理由の２つめは「時間の見積もりが甘い」です。

「明日までにやっておきます」と言いつつ、やってみたら意外と時間がかかった……。「やっぱあと３日かかります」みたいなことありますよね。

経験を積んでいけば自分がどれくらいで作業を進められるかがだいたいわかるようになるものですが、そこまで経験のない人は「先にちょっとだけ手をつけておく」といいと思います。

「この作業お願いね」と頼まれたら、少しだけやってみる。「５分でこれぐらい進むな」とわかれば、「全部を終わらせるのに、だいたい４時間はかかりそう」と見積もることができます。

あとは手帳に過去のログを残しておくのもオススメです。過去に同じタスクを振られたことがあるなら、手帳を見返して「〇〇の作業に２時間かかったな」と確認する。そうすれば「今回も２時間でいけるだろう」と見積もることができます。

３、何をやるか迷っている時間が多い

「えーと、何やろうかな？」「今って何すればいいんだっけ？」と迷う時間が多いと生産性は落ちます。

どの作業を進めようか悩んでいるうちに、気づけば時間が過ぎている。複数の作業にちょこちょこ手をつけてしまって、結局どれも進んでいない。

そんな時間をなくすためには、あらかじめ「この時間は、この作業だけをやる」と決めておくのが大事です。手帳などのツールを使って、時間をブロックしてしまうわけです。

ある経営者は「１週間のスケジュールを２時間かけて立てる」と言っていました。週のはじめにじっくり時間をかけて、精度の高いスケジュールを組む。あとはスケジュールに従って、淡々とそれを遂行するだけ。

この方法で仕事を進めれば「何をしていない時間」をなくすことができるので、生産性は高まります。

４、人間の能力を過信している

人間はそんなに長く集中できません。

どんなに頭のいい人でも、５〜６時間も文章を書いたり、考えごとをしたりするのは無理なのではないでしょうか。

「思考する」というのも、ものすごく体力を使うことです。

多くの人は「長時間集中できない」ことを忘れていたりします。平気で３〜４時間作業できる前提で、スケジュールを組んでいたりする。だけど本当に集中できているのは、そのうちのせいぜい30分とか１時間くらいだったりします。

であれば、「作業は１時間でやる」と決めてしまって、あとの時間は会議や打ち合わせなど人と会って話す時間に使うほうがいいと思います。

自分の特性も理解しておく

「自分はどの時間に集中できるか」は理解しておくといいと思います。

夜に集中できる人もいれば、朝のほうが集中できる人もいる。それに合わせてスケジュールを組んでいくほうがいい。

僕の場合は、10時〜13時くらいがいちばん集中できる時間です。なので、その時間を作業タイムにしています。それ以降はどうせ集中できないので、人と会う予定を入れたりしています。

２〜３時間作業して「もう集中できないな」と思ったら、諦めて違うことをするのがオススメです。自分の特性に合ったスケジュールの組み方をすることで、締め切りを守りやすくなるはずです。

５、締め切りを守ることの価値をわかってない

締め切りを守れない人は、締め切りを守ることの価値を過小評価しているのかもしれません。

締め切りを守れて余裕ができると、いろんなことがうまく回りだします。

お金には金利みたいな複利効果がありますよね。100円を預けたら、金利が ついてたとえば110円になる。今度は110円に金利がつくから、さらに150円になってみたいにいつの間にか膨れ上がっていきます。

時間も同じようなものだと思うんです。締め切りを前倒しにできたら、どんどん時間の価値は膨れ上がっていく気がします。

たとえば「１ヶ月後までに、この仕事をお願いね」と上司から仕事を任されたとき。もしそれを１週間で返せたら「こんなに早く考えてくれたんだ。しかも内容もいい。じゃあ、あの重要な仕事も頼もうかな」とさらに仕事がもらえるかもしれません。

社内での評価も高まるし、仕事をもらえるから成長もできる。その結果、出世したり転職しやすくなるかもしれない。締め切りを守れるだけで、効果は２倍３倍と膨らんでいきます。

逆に、締め切りに遅れてしまうと、その歯車は逆回転していきます。

「この人に仕事を渡しても遅れるから、違う人にお願いしよう」となってしまう。すると評価も下がるし、チャンスも減ってしまいます。

締め切りを守り続けるだけで上位１%に入れる

締め切りを守り続けられれば、上位１%くらいには入れるんじゃないかという気がしています。

いつも締め切りに遅れず必ず期限内にアウトプットしてくれる人。そういう人は意外と少ないし、すごく貴重です。だからこそ、それさえできれば、ビジネスパーソンとして重宝されます。

締め切りを守ることで、仕事の質も上がっていきます。

期限内に提出できれば、上司やお客さんからのフィードバックももらえます。それを受けてどんどんブラッシュアップしていけます。締め切りに遅れがちだと、フィードバックをもらえる回数も減ってしまう。結果的に、質も上がりません。

結局、質をあげるのは量とスピード。

だから、とにかく締め切りは守ること。リスキリングや副業に力を入れたり、ビジネス書を読んだりするのも、たしかに大事かもしれません。でもまずは「目の前の仕事の締め切りを守る」ことが先だと思うのです。

締め切りは、追えば楽しくなる

締め切りは追われているとつらいものです。つねに切迫感があるし、他人に人生を操られてる感じになります。

追われるとつらい。ならば、追えばいいのです。つまり、自分から締め切りを守りにいく。そうすれば楽しくなっていきます。締め切りを自分が「追う」意識でいることで、自分の人生を自分で決めている感覚になっていきます。

極端な話「１ヶ月でお願いします」と言われた仕事を１週間で終わらせてみる。それだけでテンションも上がるし、仕事はどんどん楽しくなっていくと思います。

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ある日「締め切りを守って、夢をどんどん現実にできるような人間になりたい」と思いまして『編集者のための〆切手帳』というものを作りました。

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