職場が変わった時、「これ、どうやればいいの？」と戸惑うことって多いと思います。
それなりにマニュアルはあるものの、分からないことも多いです。

前任者の残してくれた資料を読み、周りの職員に聞き、少しずつ慣れていくものの、とてもストレスの高い状況かなと思います。

前任者は当たり前のように分かっていても、後任者にとって当たり前とは限りません。
分からないことを前提に、作業手順を書いておくべきでしょう。

まずは、自分自身のスムーズな仕事のため。
そして、自分の後任者のため。
戸惑うことがなくなる手順書を作っていきたいと思います。

戸惑うことの多い今だからこそ、いい手順書が作れるチャンスとも言えます。

手順書・マニュアルは、まとまった時間のある時に作ろうとすると、だいたい失敗します。
第一に、まとまった時間なんて、ありません。
第二に、後で作ろうとすると、どこにつまづきポイントがあったのか、分からなくなります。
だから後で、まとまった時間を確保してから作ると、的外れで中途半端な手順書ができあがるでしょう。

では、どうしたらいいかというと、
「つまづくたびに、書く」です。

「あ、ここに欲しい情報があるんだ」
「あ、この後にこれを作るといいんだ」
「あ、この時期に作り始めないと、間に合わないんだ」
「あ、上司がいる時にやらないと、進まないんだ」

つまづくたびに、このことを手順書にメモとして書いていきます。
体裁は整っている必要はありません。
自分が本当に転出する時に、整えればいいのですから。
今はとにかく「つまづくたびに、書き留める」が重要です。

「つまづくたびに、書く」が、できなくなる理由の一つに、「書き加える手順書データを、フォルダの中から探して、開くのがめんどくさい」ということがあります。
「めんどくさいから、後で書こう」とか、「書かなくていいや」とかなってしまいます。

だから、ワンクリックで、開きたい手順書データが開くと、いいと思いませんか？

それを実現できるのが、「リンク集」です。

僕の場合は、タスク管理ツールとして、Excelで作られたTaskChute2を使っています。
メインのタスク管理ツールとして、常時開きっぱなしにしています。
このTaskChute2にシートを一枚加えて、「リンク集」というシートにしています。

ここに、作っておきたい手順書・マニュアルのリンクをすべて集約しています。

「あ、つまづいた」と思ったら、「リンク集」のリンクをクリックし、欲しい手順書を開き、「この時は、こうしよう」と書き足します。

こうして、つまづくたびにメモを書き、どうすればいいかが書かれた手順書・マニュアルを、後任の職員が見たらどう思うでしょうか。
「これがあって、助かった」と言ってもらえるに違いありません。

職員のためになるということは、その先にある、利用者・お客様のためにもなるという事です。

これは、優れたタスク管理メソッドであるタスクシュートの中で言われる「本線と支線」の考え方を、応用したものにもなります。