紆余曲折ありまくりの新オフィス内装決め！札幌のWPPレポート第三弾📢
47インキュベーションの札幌オフィスでは、東京オフィス同様、働く環境を改善するワークプレイスプロジェクト（WPP）が進められています。
これまで現オフィスのレイアウト変更や、移転先ビル決定について紹介してきましたが、いよいよ9月の移転直前ということで、新オフィスの内装決めが大詰めを迎えています！
これまでの流れを簡単に振り返りながら、内装決めに至るまでの過程を紹介したいと思います🙋♀️
移転先が決まり、新オフィスのコンセプトを策定💡
移転先物件が決まる少し前の、2022年3月。無事にオフィスが契約できることを見越して、次の内装決め・家具選定のフェーズに入る準備をするため、改めて現オフィスの課題洗い出しを行いました。
札幌WPPのPJメンバー（三谷さん・眞鍋さん・芦名さん）で洗い出した課題がこちら👇
▼現オフィスの課題
・コミュニケーションが取りづらい
席の配置的にお互いの顔が見えづらく、業務状況を把握しづらい状況になっていました。また、私語が極めて少なく静かなので、ちょっとした会話さえも躊躇われる空気感がありました。
・クローズドなスペースがほとんどない
現オフィスはあまり間仕切りがなく、大半がオープンスペースになっています。クローズドもしくはセミクローズドなスペースがないため、業務内容によって最適な場所を選ぶ余地がありませんでした。
・余剰スペースがない
増員により席の確保が難しくなっており、オフィスは常に満席状態。余剰スペースがないため、東京オフィスのメンバーが出張してきた際に、オフィス内での居場所の確保がしづらくなっていました。
現オフィスのレイアウト変更は行ったものの、「移転までの間の不便を取り急ぎ解消する」という目的だったため、根本的な課題は残っていました。
上記の課題を踏まえて、新オフィスのコンセプトと要望をまとめたのがこちら👇
▼新オフィスのコンセプト
「えらべる」オフィス
▼新オフィスの要望
・お互いの顔が見れて、誰が何をしているかが分かるレイアウト
・スペースをゆるく区切って、対話が生まれやすくする空間設計
・適度なノイズがあり、集中も会話もしやすい環境
・従業員、出張者、お客さまなど、誰にとっても心地良い空間
・月曜日に来るのが楽しみになるオフィス
・オープンからクローズドまで、業務内容に合った場所を選べるワークスペース
そして、このコンセプト・要望を東京オフィスの内装メンバーである永澤さん・鄭さんに伝達。
同じグループ会社同士ではありながら、お2人にはPJメンバーとしてジョインしてもらうのではなく、47インキュベーションから47内装への「案件発注」という形で内装づくりを依頼しました。
仮レイアウトで見積もりを取るも、予算を大幅にオーバー💸
ここまでのコンセプトや要件決めは比較的スムーズだったのですが、その後に紆余曲折あったのが「予算」です。
この頃には移転先物件の契約が決まっていたため、永澤さん・鄭さんに新オフィスの図面を共有。仮レイアウトを作成してもらい、施工会社に見積もりを取ったところ、なんと当初の予算の5倍ほどかかることが判明しました⚡
さすがにこれでは乖離がありすぎる…ということで、永澤さんと緊急会議を行い、金額別に松・竹・梅の3プランを作成。改めて予算引き上げを検討いただけないか、役員陣に相談しました。
結果、全額OKとはいかなかったものの、当初予算の4倍までは使わせていただけることに。
決して安い金額ではない中、働く場所への投資を惜しまず、予算引き上げの判断をしてくださった役員の皆さまには本当に感謝しています😭
👇役員の皆さまからコメントをいただきました！
今回、予算の引き上げを決定した主な理由は、下記の3点です。
・札幌で担っていただいている業務は、メンバー自身の働きがいとパフォーマンスが強く相関するため、皆さんの働くオフィスは将来の事業成長に向けた必要な投資だと考えたから
・「最適なワークプレイス構築」を生業としている当社が、誰よりもワークプレイスの可能性を信じるべきだと思ったから
・芦名さんをはじめとしたPJメンバー全員が、日々業務が忙しい中で主体的にプロジェクトに取り組んでくれていたから
9月の移転に向けて、まだまだプロジェクトは続きますが、ぜひ全力で走りきってほしいなと思います。新しいオフィスの完成を心から楽しみにしています！
何度もやりとりを重ねながら、改めてレイアウトを作成📝
予算の引き上げが決まり、改めてレイアウト作成を進めることに。
実は、当初想定していたよりもハイスピードで人員が増えたため、執務スペースの必要席数が変わるなど、修正が必要な箇所が所々出ていました。
いただいたレイアウト図をPJメンバーで確認し、「もう少しエントランスを小さくしたい」「会議室の席数を減らしたい」など、細かな要望を永澤さん・鄭さんにフィードバック。
何度もやりとりを重ねながら、レイアウト案を詰めていきました。
移転先が新築ビルということもあり、「階避難安全検証法」に関して独自のルールがあったり、天井設備のレイアウトが大幅に変更されていることが判明するなど、こちらも紆余曲折ありました。
オフィスの内装決めはこんなにも確認事項が多く、頻繁にイレギュラーが発生するのもなのか…と驚かされました💦
その都度、根気強く対応してくれた永澤さん・鄭さんにも頭が上がりません。
👇永澤さんからコメントをいただきました！
グループ会社の移転に携わるという貴重な経験をさせていただき、とても嬉しいです！
プロジェクトを進める上で、難しかった点が2つあります。
・札幌ー東京間でリモートのやりとりだったこと
僕たち内装メンバーが東京にいるため、対面でのコミュニケーションや現地確認が難しい分、ミーティング頻度を増やしたり、各々のタスクを明確にしながら慎重に進めました。
・移転先のビルが新築だったこと
新築ビルは設計基準が厳しかったり、B工事の見積もり算出にかかる期間が長く、通常のオフィスビルよりも時間を要しました。
様々な困難がありましたが、PJメンバーの芦名さん・三谷さん・眞鍋さんに協力いただきながら、無事にここまで進めることができました。
まだまだプロジェクトは続きますが、新オフィスのコンセプトである「えらべる」オフィスを実現できるように、尽力していきたいと思います！
移転まで約2ヶ月…！いよいよ工事発注へ👷♀
そんなこんなで、内装・レイアウト決めもいよいよ大詰め。9月の移転に向けて、工事発注のタイミングが迫っています。
レイアウト図やパース画像を見る度に、新オフィスの完成を待ち遠しく感じている今日この頃です。
次の記事では、ついに完成後の新オフィスをご紹介できると思うので、ぜひお楽しみに😉