基幹システム・Access・Excel・kintone・Power BI ぜんぶつないでDX化！までの道のり

とあるちっちゃい会社の総務部に入社してから
会社の業務改善に取り組み
お得なツールを便利につなげてDX化
七転八倒　四苦八苦の珍道中の記録です

基幹システム　ACCESS　Power BI　kintone でDX化

これまで会社の基幹システム（受注・販売・仕入・請求・勤怠）をもとに
ACCESS システムでさらに便利に利用し
Power BI で経営の分析の視覚化に取り組み
kintone でさらに　営業力強化を図りました

勤怠管理ツールの導入を検討

そんなときです
総務では　いや会社では
働き方改革による残業規制で　
複雑すぎてわかりにくい　時間外労働の上限規制なるものがあると聞き

これまでのタイムカードとエクセルでの時間管理から
勤怠管理ツールを導入して
効率的に簡単に集計できるようにと
検討をはじめました
そして
いつものように　ググってあらゆるツールを探しました
もちろん　デモを見させてもらったり
無料トライアルも試しました

どれもこれも　一長一短はありますが　
それぞれの機能はすごいものです

PCログから出退勤を自動的に登録できたり
スマホから位置情報がとれたり
有給申請や残業申請などもあり
さらに
給与システムと連携までできるのです

すごい！これにしましょう　社長！

しかし　kintone を導入しています
月　一人に1,500円　すでに使っています
さらに　勤怠管理だけで月々〇〇〇円はどうやろう

せっかく　kintone を導入してんねんから
タイムカードのサンプルアプリもあるんちゃうのん
ということです

さすが社長・・・

kintone のタイムカードアプリ

kintone で営業支援のアプリを作成している途中
これだけのことができるんだったら
営業部員だけでなく　事務所全体でバンバン使おう
という　話になりました

たしかに
kintone でできることは　たくさんあります
申請書（承認フロー）や　経費精算・交通費申請などなど
使うなら　事務所全員が対象になり得ます

そして　勤怠管理もありました
『タイムカード』アプリが　あるやん　楽勝や！

さっそく　アプリをダウンロードします
どれどれ　ん？
自分で出勤時間と退勤時間を入力せなあかんのん？

そうです　kintone のタイムカードサンプルアプリでは
出勤時間　退勤時間を　自分で入力するのです
どないやねん・・・

『打刻ボタン』が　ほしい

これまでみてきた　勤怠管理ツールには
すべて　いい感じの『打刻ボタン』があります
スマホで　勤怠アプリを起動すると
『出勤』と『退勤』のボタンがならんでいて
押すだけで　出勤時間や退勤時間が　登録されます

kintone のタイムカードアプリは　
そんなイメージとは　相当かけ離れていました

kintone で勤怠管理　打刻ボタンありを作ってみた

これこれ
いい感じとは　ちょっといえませんが
『出勤』と『退勤』の打刻ボタンをつけました

スマホからも打刻できるし　位置情報もとれるようにカスタマイズしました
営業さんが　外出で直行や直帰の場合　スマホで打刻するだけで
時間と位置情報が登録されます

営業さんの名誉のための『位置情報』

位置情報までとるのって
営業さんを監視してるみたいで　どうなの？
という意見もありますが
私は　営業さんの名誉のためと思っています

「こいつ　ほんとに営業行ったんか？
家から　打刻してんちゃうか？」
なんていう　疑り深～い　なんだかなぁというひともいます
あらぬ疑いを晴らしましょう　営業さんの名誉のために！
なので　苦心して入れた　位置情報取得　そのまま採用

当社の　出勤時間と退勤時間から　残業時間　深夜時間　も計算します
曜日の数値を取得し　休日残業も計算します

なかなかのものができました

個々の勤務体系が違う問題

しかし　問題がおきました
サブスクのトライアルで試した勤怠管理システムでは
ユーザーの勤務体系ごとに　細かな設定ができました
ようは　働き方の違いでそれぞれ設定ができるのです

フレックスやアルバイト　シフト管理も完璧です
ひとによっては　この日は休み　この日は出勤
この人は　８時開始　あの人は８時半開始　
などなど　いろんな設定によって　きちんと的確に管理できたのです

どうする kintone 

人によって労働体系がちがう
これをどう判断させればいいのか

①　社員マスタをつくる？

よく kintone の中に　社員マスタをつくって
入力方法をマスタの内容によって分岐させる
という方法を紹介しています

でも
kintone を導入して最初に　
ユーザー管理で社員マスタなるものを登録します
しかし　その内容は　kintone のアプリからは一切参照されないようです
ユーザー選択で　ユーザー管理で登録されているユーザーを選んだとしても
そこに登録してある　組織/部署　たとえば　営業部　や
従業員ID　などを参照することはできません

そのために　社員マスタアプリを作って　別で登録しないといけないのです
社員マスタっぽいものを　２度も登録しなきゃなんないのかな

なんだかなぁ

②　勤務体系ごとにアプリをわける？

なら　勤務体系の数だけ　アプリを作って
あなたとあなたは　この勤怠管理アプリを使って
あなたがたは　こっちの勤怠管理アプリね

そうすれば　なんとかなりそうなもんなんですが
まぁ　そんなめんどくさい方法は　やめときます

kincone があった

勤怠管理のサブスクツールを探していた時
目にした　kincone 
他の　ツールに比べると　少し物足りないかなという実感があったのですが
kintone 使っているなら　kincone 試してみようと思います

月　200円　プラスですがほかのどのサブスク勤怠管理ツールよりも安いし
kintone 連携がとれそうな期待値しかない

kincone という勤怠管理システムを試してみようと思いました