こんにちは。Rグラレコ部のあいです。
せっかくなんだから色々活動の話書こうよ！とグラレコ部Note発起人のかりんさんにつっつかれて、重たい筆(？)を動かしております。
日記の習慣がこれまで全くないので正直つらいのですがそこはそれ、やったことを言葉で残すのって大事ですね。

本日は、2019年11月9日に開催されたR社イベント、テクノロジーカンファレンスで実施したグラレコ隊のお話をします。といっても全然エモくない、工夫とか仕組化の話です。

１：イベントの概要と課題
２：工夫した点
３：反省点

１：イベントの概要と課題

Rテクノロジーカンファレンスは、弊社の注目テクノロジーとそれらを取り巻く戦略や、弊社の働き方などを紹介するテックイベントで今年で13回目。
1500人の来場者と19のセッションという大掛かりなイベントです。

今回はセッションが終わるごとにA3サイズのグラレコが増えていくスタイルで、1つ1つのセッションというよりイベント全体の雰囲気をレコーディングするようなイメージで実施していきました。

良い感じにレコーディング中の様子がでてますね。写真撮った人GJ。
とはいえ、実は割と課題が山盛りでした。

●課題１：ほぼ全てのセッションが英語。
最初にして最大の課題です。お話があった時は正直「イヤこれ無理でしょｗ」と思いました。(私の英語レベルはミジンコです。TOEIC 800点とは何だったのか)
割とスライドがないラウンドテーブル系セッションもあったため、どんな内容なのか等の下調べ(こちらは全部英語)を念入りにするこ必要がありました。

●課題２：当日のグラレコ参加者の数が足りない。
初めての試みなので失敗する可能性もあり、企画立案者としては、人は集まってほしいけど軽い気持ちで絶対楽しいから参加してよ！とは言いづらい(英語だし)。
そうでなくても休日にボランティアで会社に来る、というのは結構なモチベーションが必要なため、強くお誘いもできないな~というのがあり。
結果的に当日確実に参加できる人が少なく、どう回すか試行錯誤がいりました。

●課題３：クオリティコントロール超ムズイ。
このイベント、お仕事としてグラレコをやっている人は皆無、私含めて全員勉強中の身でした。
(そもそも社内イベントでも描いたことがないメンバーも参加する前提。同好会だからね。しかたないね。)
名うてのグラレコエキスパートさんを揃えられるような状況ではないため、描き方を仕組み化して頑張る必要がありました。

２：工夫した点

じゃあどうしたか。答えは当たり前のことですが“ガチガチに事前準備をした“です。

対策１：基本中の基本、事前の予習をみんなでする。
セッション内容の事前把握は基本だと思いますが、今回は英語ということもあるので自分で読むだけでなく、参加者みんなで読み合わせしました。
その上で個別で相談、イメージが付きやすい状態までもっていきました。
後、テック系によくあるグラフィックモチーフの共有などもしました。
ネットワーク、DX、ドローン、AI、ブロックチェーンetc…
こんな風に描けば早くていい感じにできる！というイメージストックを共有しておく感じですね。
これ地味に大事で、いざ描こうと思ったら自分の能力が追い付いてなかったことに描き始めて気が付いたりと、ヒヤッとすることあるんですよね。

対策２：事前お手伝い参加枠
グラレコの法則、似顔絵(と役職)とタイトル部分が良い感じに描けている状態を事前準備として作っておくことにしました。
こうするとだいぶ心理的に安心できます。で、当日参加できない人もタイトルと似顔絵部分で参加してもらうことで、一人当たりの負荷を下げるよう工夫しました。

対策３：ペン色指定＋A3のフォーマット用紙(枠デザインあり)提供
こちらもアウトプットクオリティを底上げするために、シートにちょっとだけデザインを入れておきました。

カンファレンスのイメージに合わせたグラデーションの枠線、水平垂直をとりやすいうっすいグリッド。これだけでも統一感という意味で全然違いました。

対策４：１にして全、全にして１(笑)
一つ一つのシートをアウトプットとするのではなくレコーディング全部合わせて１つの大きなグラレコにするようにしました。
合体すれば１つ１つが多少拙くても見ごたえのあるものになるはず！ という感じですね。
これは最初に私がノートに書いていた完成イメージ図です↓

割と本流のグラレコ自体の工夫というよりは、経験の浅いメンバーでどうやってオフィシャルなアウトプットクオリティまでもっていくか？がテーマなので、だいぶ邪道かもですね。
とはいえ負担感とアウトプットのインパクト、みんなで作ったという達成感含めて、はじめてのグラレコデビュー戦としては良い感じにできたのでは？と思っています。(苦い思い出にならないという意味で)
新しいシートが来た！と見に来てくれる人もいて描いてるこっちもうれしかったです。

３：反省点

“もっと参加表明してくれる人を頼って設計すればよかった。”

もうこの一言に尽きます。
本番前は“ちゃんとできるか不安”という声も多く、最悪全部自分でケツ持つぐらいの気持ちでやろうと己の能力を過信していたわけですが、
蓋開けてみれば、イヤ一人でやるのは絶対無理だよね…ということを改めて思い知りました。
特にトラブル対応や連絡等といった当日の事務局的なタスクについては、自分に割とフルで担当グラレコがある以上どう考えても物理的にケツ持つのは無理でした。
この辺、当日参加してくれた皆が本当に優秀で、臨機応変に変更を回してくれたり、連絡役を買って出てくれたりと私が見えてなかった部分を自主的にサポートしてくださいました。

総じてアウトプット的にも楽しかった度的にも、見てくださった周りの反応的にもそこそこ頑張れたんじゃないかな？と自分では思っています。
次回はもう少し、どういった形で作るかも同好会のみんなでディスカッションしながら考えられたら良いな~。