こんにちは、あっけです。
小売業で時短勤務しながら日々数値と時間に追われています。

私たちの業務には作業的な時間・探す時間がとっても多い、、、！
そこが短くなれば次のアクションが早められたり、多く出来たりするはずです。また販売予測など計画系の業務に比重を置くことが出来て、精度を高めることが出来るはずです。

部内でやるべきことを話し合ってみた

私の担当は衣料品の在庫管理、一緒に働くのはバイヤーです。
私の業務はバイヤーたちが仕入れた在庫を効率的に回し、より多くの売上に繋がるようにコントロールすることです。
業務内容もバイヤーと同じようなことが多く、業務の悩みで重なることは多々あります。
そのバイヤーたちと業務改善するべきこと、その解決策について話し合ってみました。

業務改善するべきこと、その解決策

① 店別の適正在庫を瞬時に把握！

自社の店舗数は約30店舗です。
私は複数のグループを担当しており、すべての部門の商品アイテム数を合わせると何万アイテムにも上ります。
商品はそれぞれ販売重要度や販売期間、販売店舗、販売方法が異なります。
バイヤーと在庫管理者はそれらの在庫をより効率的に回し、より多くの売上に繋がる適正在庫になるようコントロールする必要があります。

現在の問題点
・時間と手間がとてもかかる
店別の適正在庫を確認するためには複数のデータを組み合わせ、複数の計算式も組み入れるため労力がかかる（過去の売上実績や現在の在庫等複数の要素を組み入れるため）。
・個人差が出る
コントロールの方法や判断もバイヤー・在庫管理者個人個人がします。業務のスピードやExcel技術などによって結果に個人差が表れてしまいます。

解決するアイデア
「Power AutomateとVBAを使ってデータ作成」
バイヤー、在庫管理者はそれを元に最終判断し、アクションにつなげる

具体的方法
①Power Automateで社内ツールからデータをダウンロード
②マクロでファイル加工
③作成データを自動共有

話し合ってみると、、
・そう、それが出来たらメッチャ助かる！時間短縮になる！！！
・「実績のデータ」、じゃなくて、実績がこうだからこうしたほうがいいっていう起案をしてほしい。
・対象商品は、自分から指定するだけではなく、数値的にアクション起こしたほうがいいものを拾い上げてくれるものがいい。
・間違いや漏れのカバーも出来る？
・店ごとの事情、天候など、数値には現れない特別な事情もあるから一概にはちょっと、、、。
・最後システム処理してもらうのはアシスタントさん。その最終処理を簡単に出来るようにしてほしい。
・使いこなせるか不安、、、。
・今までやっていなかったこと。仕事が増える。

方向として
・あるべきデータは「こうあるべき」、という起案。
・対象商品はこちらから指定した商品だけではなく、拾い上げてくれるものもあるべき。
・だれでも使える、扱いやすいもの。

このように感じたのでした。特別な事情については、、、ここでは一旦棚上げということで。あまり複雑に考えたり作り上げようとすると進まなそうなので💦

② 競合店情報を効率的に収集！

商品はいろんなお店、またはいろんなインターネットサイトで買えます。
お客様に自分の店の商品を選んでもらうため、競合店がどんな商品をやっているか、価格はどうかという情報はとても重要です。

現在の問題点
・競合店の情報集め（商品、チラシ、ＳＮＳなど）が個人個人で非効率的。
・見逃しの可能性もあり。
・情報があっても次に生かしきれていない（直近のことは覚えていても期間過ぎると忘れてしまう）

解決策
「WEBサイトから情報の自動収集・保存」

具体的方法
①Power Automateで各競合店のサイト、SNSからチラシ等データ自動取得
②取得データの自動保存
③出来れば各店の売上速報も取得

話し合ってみると・・・
・チラシやSNSの情報を自動的に集めてくれるのはすごく効率的でいい！
・SNSで話題になっている商品情報もあるといいのかも。
・データの保存と共有はいいけど、どこに保存する？
・その保存が手間じゃない？フォルダ作ったり。
・Teamsに保存？普段使ってないよ。見るツールが増えると手間が増えるような気がする。。。
・ネットで確認出来ることに限られちゃうね、、実際に店舗へ行くのはバイヤーがしているからそれを情報共有しようか。

方向として
・SNSで話題になっているものも収集可能か？？
・保存が手間にならないようにする必要がありそう、、

思っていた以上にバイヤーは外部のいろんな情報を必要としていました。
そしてツールが増えることに拒否反応があることを感じました、、。

③ メールにとられる時間を短縮したい！

業務ではＯutlookを使用しており、部内・店舗・取引先とのやりとり、すべてOutlook、とにかくOutlookです。
業務の中の何割メールしてるんだろう、、っていう感じです。

現在の問題点
・店舗に送付する際、送付先の課長・主任を覚えていないと調べる必要がある。
・メールの本文を入力するのに時間がかかる。同じような文章を繰り返し入力する場合もある。

解決策
「メール自動生成ツールの作成」
宛先・定型文の自動挿入

具体的方法
①各店担当別メールアドレスの一覧のファイル作成
②そのファイルにメール作成のマクロ入れ込み
③定型文も同様のイメージ

話し合ってみると・・・
・送付先のアドレスわかるだけじゃなく、送信メールも作ってくれるのすごくいい！
・定型文も入れてくれるの助かるわ。
・エクセルファイルを開く必要があるんだね。保存はどこにしよ、、
・（他部署バイヤー）店舗への連絡はOutlook使ってませんよ。
数年前に導入された連絡ツール使ってます。（そちらは送付先は「個人」ではなく、「店舗・組織」だから担当者の確認は不要）

【方向として】
・そもそも店舗に対してはOutlookではなく社内専用連絡ツールを使ったほうがよい？
・必要な方にはメール自動生成ツールお渡しする

確かに他部署の方が言っていたように近年導入された連絡ツールを使うほうがいいのかもしれません。
また部内の情報共有もTeamsを使うなど、既存で使用しているツールに縛られることなく考える必要がありそうだなと感じました。

話して合って気付いたこと

本当に取り組むべきものが見えてきた感じがしました。
目指すところは効率改善ですが、話し合って気付いたこと、それは業務の属人化を防ぐということです。
属人化を防ぐことで業務の効率化につながり、数値運営も一定以上のものとなるはずです。
そこは複数のグループを担当する私だからこそ解決していけることだと感じました。

あとは、皆さんつくる大変さはさておき自由におっしゃる、、、笑
ま、正直に言ってもらったほうが助かるんですけど。
こんなことに取り組めるなんてありがたいことです。

長くなりましたが読んで頂いてありがとうございました。
それではまた！！！