こんにちは！and factoryデザイナーのやんです。
皆様の会社やチームでは、どのような定例会議を行っていますか？
その定例会議に課題はありませんか？

and factoryのデザイナーチームでは、タスクやデザインテクニックなどを
共有するデザイナー定例を毎週行っています。ですが、実施していく中で「ただのタスク共有になってしまっている」「共有するネタ探しが難しい」など、様々な課題がありました。

そこで、デザイナーの増員や、ワークスタイルの変化に合わせて、定例会議のやり方を見直しました！今回はそちらを紹介したいと思います。

これまでのデザイナー定例会議

• 毎週、1時間半実施。

• スプレッドシートに各自タスクや相談事など共有事項を記入。

• 定例までに他デザイナーの入力項目にコメントする。

• デザイナー定例で記入した内容を各自発表。

改善後のデザイナー定例会議

これまでのデザイナー定例会議の課題を洗い出してみた結果、「内容の質が低い」「記入する手間がかかる」「発表時間にバラつきがある」「デザイナー同士の交流が少ない」この４つが改善のポイントだとわかりました。
そこで、なぜ定例をやるのかも考えて、今まで曖昧だったデザイナー定例の目的や概要を明確にし、それに合わせて、以下の４点を重点的に改善をしました！

１．質が高い内容で、お互いのためになる情報を共有する

これまでの定例会議では、発表内容がタスク共有に偏ってしまったので、
今回は特に規定はなく、デザインテクニック、タスク、記事や書籍の共有など他デザイナーの役に立ちそうなものであれば、どんな内容でもOK！としました。

２．手間がかからないようにする

使用ツールをデザイナーが普段使い慣れているFigmaにしました。
Figmaは、リモートワークに適応した様々な機能があり、動作がとても軽くスムーズなので、皆様も定例会議で試してみてはいかがでしょうか。

３．全員が公平に発言できる

これまでは月１で全員が発表する場を設けていましたが、発表を月２回に分けました。
分けたことで、一人ひとりが余裕を持って発表ができ、他デザイナーから
質問を受けたり、深掘りができるようになりました。
また、これまでは同じ人が司会を行っていましたが、改善後は、ローテーションで毎回違う人が司会をするようにしました！ それぞれが場を仕切る経験ができつつ、毎回違った雰囲気で行えるので、それも楽しみの一つです！

４．雑談などが気軽にできる雰囲気にして、デザイナー同士の親睦を深める場にする

リモートワークになりデザイナー同士のコミュニケーションが減ったので、定例会議に雑談コーナーを設けました。
子供やペットの話、最近やったゲームなどを自由に共有していて、
ちょっとした癒しの場になっています。

改善したデザイナー定例会議を２年間運営してみてよかった点

まだ課題はありますが、デザイナーから「役に立つ情報が多い」「負担が減った」「リモートワークになる前よりもっと親密になった」など良い意見が多かったので、改善してよかったと感じました。

おわりに

and factoryのデザイナーチームでは、今後もより良い情報交換やコミュニケーションを取れるよう、改善していければと思っています。