仕事の中で、週次の定例ミーティングや月次業績報告会など、定期的に進捗管理を行うことがあります。その頻度、どう決めてますか？毎回「進捗ありません」という報告が続く会議を経験したことはないでしょうか？

進捗管理の頻度は上司が決める

例えば営業マンの場合。
多くの営業マンは売上目標（いわゆるノルマ）を持っているかと思います。顧客リストとともに売上目標が本部から与えられて、半年でいくら、月次にならしていくら、という形が多いのではないでしょうか。

日々の業務の中で、その目標に対しての進捗を報告します。報告会は日次や週次で行い、その日（週）にあげた売上や出向いた顧客、話した内容などを報告します。

ではその頻度、どう決めているのでしょうか？営業マンが自分で決められるということは稀で、ほとんどの場合は上司が決めていると思いますが、上司は何を根拠にして頻度を決めているのでしょうか。

頻度の決め方はテキトー？

僕が見聞きした範囲では、ロジカルに決めているところは多くありません。大体の場合、なんとなく決めているように感じます。

日次ではさすがに多いから週次とか、みんな日次でやってきたから踏襲して日次とか。そんな決め方が多かったです。

例えば忘却曲線理論を応用して「人のやる気はミーティングから1週間で半減するから、テコ入れのために週次で行う」とか、「1日ごとに意思決定する必要があるから日次で行う」のように決めているケースはあまりありません。

実務と合っていない頻度での報告を課せられると、毎度の報告が「進捗ダメです」となり、ひどい時には参加者がフェードアウトしていってしまいます。そんな事態を避けるため、頻度はちゃんと考えて決める必要があります。

最適な頻度とは？

では、そもそも最適な頻度とはどのような頻度でしょうか？
モチベーションを保てる頻度、決算報告に合わせた頻度、プロジェクト進行のための最低限の頻度、いろいろ考えられます。このどれもが正解で、どれもが不正解になりえます。

僕の思う最適な頻度は
「成果を最大化する頻度」
です。これは誰が決めるものでもなく、成果を最大化するために逆算して定まるものです。

そして一律に決まるものでもなく、営業プロセスや会社の方針、個人の性格によってバラバラです。
ある人は毎日報告してフィードバックを受けた方がいいし、またある人は管理されず好き勝手やって数字を上げるタイプかもしれません。日次で進捗が出ないようなことを日次で報告させられて、毎回毎回「進捗ダメです」と言っていたら、あがる数字もあがらなくなります。
（余談ですが、この頻度設定が上手い人はマネージャーとして優秀だと思います。相手の特性と状態を見極めて、適切な頻度でフィードバックを与えているのです。）

まとめ

あなたが行っているミーティング、今の頻度が最適ですか？
普段何気なく行っている進捗管理、そもそもの目的に立ち返ることで、もっと効率よくこなせるのではないでしょうか。

今日はこんな感じで。