Arc column vol.26
【有意義なミーティングをするために必要な役割とは】2023/7/30(日)

今日のコラムはミーティングや会議より有意義なものにするための『ファシリテーターの重要性』について発信します。

いきなりですが、皆さんの組織やチームでは有意義なミーティング、意味があったと感じるミーティングがどれくらい開かれているでしょうか。

ただただ長く中身があまりないミーティング、当事者意識が芽生えないミーティングを経験している人も少なくないのではないでしょうか。

自分にはあまり関係ないから、ミーティングの必要性を感じないから、誰かが話してくれるだろう、 時間が長いなど、様々な理由によってミーティングの本質が薄れていることは少なくありま せん。

しかし、ミーティングのあるべき本当の姿はこうではないはずです。

参加しているメンバーが当事者意識を持ち、本音で議論することがあるべき姿ではないでしょうか。

このような有意義なミーティングを開くためには色々な対策、要素があります。
例えを挙げるなら、
・目的を明確にする
・時間を区切り生産性を上げる
・テーマを絞る
・あらかじめ資料を配布する
・参加するメンバーを絞る など。

目的の明確化や色々な対策や準備をすることで、ミーティングの本質に近づけることは可能です。

しかし、実際のミーティングの場でこれらの準備したことを活用できなければ意味がありません。

そこで、このような準備、対策を活用し、有意義なミーティングを開くために重要な役割を果たすのが、進行役を担う「ファシリテーター」の役割なのです。

ファシリテーターと聞くとただミーティングや会議を進行させるための司会役みたいな役割だと思う人も少なくないでしょう。

しかし、ファシリテーターは場を回すだけの簡単な仕事ではありません。

ミーティングには様々な価値感を持った人達が集まります。多種多様な性格や特徴を持った人達が集まり、議論を交わす。これは非常に難しいことなのです。

積極的に参加してくれる人もいれば、全く参加する気のない人、意見は持っているけど複数人の中ではなかなか発言できない人、このような様々な考えを持った人達をまとめ有意義な ミーティングへと導く。

このかじ取りをするのがファシリテーターなのです。

参加している人達がどのような性格なのか、発言してくれる人なのか、参加に積極的なのか、顔つきはどうか、時間があまりないのかなどそれぞれの置かれている状況を把握し、様々なことを頭に入れて場を回すことを求められるのです。

ですので、ファシリテーターは人一倍視野を広く持ち、柔軟に対応しなければなりません。

これは非常に難しいことであると同時にこの役割が有意義なミーティングをするためには必要不可欠なのです。

チームや組織では様々な議題やテーマでミーティングをします。

取り上げられているテーマに対して、参加しているメンバー1人1人が積極的に参加できる 状況にあるのか、意見を持ち合わせているかなど選手1人1人の心理状況や置かれている立 場を考えて場を回し、正しい方向性にまとめ、発言できる環境を整える必要があると私は考えます。

特に指導者やキャプテンなど役職がついている人はミーティングの進行役を担うファシリテーターになる機会が多いと思います。

このような人達は普段のミーティングから各選手がどのような顔つきで参加しているか、発言をしてくれるのかなど、日常にヒントが転がっているので活用してみてくださいね！

ファシリテーターとしてのスキルが向上すれば有意義かつ内容の濃いミーティングが可能になります。

なんとなく終わってしまうミーティングでなく、1人1人にとって有意義であったと感じるミーティングにするために事前準備やメンバーの心理、表情をインプットしましょう。

これを可能にするためには、まずは数をこなし、経験値を積み重ねていくことだと思います。失敗を恐れず、トライし続けることで必ず成長に繋がります。

本日紹介させて頂いたことを少しでも活用して頂き、今後のミーティングに臨んで頂ければ今までと何か違う効果が得られるのではないかと思います。

そして何よりこのファシリテーターとしての力は必ず社会に出て役に立ちます！社会に出てからではなく、今から少しずつ挑戦し、この力、スキルを身に付けていきましょ
う！！

ミーティングが多くできる環境にあるスポーツをしている現役選手や指導者は数多くこのファシリテーターを経験し、自分なりのファシリテーションを見つけ、身に付けて下さいね！

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佐藤 旭