社会人6年目の私が新卒時代の自分に向けて「飲み会マニュアル」を作成しました。

当時の私が欲しかった情報を時系列順に並べて詳細に説明しています。
今回は最も大切な事前準備の総仕上げです！

かなりボリュームがあるので知りたいポイントから見てください！

これを読めば次の飲み会から幹事マスターと呼ばれること間違いなしです！

事前準備の総仕上げ

これまで参加者確認、日程調整、お店選定と準備を行ってきました。
今回は準備の仕上げに入っていきます！

周知を行う

参加メンバーへ周知する際は要点を絞って簡潔に行いましょう。
今回はメールで連絡する場合を想定した例文を記載します。

要素としては「日時」「お店情報」「会費」が分かればOKです。
必要に応じ職場や駅からの時間、お店の目玉料理情報などを入れてもよいと思います。

例）題名：懇親会を開催します！（5/10）

懇親会の詳細が決まりましたのでご連絡します。

日時：2024年5月8日（水）　18:30~20:30
場所：串カツ居酒屋　職場から徒歩10分で、東京駅からは徒歩5分です。
料理：2時間飲み放題串カツコース（リンク添付）
会費：後日精算

当日は業務が終了次第、各自お店に向かってください。タクシーが必要な場合は手配しますので事前にご連絡ください。

席次を作成する

人数が多い場合は、事前に席次を作成しておくと便利ですが余裕があればで大丈夫です。

お店を予約する際に席の形や配置を確認しておけば席次もスムーズに決めることができます。

上座、下座など基本的な考え方がありますが、「主賓が誰か」や「席の形態」によって様々なのでまずは自分で考えて、上司や先輩と相談しましょう。

ここでは幹事の位置に言及しますが、必ず全体を見渡せるかつ店員さんとやり取りができる入口を確保してください。

飲み会がスタートしてからはお酒や料理の配膳を手伝ったり、会計を済ませたりと仕事があります。

柔軟に動けるように幹事は入口、自分以外にも若手がいる場合は満遍なく散らばり、全席をカバーできる体制を整えてください！

当日は席次表を印刷しておくのをお忘れなく！（1～2枚）

▼乾杯の挨拶、締めの挨拶をする人を決める
飲み会では最初に「乾杯の挨拶」と最後に「締めの挨拶」があります。

基本的には最も役職の高い方が「乾杯の挨拶」で、「締めの挨拶」は次に役職が高い人や若手社員など会社や飲み会の種類によってまちまちです。

上司と相談した上で選定し、なるべく早く「乾杯の挨拶を一言いただいてもよろしいでしょうか」と打診しておきましょう。

二次会は準備するべきか

飲み会の準備は二次会もセットと考えておくのが無難です。その場の雰囲気にもよりますが、忘年会などは特に二次会をする確率が高いです。

ただ注意点として一次会で帰る方もいるため、事前に二次会の参加を聞いておくのもよし、お店の目星だけ付けておき予約しないというスタイルでも人数によっては問題ないと思います。

一次会で帰る人が引け目を感じないよう配慮するのを忘れないでください。
詳しくは「二次会編」でご説明します。

（補足）その他の役割を決めておく
もし幹事側の人員に余裕があれば下記のメンバーも決めておくとよいです。

追い出し係：仕事終わりに飲み会をすることが多いと思いますが、開始時間が近づいているにも関わらず、中々動かない人がいます（笑）
職場に人が残っていた場合に催促する役目、全員会場に向かったことを幹事に知らせる役目を担います。

会場前待機係：初めてのお店を使う際はどこか迷ってしまうケースがあります。会場の前に一人目印となる人が立っていることでスムーズに案内することができます。

配席係（幹事）：会場に到着した方を決めておいた席次に誘導する係です。こちらは幹事が兼任してよいです。

ようやく事前準備が終わりとなりますがいかがだったでしょうか(^^)
飲み会は事前準備が9割なので、ここまで出来ていればほぼ成功したといっても過言ではないです！

次回はいよいよ飲み会当日の動きについてご説明していきます！

マニュアルはマガジンにまとめているのでぜひご覧ください(^^)