以前、10個の業務改善のアイディアについて整理を進めました。

整理したアイディアで5つに焦点をしぼり、5W1Hで課題と解決すべき点、どうやったら解決可能なのかを明確にしてみました。

イベントやキャンペーンの申込者のデータベースの管理、申込者宛てにメール一斉送信対応、データベースのレコード数の推定管理を日々の業務で行っています。

1と2に関しては、社内でヒアリングをしており、ヒアリング内容を踏まえ、作成いたしました。

【1.業務の見える化】

●What

社内のデータ分析、イベント申込時のフォーム作成、メルマガ会員さま向けのメール一斉配信の業務があります。デジタル化に伴い、作業が増える中で、作業工数に合わせた見積書を作成していますが、イレギュラーな場合の対応を含め、業務の見える化を行うように進めています。まず作業時間をExcelにまとめていますが、入力に時間がかかっています。

●Who

課内約10名（20代～50代本社・営業所）

●When/Where

毎日/作業単位で発生

●Why

現場でのヒアリングでは、ただ表にまとめ、グラフ化するだけでなく、想定の作業時間よりも、実際はどれだけ多くかかってしまったのか、過去との比較をしたいと声があった。入力作業の簡素化と見せるべき内容の整理が必要だと思いました。

●How

試験的に、見積書の作業工数と実際にかかった時間数をExcelに纏め作業単位も明確にするのでも改善につながると思いました。Excelのフィルタ部分などの活用で以前よりも入力の手間を省けると思います。ヒアリングの内容を踏まえて、想定と実際の結果が分かるようにしていきたいと思います。

【2.スケジュールの共有】

●What

商談、打ち合わせに加えて、他部署主体のイベント案件と連動した一斉メール配信、申込フォームの稼働日に合わせたリマインドなど、案件分類ごとに記入する場所が対応一覧とカレンダーでの整理となっています。

●Who

課内約10名（20代～50代本社・営業所）

●When/Where

毎日/業務の振り返りをした際

●Why

現場でのヒアリングでは、打ち合わせ内容なども簡潔にわかるようにスケジュールに記入したいとの声がありました。前回はどのような内容を行ったのか、スケジュールと一緒に把握できると、わかりやすいと思いました。

●How

社内ではカレンダーや会議設定を「outlook」を使用して行っています。Microsoft Plannerと連携、明日の予定のリマインドは、LINE Botで行うことで通知により明確化していくべきだと思いました。ヒアリング内容も踏まえて、行動履歴との連携を図っていきたいです。

【3.データベースのレコード数値推定の自動化】

●What

毎月、キャンペーンやイベント、セミナー内容によって、想定される申込数が異なります。月末時には来月末に想定されるデータベースの申込数（蓄積量）を想定しないといけません。申込者数は、前年比をもとに作成していますが、情報集約に時間がかかっています。

●Who

課内のシステムを扱う人（20代～40代本社・営業所社員）

●When/Where

月初/本社・営業所

●Why

あくまで想定のため、前年比も参考数値としかならず、日々数値を見ていく必要があり、一度の決定で終了とはならず、定期的な更新が必要となります。細かくExcelシートで管理しており、業務内容の共有化ができていません。

●How

定期更新が必要なのと、随時更新されたものを見れたほうがいいので、Power AutomateとExcelを連携による自動化、定期的な更新を行えるようにしていきたいです。

【4.Googleアナリティクスによる集計を自動化】

●What

弊社運営のサイトの閲覧数や流入数の集計を定期で行っており、数値集計に時間がかかっています。またサイトに掲載しているコンテンツが終了をむかえた際には、動向をまとめたレポートを提出しています。

●Who

課内の担当者（20代、本社社員）

●When/Where

毎週金曜日とサイト掲載終了時のレポート提出時/本社

●Why

定型化可能な内容と見えるが、担当者にヒアリングしたところ、集計に必要な項目も案件によって異なるためテンプレ化ができないためです。

●How

バリエーションのテンプレ化など、データの抽出方法の定型化を行い、どれだけPower Automateでは対応できないのか一旦、行うことで、この部分は定型化できるなど明確化し、改善へ進めていきたいと思います。

【5.経費処理の自動化】

●What

イベントなどの案件ごとで異なるデータ蓄積量に応じて各部署へシステム実績利用料として費用をもらっています。3.で申込数に応じてデータベースの蓄積量を想定する業務について述べました。この案件ごとの蓄積料の整理と、支払依頼までに時間がかかります。

●Who

課内システム担当者（主に私）

●When/Where

月末の経費処理前のタイミング/自部署

●Why

Excelで作成した費用項目に応じて、少額案件については1つずつ案件名と金額を手入力しています。また反映できる項目数などに制限があります。Excelでの細分化項目と差分が生じる場合もあります。

●How

Excelへの案件の集約時の入力方法の制限を設け、ExcelからPower Automateにて自動入力を行います。ダブルチェックは必ず行うことで改善されると考えます。

【6.決裁承認フローの自動化】（ヒアリングで出てきた新しい課題）

●What

現在、弊社での取り組みとしてSNSの運用に向け、アカウント取得時に決裁が必要となっています。この決裁のフローは非常に重要ですが、時間がかかっており、新規システムの導入に時間がかかります。

●Who

全社員（本社・営業所社員）20代～60代

●When/Where

新規システム、SNSなどの新規アカウント取得、試験運用開始時/本社・営業所

●Why

決裁を進める際の書類の記載内容も定型化されておらず、経験者でないと記入が難しい。複数人より確認必要となっているためです。

●How

書式のテンプレ化を図り、決裁承認者である複数人にリマインドを流します。実際に自動化するまでに、まずは、ルール整備が重要となります。

最後に

現場でヒアリングを行ったところ、自分が考えていた課題以外にも複数課題が出てきました。本当に、解決すべき課題をもっと周囲と共有し、ディスカッションを進めていかなくてはならないと思いました。何が原因で、改善できていないのか、手間がかかってしまっているのかを、さらに深堀し具体化していきたいと思います。