はじめて、note書いてみました。
これから色々と備忘録をつけていこうと思ってます！

日々の業務の中で意外と時間とられてしまっていること、もっと改善したら効率良くなるのではないかなと思うこと、ありませんか？

業務改善のアイディアを考えてみました。
活用するものとしては、LINEBot、画像検索AI、Power Automateの３つです。

【個人レベル】

①議事録の自動入力

●課題
議事録を作成するに聞き漏れ、書き漏れが起きてしまう可能性があります。また、作成に時間を要してしまいます。
↓
○改善案
音声で聞いたものを自動で文字に起こすよう、Power Automateを活用します。
実現性:50%

②システムの配信業務、締切の時間管理

●課題
セミナーなどに合わせてリマインド配信、後日配信など、１つの案件に対し複数回、対応が発生するものが多く、締切、配信日時の時間管理が都度の対応となっています。
↓
○改善案
朝礼時に皆が確認できるよう、必要業務を対応者にリマインドを自動でかける仕組みを作る。エクセルなどで一括管理し、個々人ではなく、LINE botから前日に配信される形にし、業務のスケジュールが立てやすくなると思います。
実現性:40%

③経費対応

●課題
データ使用の案件ごとで発生するため、数値の管理と案件数に応じた入力を行う必要があります。現在、案件数も増加しているため、時間がかかってしまっています。
↓
○改善案
案件の集約場所を作成し、そこから自動的に入力し、チェックを人の手で行うような形にできると負担を軽減させることができると思います。
実現性:40%

④データ使用量の推定

●課題
毎月案件ごとに使用されるデータ量の予測を行い、次月の推定を行なっています。締切日に合わせての調整、案件数も増加しているため、推定値の算出に時間がかかっています。
↓
○改善案
エクセルへの過去実績からの各案件ごとの日々のデータ量は記載します。それを元にPowerAutomateを使用し、自動化して計算を行います。
実現性:75%

【部署単位】

⑤イベント等開始案件などの共有

●課題
自部署での完結業務でなく、関連部署と案件開始のタイミングで確認が必要な業務が多くあります。そのため、開始と告知、確認のタイミングを連絡が発生しています。
↓
○改善案
Excelにて、案件名、開始と終了日時、告知についてをまとめ、案件開始当日にLINE Botから、告知の30分前に配信され、内容を確認できるようにします。
実現性:60%

⑥部署内の業務の見える化

●課題
作業単位で見えないところで発生している業務の可視化のため、実験的に作業名と作業工数を記録しています。しかし、規定がないため、入力に少し時間がかかってしまいます。
↓
○改善案
キーワードを決めて、キーワードをLINE botにて入力した場合、Excelシートに記入されていく仕組み作りに改善できると考えます。キーワード入力のため、入力者の負担も軽減できると考えます。
実現性:60%

⑦電話対応時の他部署のシフトを把握する

●課題
不在なのかテレワークなのか、他部署のことまで把握できず、確認に時間がかかる場合があります。他部署へわざわざ確認せずとも分かる方法を考えていました。
↓
○改善案
Excelで勤怠をリスト化し、名前と日付をLINEに送ると、LINE Botが不在またはテレワーク、連絡先などを返してくれることで改善されると思います。
実現性:60%

⑧顧客情報の抽出

●課題
申込数などの数値も一括での出力ではなく、数値集計に時間がかかっています。
↓
○改善案
Power Automateを使用し、自動で収集します。決まった日時で行い、毎週それまでにデータの整理も行なっていくと、より効率化を図ることができると思います。
実現性:60%

【会社全体】

⑨おすすめの商品の提供

●課題
サイトで調べないと出会えない商品があり、お客様にとって最適な商品が見つかりにくくなっています。
↓
○改善案
サイト内でLINE Botを活用し、お客さまとのやりとりを通じて、その方にとっておすすめを複数提示できるようにしたいと思います。
実現性:30%

⑩会員データの集約

●課題
さまざまな単位で会員データを作成しているため、集約が難しくなっています。
↓
○改善案
情報の量が多いため、Power Automateにより一元管理をしたいです。
実現性30％

【最後に】

自動化で効率が良くなった後を想像するとワクワクします。ルーティンワークをもっと効率化できないかをこれからも考えていきたいと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。