こんにちは。株式会社アイ・シー・オーのあやちかと申します。
約2年前から少しずつNotionを使い始め、今では生粋のNotionユーザーの1人です。

私事ですが、一昨年に入籍し昨年の6月に結婚式を挙げました。

この記事では、仕事でもプライベートでも大活躍のツール「Notion」を使った結婚式準備の方法をご紹介出来たらと思います。

こんな人向けのnote

• Notionで何ができるのか気になる方

• 結婚式場と契約してこれから準備を進めるけど、何から手を付けたらいいかわからない新郎新婦の皆様

• もう結婚式準備は進めているけど、パートナーとの共有手段や費用の把握が出来ず悩んでいる新郎新婦の皆様

• 新郎新婦とのコミュニケーション手段に課題を抱えているウエディングプランナーの皆様

結婚式準備は本当に大変

結婚式を挙げたことがある方ならご存じかと思いますが、結婚式準備って本当に大変ですよね…そりゃ数百万もかかるイベントですし、関わっていただく人数も多いし。そう考えれば当然ですね。

やること・考えることが膨大で、クオリティ・費用・スケジュールの管理が本当に大変です。普段からイベントやら制作物の進行管理をしている身でも混乱します。
まぁそのためのウエディングプランナーさんなのですが、わたしは自分でやりたがりなので、かなりのめり込んでました（笑）
プランナーさんからすると厄介な花嫁だったかもしれません…ごめんなさいい…

ツールの選定

最初は式場から渡された書類・冊子・ファイル等があり、あとのやりとりは全て1対1のLINEでした。きっと式場によってルールや進め方、考え方が全然違うので、これといった定番の管理ツールは無い気がします。

ただ、「結婚式 タスク管理」「結婚式 進行管理」など検索してみると、Googleのスプレッドシートだったり、そのテンプレートを配布している方が多いように見受けられました。

スプレッドシートかぁ…無料だしシンプルだし、とってもいいんですが…

• マス目が気になる　(枠線消せばいいけどそういう問題ではない)

• 画像入れにくい　(インスタで見つけたかわいい写真とか載せたい)

• スマホでの操作がしづらい

といった身勝手な理由により却下（笑）

ちなみにブライダルノートというものもヒットしたので調べてみましたが、皆さんまとめるの上手すぎ＆可愛すぎてわたしには到底真似できないものでした…

そこで、結婚式はいわば冠婚葬祭の「プロジェクト」なので、プロジェクト管理のツールを利用できないか検討してみました。

Jooto,Trello,Asana,Backlog…他にもたくさんありますが、ただ基本どれも有料！そしてその多くは「タスク管理」に特化したものでした。

私は写真や動画もべたべた貼りまくって、要素に様々なタグを付けてコントロールしたかったのです。

そこで浮かんだのがNotionです。

前々から仕事にNotionを活用できないか考えており、ちょうどいい機会なのでNoionで管理してみよう！と思いました。なので当時の私はNotion初心者でした。

Notionを使って果たす目的

結婚式準備にNotionというツールを使うわけですが、そこで果たす目的を確認します。
私の場合は…

1. 新郎新婦とプランナーさん3者間でのリアルタイムの情報共有

2. デザインや企画に関わる検討材料の整理

3. 当日までのタスク管理と当日の進行確認

4. 予算管理

の4点でした！

実際使用したNotionのご紹介

先に挙げた目的に沿って、実際作成したNotionの一部をご紹介します。

1.新郎新婦とプランナーさん3者間でのリアルタイムの情報共有

Notionで作成したチームスペースでは新郎新婦2名で編集します。
プランナーさんへは、Notionで作成したコンテンツをwebで公開する事で情報を共有をしていました。リアルタイムで更新が反映されるし、リンクを共有した相手になら面倒なアカウント登録や認証などは一切必要ありません。

これにより、テーブルの配置やBGMの選曲などスムーズに連絡することが出来ました。プランナーさんとの会話はLINEとNotionの2つのツールの組み合わせで成立していました。

ちなみに、プランナーさんとの情報共有に関しては皆様どうされてるのでしょうか…？LINEだとトークテーマが混在するし、そもそも新郎新婦側はビジネスアカウントでもないのでPC向きではないし…
わたしの場合は、グループチャットではなく何故かプランナーさんと新郎新婦いずれか一方の1対1チャットでした…3人で協力してやるものなのに。
なお、式場にDiscordやSlackを提案しましたが却下（笑）
そうですよね…。

2.デザインや企画に関わる検討材料の整理

とにかく好きなデザインや企画を保存しまくれる「メモ・タグ付きPintarest」のような感じで使っていました。
Twitter・Pintarest・Instagram等で見かけたお気に入りは、サムネ表示してパッと見で分かりやすくまとめています。費用・納期・連絡先も全て記載しておいて、新郎新婦どちらか時間がある方が内容精査する…といった感じです。

プランナーさんとのケーキや装花の相談もこれらのコンテンツを公開することでイメージを共有していました。共有した写真どこいったっけ？とか、トーク履歴をひたすらさかのぼるなどの事象も防げて便利です。

3.当日までのタスク管理と当日のスケジュール管理

これは他のプロジェクト管理ツールの形式(カンバン形式やガントチャート形式)を真似して作成しています！
とにかくタスクが多い結婚式。タスクの洗い出し・可視化するだけでめちゃくちゃ時間がかかります。
しかしこの作業のおかげで頭の中も同時に整理されました。抜け漏れを防げた理由の一つです。

4.予算管理

Notionにはデータベース機能があり、Excelのような操作が可能です！
結婚式は金銭感覚がバグりまくります（笑）
お食事1人あたり2～3万、ドレスは2着レンタルで80万くらい…前撮りと当日の2日間で！！

削れない・削りたくないところもどうしてもあるのでしっかり金額を把握するためにも徹底的に予算管理をしました。

式場に要望を伝えても、その場では当然見積りは出てきません。
しかし、金額が金額なだけあるので、様々なパターンの金額を見て慎重に比較検討したいのです。これはやって正解でした。

後に判明したのですが、わたしが挙げた結婚式場は新潟県内で1番高いと言われている式場でした。全然知らなかった…
確かに高いなぁと思っていたけど、それ以上に本当に本当に素晴らしい結婚式場でした。
ハーバーパーク アヴェニュー ブレストンさん、本当にありがとうございました。

予算管理の徹底もですが、まずは相場感の把握、大切ですね…（笑）

さいごに

これにて私のNotionを使った結婚式準備の紹介は以上です。
いかがでしたでしょうか？
Notionを使った結婚式準備、めちゃめちゃ有能じゃないですか？自由度が高いのがとてもいいです。

こんな私のやり方に合わせてくれた夫とプランナーさんには感謝…
進行管理をはじめ、動画制作・web招待状・web席次表・プロフィールブック・結婚証明書等、全て自作していました。一方、プランナーさんとの連絡や装飾の打ち合わせ、席札作りなど、細かい作業は全て夫が代わりにやってくれました。本当にありがたい…
この連携がとれたのもNotionの力があってこそでした。

おそらく私の代(20代半ば)はこれからが結婚式ラッシュになります。
全国の結婚式場の皆様、Z世代の結婚式は紙やLINEでは話になりません。
LINEはあくまでチャット・通話アプリです。結婚式には結婚式に適したツールを使って時代に合わせた結婚式をするのです！(偉そうにすみませんがマジでそう)

弊社にブライダルプランナーはおりませんが、ただの結婚式ガチ勢の広告プランナーがおります。(わたし)

新郎新婦との情報共有の方法に課題を感じている結婚式場やブライダルプランナーの方々、弊社では広告のみならずDXなどのご相談も可能でございます。もしお悩みがありましたらお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。

拙い文章にも関わらず、最後まで読んでくださって本当にありがとうございます！

実際に作ったNotionリンク貼っときます。
※デザイン性は皆無です、ごめんなさい。

ぜひNotionでの結婚式準備、お試しください。
この記事を読んでくださった皆様の結婚式が素敵なものになりますように。