その1で共有した課題を解決するための対処法を検討し、ユーザ間でルールを決めます。
フォルダやファイル名には、できるだけ半角でも全角でもスペース(空白)が入らないようにしましょう。後でリンクを貼ったり、フォルダやファイル名を自動変換する際の妨げになるからです。
スペース(空白)の代わりにアンダースコア「_」(半角)またはハイフン「-」(半角)を使いましょう。
一説には、アンダースコアは、前後が同じまとまりであること表して、ハイフンは、別の物がプラスされることを表すとされています。

1.フォルダ階層のルール

a.フォルダ階層をできるだけ少なくしましょう

フォルダ📁📁📁📁📁📂と階層が深くなるとファイルを探すのに何度もフォルダを開ける必要があり、非効率です。同じ階層に決まったルールでフォルダが並列している方が一覧できるので、効率的です。

b.できるだけ第3階層までのフォルダ階層となるように工夫しましょう

c.同じ階層にフォルダとファイルが混在しないようにしましょう。

必ずどこかのフォルダ内にファイルを格納するようすると検索や自動処理が楽になりますし、ファイルを廃棄するときも分かりやすいです。

d.フォルダ階層の分類には次の①と②の方法があります。

①内容より年月日が重視される場合
違う日付で同じ形式のファイルを多数共有フォルダに保存する必要がある場合がこれに当てはまります。
第１階層を年度別、第2階層を業務内容の大分類、第3階層を具体的な業務分類とします。具体的には、以下のとおりです。
📁2023年度→📁起案→📁見積書

②年月日より内容が重視される場合
多くの形式の定型ファイルを共有フォルダに保存し、個々のファイルを各PCなど共有フォルダ以外の場所に保存する場合がこれに当てはまります。
第１階層を業務内容の大分類、第2階層を具体的な業務分類、第3階層を年度別とします。具体的には、以下のとおりです。
📁起案→📁見積書→📁2023年度

2.フォルダ名のルール

フォルダ名は使用頻度や使用する順番を考慮して、並ぶ順を検討し、先頭に数字をつけることが大切です。ただし、0番台は空けておくか、ショートカット集にしてフォルダを追加できるようにします。
具体的には、以下のとおりです。
📁010_ショートカット集
📁200_事前準備
📁300_起案
📁400_承認

3.ファイル名のルール

フォルダ名と同様で年月日を重視するのか、ファイルの内容を重視するのかによってルールの決め方が異なります。

①年月日を重視する場合
年月日_内容1_内容2_バージョン.拡張子
20230430_見積書_〇〇会社_v1.xlsx
20230430_見積書_〇〇会社_v2.xlsm

②ファイルの内容を重視する場合
整理番号_内容1_内容2_年月日_バージョン.拡張子
1_見積書書式_法人用_20230430_v1.xlsx
2_見積書書式_法人用_20230430_v2.xlsm
注:整理番号は、ファイルの表示順を整える目的で付けます。

4.その他、工夫できること

a.廃棄する予定のファイルをoldフォルダとして第１階層「99_old」内に保存して一定期間経過後に廃棄する。
b.どのフォルダに入れるべきか決まらないファイルを未整理フォルダとして第１階層「95_未整理」内に保存して情シス担当者と協議する。
c.zipフォルダやactファイルは、共有フォルダの空き容量に問題がなければ、解凍したフォルダやファイルのみを保存する。
d.共有フォルダ内のファイルを上書きしないように読み取り専用として、必要に応じてパスワードを設定する。作成するファイルに共通パスワードを付ける場合に読み取り専用ファイルにもパスワードを設定しておくと便利で間違いがありません。
e.各自が責任を持って管理するフォルダを予め作成しておく。
f.メールをフォルダに保存する場合にはファイル名の先頭に受信年月日を付ける。
g.フォルダやファイル名に最新版やnewなどの名称をつけない。これは、いつか必ず古くなるからです。
h.共有フォルダのバックアップの方法や頻度を決めておく。

次回「その３」以降では、フォルダやファイル名の効率的な変更方法（手動と自動）について紹介する予定です。また、共有フォルダのバックアップを自動化するためのbatファイルの作り方も紹介する予定です。