こんにちは、りょうです。
IVRy（アイブリー）でHR（主に人事企画と組織開発）をやっています。

2023年10月の入社後、これまで採用広報をやったことはなかったものの
イベント開催：3件
イベント企画中：2件
という経験をさせてもらっています。（この記事の公開日は12/20）

自身の振り返りとして、今後またイベントをする際に見て役に立つように、私が学んだことを残しておきたいと思います。

書き始めたら途中の段階で3,000文字を超えてしまったので、前編/後編か、前編/中編/後編に分ける予定です。

本日はまず前編（アドベントカレンダーに前編だけ載せることになってしまった・・・）として、イベント開催の際の心構えと、共催相手の見つけ方、キックオフについて書きます。

採用広報の一つとしてのイベント

採用広報の仕事として、自社のことを知ってもらう活動の一つにイベントの開催、というものがあります。

インタビュー記事の掲載やブログでの発信やプレスリリースなども同じように自社を知ってもらうことができますが、イベントは中の人の話（LTやパネルディスカッションなど）を聞いたり、中の人と直接話すことができるのが大きな特徴であり、一方通行な文字情報だけでなく双方向のコミュニケーションをすることで、自社のことをより深く知ってもらうことができます。

そういった点でイベントの開催というのは、コストはかかるものの良い採用広報の手段と言えます。

イベントの開催は自社のみで開催するものと、他社さんとの共催があると思いますが、本noteでは「共催」する場合の話をしたいと思います。

心構え

直接採用につなげたい気持ちは捨てる

イベントは情報交換や学びの場でもあるため、参加者が自由に知識を吸収し、交流を楽しむことが大切だと考えています。 採用を前提としたコミュニケーションをしてしまうことで、参加者がプレッシャーに感じてしまい、イベントの雰囲気がつらくなってしまうことがあります。

「転職をしようかなー」と考えた時に、「あの会社の雰囲気良かったな」「働いている人や発表内容が面白かった」など、参加したイベントから自社を思い出してもらえることができれば、将来採用に繋げることも可能です。

「知ってもらって、転職したいというタイミングで思い出してもらえたらバンバンザイ」という気持ちが大事だと思いました。

イベント開催までにやること

イベントを開催するぞ！となってから、実際にイベントを開催するまでにやることをまとめます。 非常に実務的なのですが、これは次回のイベント運営の際に私が参照する用ですのでご了承くださいw

共催相手を見つける

イベントを開催する際の共催相手の見つけ方ですが、
前提としてどんな人と出会いたいというものが明確で、その目的に合う共催企業さんやテーマにすることが大事だと思います。

例えば、これまで実施したイベントでは「同業界で同職種を採用対象としている」企業さんや「事業において同じ課題を異なるアプローチで解こうとしている」企業さんなどと共催し、お互いの共通項でくくれるものをテーマにすることを意識しました。

実際には、社内にいるイベント登壇の経験者が知り合いから依頼を受けたり、共催したい企業さんの中にIVRy社員の知り合いがいて、そのつながりで相談を持ちかけたりして始まることが多いです。

キックオフ

まずはイベントに関わる人でキックオフをやります。 スムーズにイベントを運営するためにやること、イベントを通じて何をしたいか、などを話し合います。

キックオフのアジェンダ例

自社含め共催3社で下記のボリュームの話をする場合、所要時間は大体1時間程度です。登壇者は多忙な場合が多いので、挨拶と必要なパートだけ参加して先に抜けてもらい、残りは運営側がそのまま話し合うケースもあります。

1. 自己紹介

   1. どの会社で何をやっている誰か

   2. イベント開催にあたって責任を持っている範囲はどこかが分かると良い（登壇者、運営など）

2. 目的の共有

   1. なぜイベントをやるか

   2. 何をゴールとするか

   3. どういう人に来てもらいたいか

3. 役割分担

   1. 会場手配

   2. 飲食手配

   3. イベントページ作成

      1. メインビジュアルやOGPになる画像の作成

      2. 文言作成

      3. 登壇者と話すタイトル

   4. 予算配分

      1. 会場費

      2. 飲食費

   5. テーマ決め、登壇者の選定

      1. テーマ

      2. どんな人に登壇してもらうか

      3. 話す内容は被らないようにするがテーマに沿ったものにする

   6. 当日の分担

      1. 会場設営

      2. 受付

         1. 名札の準備

      3. 司会

   7. 大まかなタイムテーブル

      1. どのような流れにするか

         1. LT>パネルディスカッション>懇親会など

         2. 質疑応答入れるか

         3. 登壇者との双方向コミュニケーションをどこで設けるか

      2. 懇親会を含めてどれぐらいの時間にするか

   8. ノベルティー

      1. ノベルティー配布有無

      2. ノベルティー用ブースの設置

少し長くなってしまったので、前編はこのあたりで終わります。
こちらの続編は2024年1月中に公開予定です！

続編で書きたいこと

続編は以下の内容を書く予定です。

• キックオフ後の準備物

• 当日準備の段取り

• ほか

最後に、IVRy（アイブリー）のご紹介

IVRyは、AIやソフトウェアを利用して日本の人手不足にコミットメントし、働く人々がやりたいことに集中できる、Work is Funな世界を作りたいという情熱を持った人材を募集しています。

少しでも興味を持っていただけましたら、嬉しいです！