仕事上で、自分のチームメンバーと定期的に1on1ミーティングを行っています。ずいぶん昔は紙のノートに記録を残していました。その記録は仕事で使っているノート１冊に書き込んでいました。紙ノートには1on1ミーティングだけではなく、その他の様々な会議などの記録も書き込まれています。そのため、過去の1on1ミーティングでのやり取りや話題を思い返したい時は、そのノートの中から探しだすのが少し大変でした。

1on1ミーティングの対象メンバーが３人や４人くらいならまだしも、10人程度のメンバーと定期的にミーティングを頻繁に行っていたので、数回前の記録を探すだけでも相応の時間を要してました。これは、ちょっとしたストレスにもなっていたように思います。

その後、エクセル、Teamsなどに記録を残すことを試行していましたが、どれもしっくりこないものばかり、ほとほと困っていました。

Notionを使い始めてしばらくしてから気がついたのですが、なんと1on1ミーティング用のフォーマットが用意されてました。早速、このフォーマットを使ってみたのですが、1on1ミーティングを行った日付ごとにカレンダー上に記録が残る、といったイメージでしたので、自分の思うところとちょっと違ってました。

結局、このフォーマットを利用することはやめて独自にページを作ってみることにしました。

◆メンバーひとり１ページにまとめることにしてみた。

1on1ミーティングは、メンバーごとに管理したいので、メンバーひとり１ページにまとまっているフォーマットがほしいな、と思っていました。

まず、全員の名前が載っている1on1トップページを作りました。このページにあるメンバーの名前をクリックすると、各メンバーのページが開くようにしてみました。

各メンバーのページは、上段と下段の２パートで構成してみました。
【上段】メンバーの基本情報、良いところなど
どんどん追記していくことになるため、トグル形式で記入して表示・非表示が容易にできるようにしています。こうしておかないと、表示文章が多くなってくると、いちいちスクロールしないと下段パートを見ることができないので、通常時はトグル形式の表示を閉じています。

【下段】1on1ミーティングの記録
データベースを利用しています。特定のメンバーの1on1ミーティングの記録だけ表示しているので、いつどんな話をしたのかも一目瞭然です。

下段には、カレンダー形式も用意しておけば、●月●日のミーティングの内容を思い出したいと思った時もカレンダー上の日付からすぐに確認できます。

また、メンバーに関わる記録には、1on1ミーティングだけではなく、臨時でミーティングをすることもありますし、ちょっとした普段のメンバーの様子や振る舞いを見聞きして記録として残しておきたい場合があります。

そのため、プロパティで以下の３つを用意して、ボード形式を利用してそれぞれを区別して表示して確認できるようにしています。
　　「1on1」：1on1ミーティングの記録
　　「MTG」：臨時ミーティングの記録
　　「記録」：普段の様子や振る舞いなどの記録

◆全メンバーの記録はひとつのデータベースにまとめた。
　でも、メンバーのページにはその人の記録だけ表示してみた。

メンバーページの下段には、1on1などの記録をデータベースを利用して表示していますが、このデータベースは各メンバーごとに別々のデータベースを用意しているのではなく、データベースはひとつだけです。

つまり、メンバー全員分の記録をひとつのデータベースに記録しています。各メンバーのページ下段には、そのデータベースからそのメンバーに関わるものだけ表示するようにしてみました。

いちいちメンバーごとに異なるデータベースをひっぱりだしてくるのが面倒だと思ったので、記録する際には、ひとつのデータベースにどんどん新規追加しています。

名前のプロパティを用意して、その名前でフィルタリングしたデータを各メンバーページの下段に表示しています。

記録の全体を見渡したいときには、ひとつのデータベースで管理しているととても便利です。

これで、1on1に関連する記録を一か所にまとめることができました。
今のところ、エクセルなどで管理していた頃に比べると格段に情報にアクセスしやすくなりましたし、ほしい情報がすぐに見れるので、とても助かっています。