こんにちは！
今回はマルチタスクについて躓いた時の整理をしてみました！
自分自身もマルチタスクが苦手で、キャパ超えして発狂したことが何度もありますが、日々忙しくしていて業務過多となり、結果的にパフォーマンスが発揮できなくなるということは本末転倒です。

あくまでも原体験に基づく持論ですが、マネジメント観点でも大事な要素かと思いますので、参考になれば幸いです！

マルチタスクになぜ悩むのか

マルチタスクに悩む方の課題として、
基本的には、マトリクスにおける「重要度」「緊急度」において、現在の業務がどこに当てはまるかという点を理解することが重要であると考えます。よって、

①優先順位の付け方や判断基準が不明確
②かけるべきリソース（工数）が不明確

という点が大きく課題になっているのではないかと推察します。

①については
「優先順位が高い業務が何か」という点を明確にします。

一旦、以下定義としたとき
「Ⓐの優先順位が高い」と明文化してみます。

Ⓐ緊急度が高く、当該重要KPIにおいて重要かつ自身で完結する必要がある。
Ⓑ緊急度は低いが、当該重要KPIにおいて重要かつ自身で完結する必要がある。
©︎緊急度は高いが、当該重要KPIにおいては重要ではないかつ必ずしも自身で完結する必要はない。
Ⓓ緊急度が低く、当該重要KPIにおいても重要ではないかつ必ずしも自身で完結する必要はない。
※ここでいう「当該重要KPI」は仮に当月成約とする。

今やっている業務が上記のどれに当てはまるかを考えると、優先順位を判断しやすいと思います。
（内容については自身の業務を棚卸しして、ブラッシュアップする必要ありますが概ね当たっているかと）

例えば、
Ⓐは、当月狙えるクロージングに関わる業務（商談や見積もり提出、社内調整、契約書締結など）
Ⓑは、Ⓐの業務につなげる業務（日々の営業活動/架電やメール、商談化作成、アポ獲得など）
©︎は、トラブル対応や期日のある社内事務処理（システム入力、経費精算）など
Ⓓは、期限の決まっていない雑務全般。先の長い案件対応や資料作成など

みたいな感じ。
トラブルやクレーム、資料作成などは優先順位の観点で必ずしも自分でやる必要がない可能性があります。（上司にお願いしたり、アウトソースするなど）

②については、
優先順位付けが明確になったあと、「その業務にどれくらいの工数（時間）をかけるか」を判断する必要があります。

現状だと普通であれば5分で終わる仕事が、30分かけてしまっている可能性があります。
それは「かける工数に制限がなく、アウトプットで100点を目指してしまう」ことが要因だと思っています。

「時間はコストである」がまさにコレですが、一つ一つの業務に行き当たりバッタリでこなしてしまっているのではないかと思います。

全ての業務において時間（期限）を決め、100点ではなく70点を目指し、優先順位の高い業務からこなしていく。

ということになります。

マルチタスクをどうこなしていくか

物事は「やり方<考え方」であり、
アウトプットの質も時間をかければ良いのではなく、アウトプットの先にどんな成果をもたらす必要があるのかを思考し、できるだけ時間をかけずに良質なアウトプットになるよう日々の業務改善を徹底的にやり切っていく。

ということかなと。

最初はよく分からないことも多いので、
1週間どんな業務にどれくらい時間を使ったかを可視化して、
どの業務をどれくらい削れるか（先輩はどうやっているか）を自分自身で腹落ちさせて、一つずつ改善するのが良いのではないかと思います。

合わせて、マルチタスクや状況判断能力は淡々と仕事をしているだけでは身につきづらいので、急に降ってきたタスクも「いかにレスを早くし、自分でボールを持たない」ことを徹底してやり切るかも重要です！

ジュニアな方は、例えば時間を区切って都度上司に進捗共有する！みたいなことも結構有益だったりします！（朝時点でやることを共有し、昼時点で進捗どうか、夕方時点で間に合いそうかどうか、ヘルプ必要なのかなど）

管理者側から渡されたタスクに関して、割と後追いをされているケースがあると思います。
これ、実はお互い気分が良いものではないですよね（苦笑）これからやろうと思っていたのに！みたいな。

管理者側もできていないことを詰めたいのではなく、そもそも着手できそうかどうかだったり、他の業務がキャパ超えしていないかなど把握したい（＝リソース分配したい）などがあるので、この辺も双方の思いを汲み取りながら仕事を進めていけると良さそうです！

ということで最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
お仕事のご依頼や、一緒に働きたいというような変わった方がおりましたら、カジュアルにご連絡くださいー！